Ситуация, когда в трудовой книжке закончились свободные строки для внесения новой записи о работе, является распространённой, особенно у людей с частой сменой мест трудоустройства или сезонных работников. Важно помнить: это не повод для оформления нового бланка трудовой книжки. Законодательство предусматривает чёткий механизм продолжения учёта трудового стажа — оформление вкладыша.

Что такое вкладыш и как он оформляется?

Вкладыш — это неотъемлемая часть трудовой книжки, которая прилагается к ней и имеет ту же юридическую силу. Он оформляется по тем же правилам, что и основная книжка.

Порядок действий:

1. Работодатель (как текущий, так и предыдущий, если запись должна быть внесена по месту прошлой работы) обязан оформить вкладыш.
2. На титульном листе или внутренней стороне обложки трудовой книжки ставится штамп: «Выдан вкладыш № [номер] серии [серия]».
3. Все последующие записи о приёме на работу, увольнении, переводах и других сведениях, подлежащих внесению, делаются в этом вкладыше.
4. Вкладыш подписывается руководителем организации и заверяется печатью.

Важно: Вкладыш является продолжением трудовой книжки, а не её заменой. Все записи в нём учитываются при исчислении трудового стажа.

Особые случаи и типичные ошибки

Запись о работе внесена в раздел «Сведения о награждениях»

Иногда кадровики, столкнувшись с нехваткой места в основном разделе, ошибочно вносят данные о работе в раздел, предназначенный исключительно для наград, поощрений и дисциплинарных взысканий. Это грубая ошибка.

• Как исправить: Такую запись необходимо признать недействительной. Правильным решением является перенос корректной записи в раздел «Сведения о работе» (в основной книжке или в вкладыше, если место в разделе закончилось).
• Кто делает: Исправление производится по месту работы, где была допущена ошибка, либо новым работодателем на основании официального документа (например, служебной записки или запроса) от организации, допустившей неточность.

Предыдущий работодатель не оформил вкладыш

Если компания, где вы работали последней, не оформила вкладыш, а вместо этого «съела» место в разделе награждений, это проблема, которую нужно решать.

• Обратитесь к текущему работодателю с просьбой исправить запись. Он вправе сделать это на основании вашего заявления и документального подтверждения (например, трудового договора, приказа о приёме/увольнении).
• Если предыдущая организация ликвидирована, исправить запись через неё невозможно. В этом случае новый работодатель вносит запись о вашей прошлой работе на основании предоставленных вами документов (трудовой книжки с ошибочной записью, приказов, выписки из трудовой и т.д;), но в разделе «Сведения о работе». При этом в графе «Наименование организации» указывается ликвидированное юридическое лицо.

Трудовая книжка утеряна, а стаж есть

С 2021 года при отсутствии стажа новую бумажную трудовую книжку не заводят. Но если человек утверждает, что работал, а книжку потерял, нужны альтернативные доказательства.

• Необходимо получить дубликат трудовой книжки.
• Для этого нужно обратиться по последнему месту работы, где вы трудились до утраты документа. Работодатель обязан оформить дубликат на основании вашего заявления и документов, подтверждающих трудовые отношения (приказы, трудовой договор, выписки из отчётности).
• Если последний работодатель отказать, можно обратиться в орган, осуществляющий государственную регистрацию юридических лиц (например, в регистрирующий орган по месту нахождения ликвидированной компании), или в суд для установления факта трудовых отношений.
• На основании выписки из реестра сведений о трудовой деятельности (из Госуслуг) работодатель может принять решение о приёме, но для полноценного учёта стажа всё равно потребуется дубликат.

Ключевые выводы и рекомендации

• Закончилось место в разделе «Сведения о работе», это основание для выдачи вкладыша, а не для новой книжки.
• Вкладыш оформляется на титульном листе или обложке с помощью специального штампа.
• Записи о работе НЕЛЬЗЯ вносить в раздел «Сведения о награждениях». Если такая ошибка есть, её нужно исправить.
• Исправлять записи должен тот работодатель, который их внес, либо текущий работодатель на основании официального запроса.
• При утере книжки, только путь через оформление дубликата по последнему месту работы или через суд.

Все действия должны быть основаны на Инструкции о порядке ведения трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда России). При возникновении спорных ситуаций или отказе от работодателя рекомендуется консультация с юристом по трудовому праву.

Статья составлена на основе актуальных юридических консультаций и разъяснений государственных органов. Дата актуальности информации: май 2026 года.