В трудовой книжке места для записи могут закончиться, особенно если у сотрудника длительный трудовой стаж или он часто меняет места работы. В таких случаях оформляют вкладыш – дополнительный лист, который подшивается к основной книжке. Ниже представлен подробный порядок действий, образец заполнения и схема вшивания.
Когда требуется оформлять вкладыш
- Все страницы одного из разделов трудовой книжки заполнены (например, раздел «Сведения о работе»).
- Необходимо внести запись о приёме, переводе, увольнении или ином событии, а свободных строк нет.
- По требованию работодателя или сотрудника для ведения учёта дополнительных сведений (например, совместительство, награды).
Нормативная база
В действующем законодательстве чётких правил оформления вшивания вкладыша нет, однако практика опирается на:
- Правила ведения трудовых книжек, утверждённые Постановлением Минтруда РФ от № 69 (с изменениями и дополнениями).
- Рекомендации КонсультантПлюс и других правовых систем.
- Внутренние нормативные акты организации (положение о кадровом документообороте).
Пошаговая инструкция оформления вкладыша
- Подготовка бланка вкладыша
- Бланк должен соответствовать формату трудовой книжки (A5, вертикальная ориентация).
- На листе размещают реквизиты: серия и номер вкладыша, дата выдачи, наименование организации.
- Заполнение ьного листа вкладыша
- В верхней части указывают: «Вкладыш к трудовой книжке № _____ серии _____».
- Ниже – ФИО сотрудника, дата рождения, профессия/должность (по основной книжке).
- Внизу ставится подпись ответственного лица (кадровик, руководитель подразделения) и печать организации.
- Внесение записей в разделы вкладыша
- Заполняют те же разделы, что и в основной книжке (приём, перевод, увольнение, награды и т.д.).
- Каждая запись оформляется согласно правилам ведения трудовой книжки: дата, наименование организации, должность, основание (приказ, договор).
- Отметка о выдаче вкладыша в основной книжке
- На внутренней стороне ьного листа трудовой книжки ставится штамп или печать «Выдан вкладыш».
- Рядом указывают реквизиты вкладыша: серия, номер, дата выдачи.
- Пример записи: Выдан вкладыш № 00123 серии АБ, .
- Подшивание вкладыша к трудовой книжке
- Вкладыш помещают между последним листом основной книжки и задней половиной обложки.
- Сшивают ниткой (обычно капроновая или льняная) в два‑три стежка по левому краю, чтобы лист не выпадал.
- После сшивания проверяют, чтобы все листы свободно листались и не повреждались.
Образец заполнения ьного листа вкладыша
Серия: АБ
Номер: 00123
Дата выдачи:
Организация: ООО «Пример»
ФИО сотрудника: Иванов Иван Иванович
Дата рождения:
Профессия/должность: инженер‑механик
Схема вшивания вкладыша (текстовое описание)
Открыть трудовую книжку на последней заполненной странице.
Вложить вкладыш так, чтобы его верхний край совпадал с верхним краем последнего листа книжки.
Выровнять левые края листов.
Прошить ниткой через все слои (обложка + последний лист + вкладыш) в двух‑трёх местах:
– первый стежок отступает 5 мм от верхнего края;
– второй стежок посередине высоты;
– третий стежок отступает 5 мм от нижнего края.
Завязать узел, обрезать излишки нитки.
Проверить, что вкладыш не смещается и листы легко перелистываются.
Частые ошибки и как их избежать
- Отсутствие отметки о выдаче вкладыша. Всегда ставьте штамп «Выдан вкладыш» с реквизитами.
- Неправильная серия/номер вкладыша. Используйте единую нумерацию, утверждённую приказом по кадровому учету.
- Сшивание только по одному краю; Это приводит к выпадению листа; делайте минимум два стежка.
- Использование неподходящего формата. Вкладыш должен быть того же размера, что и трудовая книжка (A5).
Оформление вкладыша в трудовую книжку – процедура, регламентированная внутренними нормативными актами и сложившейся практикой. Следуя представленной пошаговой инструкции, используя образец заполнения и схему сшивания, вы обеспечите корректное ведение трудовых книжек и избежите претензий со стороны контролирующих органов.