С 1 сентября 2021 года в России вступили в силу изменения в правила ведения трудовых книжек‚ согласно которым вшивание вкладыша больше не является обязательным. Однако вкладыш по-прежнему активно используется‚ особенно когда основная трудовая книжка заполнена по разделам «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях». Правильное оформление и выдача вкладыша — это не просто формальность‚ а юридически значимый процесс‚ от которого зависит корректность учета трудового стажа сотрудника.
Когда требуется выдача вкладыша?
Вкладыш в трудовую книжку выдается в следующих случаях:
- Заполнены все 12 разворотов раздела «Сведения о работе»;
- Заполнены все 5 разворотов раздела «Сведения о награждениях»;
- Трудовая книжка повреждена‚ но сохранена возможность использования вкладыша как дополнения;
- Работник утерял трудовую книжку и получил дубликат‚ но ему требуется продолжение записи о трудовой деятельности.
Важно! Вкладыш не может существовать отдельно от трудовой книжки. Он является дополнением к основному документу и не имеет юридической силы без неё.
Как правильно оформить вкладыш?
Заполнение ьного листа вкладыша
ьный лист вкладыша заполняется работодателем (или уполномоченным кадровым работником) на основании документов‚ подтверждающих личность сотрудника:
- Паспорт;
- Свидетельство о перемене имени (если применяется);
- Документы об образовании (дипломы‚ аттестаты).
На ьном листе вкладыша указываются:
- Фамилия‚ имя‚ отчество — в соответствии с действующими данными на момент выдачи вкладыша (даже если в основной книжке указаны устаревшие данные);
- Дата рождения — точная‚ как в паспорте;
- Образование — актуальное на момент оформления вкладыша (например‚ если сотрудник получил высшее образование после заведения трудовой книжки);
- Дата заполнения вкладыша — не дата заведения трудовой книжки‚ а именно день‚ когда вкладыш заполняется.
Пример: Если трудовая книжка была заведена в 2018 году‚ а вкладыш выдается в мае 2026 года — на ьном листе вкладыша ставится дата: .
Учет серии и номера вкладыша
Каждый вкладыш имеет уникальную серию и номер‚ присваиваемые при изготовлении. Эти данные обязательно фиксируются:
- На ьном листе вкладыша;
- На ьном листе основной трудовой книжки — в графе «Примечания».
На основной трудовой книжке в разделе «Примечания» делается запись:
«Выдан вкладыш» — серия: АА‚ номер: 1234567 — дата: .
Для этого используется официальный штамп с надписью «Выдан вкладыш»‚ который должен содержать:
- Наименование организации;
- Надпись «Выдан вкладыш»;
- Серия и номер вкладыша;
- Дата выдачи.
Важно! Штамп ставится только на ьном листе основной трудовой книжки‚ а не на вкладыше.
Порядок вшивания вкладыша (по желанию)
С 1 сентября 2021 года вшивание вкладыша в трудовую книжку не обязательно. Работодатель может:
- Вшить вкладыш в конец трудовой книжки — если организация предпочитает сохранять документ в едином виде;
- Не вшивать — тогда вкладыш выдается отдельно‚ но при этом должен храниться вместе с трудовой книжкой и передаваться вместе при увольнении.
Если вшивание осуществляется‚ то:
- Вкладыш пришивается к последней странице трудовой книжки;
- Сшивка должна быть прочной‚ не допускается использование скрепок или клея;
- На месте сшивки ставится печать организации и подпись ответственного лица.
Как заполнять записи в вкладыше?
Записи в вкладыше ведутся в том же порядке‚ что и в основной трудовой книжке:
- Записи о приеме на работу, по форме‚ утвержденной Постановлением Правительства РФ № 225;
- Записи об увольнении — с указанием основания и ссылкой на приказ;
- Записи о переводах‚ награждениях — аналогично основной книжке;
- Все записи делаются чернилами черного цвета‚ без помарок и исправлений;
- Записи нумеруются последовательно‚ начиная с № 1 в вкладыше (нумерация не продолжает нумерацию основной книжки).
Пример записи:
- № 1 — г. Принят на работу в должность менеджера по продажам — приказ № 45 от г.
- № 2 — г. Награжден благодарностью за высокие результаты работы — приказ № 89 от г.
Что делать при наличии нескольких вкладышей?
Если вкладышей более одного (например‚ после заполнения первого вкладыша)‚ то:
- Каждый новый вкладыш оформляется отдельно;
- На ьном листе основной трудовой книжки делается запись о каждом вкладыше, в хронологическом порядке;
- На ьном листе каждого нового вкладыша указывается его серия и номер;
- На ьном листе второго и последующих вкладышей в графе «Примечание» указывается: «Вкладыш № 2 к трудовой книжке» и т.д.
Пример записи на ьном листе основной книжки:
- Выдан вкладыш — серия: АА‚ номер: 1234567 — дата: ;
- Выдан вкладыш — серия: АА‚ номер: 7654321 — дата: .
Кто отвечает за оформление и хранение вкладыша?
- Работодатель — обязан обеспечить правильное оформление‚ выдачу и хранение вкладыша;
- Кадровый работник — отвечает за заполнение‚ учет и ведение;
- Работник — получает вкладыш вместе с трудовой книжкой при увольнении‚ а также при запросе копии трудовой книжки.
Хранение вкладыша осуществляется вместе с трудовой книжкой в архиве организации в течение 75 лет с момента увольнения сотрудника.
Сколько стоит вкладыш и где его купить?
Вкладыши в трудовую книжку приобретаются организацией за свой счет. Стоимость одного вкладыша в 2026 году составляет в среднем от 30 до 80 рублей в зависимости от региона и поставщика.
Приобретать вкладыши можно:
- В типографиях‚ имеющих лицензию на печать бланков трудовых книжек;
- Через официальных поставщиков‚ включенных в реестр Минтруда РФ;
- В специализированных магазинах для бухгалтеров и кадровиков.
Запрещено использовать самодельные или неофициальные бланки — они не имеют юридической силы.
Частые ошибки при выдаче вкладыша
- Указание даты заведения трудовой книжки вместо даты заполнения вкладыша — недопустимо.
- Отсутствие штампа «Выдан вкладыш» на ьном листе основной книжки — нарушение.
- Заполнение вкладыша нечерными чернилами или с исправлениями, делает запись недействительной.
- Выдача вкладыша без основания (не заполнены страницы) — необоснованно.
- Хранение вкладыша отдельно от трудовой книжки — риски потери документа;
Правильное оформление и выдача вкладыша в трудовую книжку, это не только обязанность работодателя‚ но и залог надежного учета трудового стажа сотрудника. Даже при отмене обязательного вшивания‚ вкладыш остается важным юридическим документом‚ который должен быть оформлен строго в соответствии с требованиями законодательства.
Рекомендация: Всегда проверяйте актуальность данных сотрудника при заполнении вкладыша‚ используйте только официальные бланки‚ ставьте штампы и ведите учет в журнале выдачи вкладышей. Это защитит вас от претензий со стороны трудовой инспекции и обеспечит правильное оформление документов при увольнении.
Помните: вкладыш — это продолжение трудовой книжки‚ а не замена. Его правильное оформление — залог спокойствия как для работника‚ так и для работодателя.