Дата публикации: 22 мая 2026 года

Обновлено: 22 мая 2026 года

Трудовая книжка — это один из самых важных документов, подтверждающих трудовую деятельность гражданина. Однако, как и любой документ, она имеет ограниченный объем. В случае, если все графы одного из разделов трудовой книжки заполнены, законодательством предусмотрена возможность выдачи вкладыша в трудовую книжку.

Вкладыш, это официальный документ, который прикрепляется к трудовой книжке и позволяет продолжить ведение записей о трудовой деятельности сотрудника. В статье рассмотрены все аспекты оформления, выдачи и ведения вкладыша в 2026 году на основании действующего законодательства Российской Федерации.

Когда необходимо оформлять вкладыш?

Согласно пункту 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, вкладыш оформляется в следующих случаях:

• Когда все графы одного из разделов трудовой книжки (например, раздела «Сведения о работе») полностью заполнены;
• Когда на ьном листе трудовой книжки отсутствует место для внесения записи о выдаче последующего вкладыша;
• При необходимости внесения новых записей, если основная книжка не позволяет этого сделать из-за отсутствия свободных строк.

Важно: Если на ьном листе основной трудовой книжки нет места для записи о выдаче вкладыша, такая запись делается на ьном листе первого вкладыша.

Порядок оформления вкладыша

Приобретение вкладыша

Работодатель обязан приобретать вкладыши в трудовую книжку у уполномоченных организаций, например, через типографии, имеющие соответствующую лицензию, или у поставщиков, имеющих разрешение на выпуск таких бланков.

Вкладыш должен соответствовать установленным требованиям по форме и содержанию. На нем должны быть:

• Серия и номер;
• Штамп или отметка организации-изготовителя;
• Бумага с водяными знаками или защитой от подделки.

Заполнение вкладыша

Заполнение вкладыша производится в том же порядке, что и основная трудовая книжка. Вкладыш состоит из нескольких страниц, на которых ведется:

• Раздел «Сведения о работе»;
• Раздел «Сведения о награждениях» (при необходимости);
• Раздел «Сведения о заработной плате» (при наличии).

Все записи вносятся чернилами темно-синего, фиолетового или черного цвета, разборчиво и без помарок. Записи должны соответствовать приказу работодателя и быть заверены подписью ответственного лица и печатью организации (при наличии).

Нумерация записей

Нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию основной трудовой книжки. Например, если в основной книжке последняя запись имеет номер 25, то в вкладыше первая запись будет иметь номер 26.

Пример:

Основная трудовая книжка:
№ 25 — Прием на работу на должность "Менеджер по продажам" от 

Вкладыш:
№ 26 — Перевод на должность "Старший менеджер по продажам" от 

Порядок выдачи вкладыша сотруднику

Штамп на ьном листе

На ьном листе основной трудовой книжки (или первого вкладыша, если места на е основной книжки нет) проставляется штамп с надписью:

Выдан вкладыш
Сер. № _____, № _____

Штамп должен быть размером примерно 10 x 25 мм, четким и читаемым. Штамп ставится в верхней части ьного листа.

Важно: Штамп приравнивается к записи в трудовой книжке и заверяет факт выдачи вкладыша.

Согласно письму Минтруда России от № 142/ООГ-6188, замена рукописной записи штампом допустима при:

• Указании полного или сокращенного наименования работодателя;
• Внесении записи о приеме, переводе или увольнении;
• Выдаче вкладыша.

Подшивка вкладыша

Вкладыш подшивается к трудовой книжке. Существует несколько вариантов размещения:

• В конце книжки, перед обложкой, наиболее распространенный способ;
• Перед разделом «Сведения о награждениях» — логично, так как награда может быть связана с трудовыми достижениями;
• В середине на прошивке вкладыша — удобно для быстрого доступа.

Рекомендация: Подшивайте вкладыш таким образом, чтобы он не мешал чтению других записей и был надежно закреплен.

Ведение учета вкладышей

Журнал учета трудовых книжек и вкладышей

Работодатель обязан вести журнал учета трудовых книжек и вкладышей, в котором фиксируются:

• Номер и серия вкладыша;
• Дата выдачи;
• ФИО сотрудника;
• Подпись сотрудника о получении.

Такой журнал хранится у работодателя и предъявляется по требованию проверяющих органов.

Дубликаты и исправления

Если вкладыш испорчен или утерян, его можно заменить. При этом:

• Новый вкладыш оформляется в том же порядке;
• На ьном листе делается запись о выдаче нового вкладыша;
• Исправление в испорченный вкладыш вносится в том же порядке, что и в основную трудовую книжку (с указанием причины исправления).

Важно: Не допускается выдача нового вкладыша без отметки об аннулировании старого.

Типичные ошибки при оформлении вкладыша

На практике встречаются следующие нарушения:

1. Отсутствие штампа на ьном листе. Без штампа вкладыш не имеет юридической силы.
2. Неправильная нумерация записей. Записи во вкладыше должны продолжать нумерацию основной книжки.
3. Неправильное заполнение серии и номера вкладыша. Штамп должен содержать полную информацию.
4. Подшивка вкладыша в неправильном месте. Это может затруднить чтение документа.
5. Отсутствие записи в журнале учета. Без учета невозможно подтвердить выдачу вкладыша.

Рекомендация: Перед выдачей вкладыша проверьте все записи, штампы и соответствие нумерации.

Ответственность работодателя

Несоблюдение порядка выдачи и оформления вкладыша может привести к:

• Административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение трудового законодательства);
• Отказу в признании трудового стажа;
• Проблемам при оформлении пенсии или льгот;
• Судебным разбирательствам.

Важно: Работодатель несет ответственность за правильность ведения трудовой книжки и вкладыша, а также за своевременное внесение записей.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли внести часть записи в трудовую книжку, а часть — во вкладыш?

Нет. Вся запись должна быть внесена либо в трудовую книжку, либо в вкладыш. Не допускается дробление одной записи между основной книжкой и вкладышем.

Можно ли не выдавать вкладыш, а сделать исправления в основной книжке?

Нет. Если все графы раздела заполнены, необходимо оформить вкладыш. Исправление записей в заполненном разделе не допускается.

Кто выдает вкладыш, работодатель или сотрудник?

Работодатель. Именно работодатель приобретает и оформляет вкладыш, а затем передает его сотруднику под подпись.

Можно ли использовать вкладыш без трудовой книжки?

Нет. Вкладыш является приложением к трудовой книжке и без нее не имеет юридической силы.

Какой срок действия у вкладыша?

Вкладыш не имеет срока действия. Он действителен до тех пор, пока в нем есть свободные графы для внесения записей.

Вкладыш в трудовую книжку — это важный документ, позволяющий продолжить ведение записей о трудовой деятельности сотрудника. Его оформление и выдача должны соответствовать строгим требованиям законодательства.

Помните:

• Вкладыш выдается только при заполнении всех граф одного из разделов трудовой книжки;
• На ьном листе ставится штамп с указанием серии и номера вкладыша;
• Вкладыш подшивается к трудовой книжке и ведется в том же порядке, что и основная книжка;
• Работодатель несет ответственность за правильность оформления и ведения вкладыша;

Следуйте этим правилам, и вы избежите ошибок при оформлении вкладыша в трудовую книжку!

© 2026. Все права защищены. Материал подготовлен с учетом действующего законодательства Российской Федерации на май 2026 года.