Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий стаж работы и права работника; Когда в ней заполняются все страницы одного из разделов, к ней прикрепляется вкладыш. Иногда возникает ситуация, когда текущий вкладыш полностью заполнен. Что делать в таком случае? Ниже – подробный разбор процедуры, правовых оснований и рекомендаций для работников и работодателей.
Что такое вкладыш в трудовой книжке?
- Определение. Вкладыш – отдельный лист (или несколько листов), который является неотъемлемой частью трудовой книжки и используется для продолжения записи после заполнения всех страниц соответствующего раздела.
- Юридический статус. Согласно КонсультантПлюс, вкладыш без основной трудовой книжки недействителен.
- Оформление. При выдаче вкладыша работодатель ставит штамп «Выдан вкладыш», указывает серию и номер, а запись о выдаче делается на титульном листе книжки.
Когда появляется необходимость в новом вкладыше?
Новый вкладыш требуется в следующих случаях:
- Заполнены все страницы одного из разделов (например, «Сведения о работе»).
- Текущий вкладыш полностью заполнен, и в него нельзя добавить новые записи.
- Утеря или повреждение вкладыша (см. раздел «Утеря вкладыша»).
Как оформить новый вкладыш?
Процедура оформления нового вкладыша регулируется Трудовым кодексом РФ и приказами Минтруда. Ниже – основные шаги.
Шаг 1. Обратиться к текущему работодателю
Работник обязан запросить у работодателя выдачу нового вкладыша. Работодатель обязан:
- Подготовить чистый лист (вкладыш) в соответствии с образцом.
- Поставить штамп «Выдан вкладыш», указать серию и номер.
- Записать в титульный лист трудовой книжки информацию о выдаче вкладыша.
Шаг 2. Вшивание (или вложение) вкладыша
Согласно старым правилам, вкладыш вшивается в книжку, чтобы исключить его потерю. С 1 сентября 2021 г. вшивание уже не является обязательным, однако многие организации продолжают эту практику.
Шаг 3. Перенос записей (если необходимо)
Если в предыдущем вкладыше были сделаны ошибки (например, запись о работе оказалась в разделе «Сведения о награждениях»), их следует перенести в новый вкладыш, а ошибочные записи зачеркнуть, указав причину исправления.
Что делать, если вкладыш полностью заполнен?
Ситуация «вкладыш закончился» решается так:
- Проверить наличие свободных строк. Иногда в последнем листе остаются пустые строки – их можно использовать.
- Запросить новый вкладыш у работодателя. Работодатель обязан выдать новый лист в том же порядке, что и основной документ.
- Убедиться в правильности штампа. На новом вкладыше должен стоять штамп «Выдан вкладыш», а в титульном листе – запись о выдаче.
- Продолжить запись. После получения нового вкладыша записи вносятся в него, начиная с первой строки.
Как действовать, если работодатель отказывается выдавать новый вкладыш?
Если работодатель отказывается оформить новый вкладыш, работник имеет следующие возможности:
- Обратиться в службу по труду (инспекцию труда) с письменной жалобой.
- Подать заявление в суд о защите своих трудовых прав.
- В случае невозможности решить вопрос с текущим работодателем, запросить дубликат трудовой книжки (пункт 2 статьи 67 ТК РФ) и оформить в ней новые записи.
Утеря вкладыша: какие шаги предпринять?
Согласно КонсультантПлюс, при утрате вкладыша работник имеет право:
- Обратиться к работодателю с требованием выдать дубликат вкладыша (в рамках новой трудовой книжки или отдельного листа).
- Если работодатель отказывается, подать заявление в полицию о пропаже документа (для подтверждения факта утраты).
- Получить от работодателя список записей, которые были в утерянном вкладыше, и оформить их в новом листе.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли использовать несколько вкладышей одновременно?
Да. Трудовое законодательство не ограничивает количество вкладышей – каждый выдается при заполнении соответствующего раздела.
Обязательно ли вшивать вкладыш в книжку?
С 2021 г. вшивание уже не является обязательным, однако многие работодатели продолжают эту практику, чтобы избежать потери листа.
Что делать, если в старой трудовой книжке (образца до 2023 г.) закончился вкладыш?
Старые образцы остаются действительными. Работодатель обязан выдать новый вкладыш в том же формате, а не заменять книжку на новый образец, если только работник не желает обмена.
Можно ли перенести записи из старого вкладыша в новый без штампа?
Нет. Любой новый вкладыш должен быть официально выдан работодателем со штампом и записью в титульном листе.
- Вкладыш – часть трудовой книжки, без которой он недействителен.
- При заполнении всех страниц раздела требуется новый вкладыш, который выдается работодателем.
- Работодатель обязан оформить вкладыш, поставить штамп и записать выдачу в титульный лист.
- Если вкладыш закончился, утерян или работодатель отказывается его выдать – работник имеет право обратиться в инспекцию труда, суд или запросить дубликат трудовой книжки.
Соблюдение этих правил поможет сохранить корректность трудовой книжки и избежать проблем при подтверждении стажа, получении пенсии и других трудовых прав.
Информация взята из открытых источников (КонсультантПлюс, Современный предприниматель, СКБ Контур) и актуальна на 22 мая 2026 года.