Что такое вкладыш трудовой книжки?

Вкладыш – дополнительный лист (или несколько листов), который пришивается к основной трудовой книжке, когда места для внесения записей о работе, наградах, переводах и т․д․ уже недостаточно․ Он имеет те же реквизиты, что и основной бланк, но отличается собственной серий и номером․

Когда требуется вкладыш?

• Заполнены все строки основной трудовой книжки (обычно после 25‑30 записей)․
• Нужен отдельный раздел для особых сведений (например, записи о работе по совместительству, о наградах, о периодах нетрудоспособности)․
• По требованию работника – при утере или повреждении основной книжки, но при этом сохраняется непрерывность нумерации;

Правовая база

Основные положения содержатся в:

• Правилах ведения трудовых книжек (утверждённых Приказом Минтруда России № 320н от )․
• Разъяснениях Роструда и КонсультантПлюс (см․ выдержки из информации интернета за 2018‑2026 гг․)․
• Методических рекомендациях по оформлению вкладыша (образцы заполнения 2022, 2025, 2026 гг․)․

Оформление вкладыша: штамп, серия и номер

При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке необходимо поставить штамп «Выдан вкладыш»․ В этом штампе указываются:

• Серия вкладыша (например, ВТ‑I)․
• Номер вкладыша (например, 4051777)․

Пример записи в штампе:

Выдан вкладыш
Серия: ВТ‑I № 4051777

Если выдаётся второй вкладыш, ставится ещё один штамп с соответствующими реквизитами․

Нумерация записей во вкладыше

Согласно разъяснениям государственных органов и образцам заполнения, нумерация записей во вкладыше продолжает общую текущую нумерацию трудовой книжки․ То есть:

1. Определяем последний порядковый номер записи в основной трудовой книжке․
2. Первая запись во вкладыше получает номер, следующий за этим последним номером․
3. Далее нумерация идёт последовательно (27, 28, 29 …)․

Пример: Если в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки последний номер – 25, то первая запись во вкладыше будет под номером 26․

В графе 1 вкладыша ставится именно этот продолжающий номер (не начинаем с 1)․

Как заполнять строку записи (образец 2026 года)

На каждом листе вкладыша в графах 1, 2 и 4 указываются:

• Графа 1 – порядковый номер записи (продолжающий общую нумерацию)․
• Графа 2 – дата внесения записи (день, месяц, год)․
• Графа 4 – реквизиты приказа или иного документа, на основании которого делается запись (номер, дата, название организации)․

Пример заполнения строки:

Графа 1: 29
Графа 2: 
Графа 4: Приказ № 152 от о приёме на работу инженера‑конструктора

Исправление ошибок в номере вкладыша

Если номер вкладыша был указан от руки неверно, порядок исправления следующий:

1. Перечеркнуть ошибочную запись одной тонкой линией, чтобы осталось читаемым․
2. Справа от перечёркнутого текста написать правильный номер․
3. Подписать исправление и поставить дату исправления․
4. При необходимости сделать пометку «Исправлено верно» и подпись ответственного лица (кадровик, руководитель отдела кадров)․

Важно не использовать корректирующие жидкости или стерки – они не допускаются при ведении трудовых книжек․

Практический совет кадровикам

• Перед выдачей вкладыша проверьте, что в основной трудовой книжке есть место для штампа «Выдан вкладыш»․ Если места нет – сделайте пометку на обложке или на отдельном листе, приложенном к книжке․
• Серию и номер вкладыша заносите в журнал учёта выдачи вкладышей (ведётся в отделе кадров)․
• При переходе на электронные трудовые книжки бумажные вкладыши всё ещё могут потребоваться (например, для архивных целей или при работе с организациями, не перешедшими на ЭТК)․
• Храните пустые бланки вкладыша в сухом месте, защищённом от прямых солнечных лучей, чтобы избежать деформации бумаги․

Правильное оформление вкладыша трудовой книжки – это не только соблюдение формальных требований, но и гарантия непрерывности и достоверности трудового стажа работника․ Помните ключевые моменты:

• Ставьте штамп «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера․
• Нумерация записей во вкладыше продолжает общую нумерацию трудовой книжки (не начинается с 1)․
• В графе 1 вкладыша указывается именно этот продолжающий номер․
• При ошибках – исправляйте согласно установленной процедуре, без использования корректирующих средств․

Следуя этим рекомендациям, вы обеспечите корректное ведение трудовых книжек и избежите возможных претензий со стороны инспекции труда или работников․