Трудовая книжка остаётся основным документом, подтверждающим трудовую деятельность работника․ При заполнении всех страниц одного из разделов (например, раздела «Сведения о работе») возникает необходимость дополнить её вкладышем․ В данной статье подробно рассмотрены правовые основания, порядок оформления, способы крепления, а также практические рекомендации по учёту и хранению вкладышей․
Нормативная база
Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек (утв․ постановлением Правительства РФ), вкладыш в трудовую книжку:
- является её неотъемлемой частью;
- оформляется и ведётся работодателем в том же порядке, что и сама трудовая книжка;
- заполняется аналогично заполнению основного бланка․
Важно помнить, что с 1 сентября 2021 года вшивать вкладыш в трудовую книжку не обязательно (КонсультантПлюс, 2026)․ Однако многие организации продолжают эту практику, чтобы минимизировать риск утери документа и обеспечить его долговечность․
Когда необходим вкладыш?
Вкладыш оформляется в следующих случаях:
- Все страницы раздела «Сведения о работе» заполнены;
- Закончились строки для внесения сведений о наградах, повышениях qualification или других записей;
- По инициативе работодателя для дополнительной защиты трудовой книжки от повреждений․
Дата на ьном листе вкладыша ставится по факту его заполнения, а не по дате первоначального заведения самой трудовой книжки․
Кто отвечает за оформление и покупку?
Оформлением продолжения трудовой книжки (вкладыша) занимается тот работодатель, у которого она закончилась․ Его печатью заверяется новый бланк․ При этом:
- Приобретение вкладыша может осуществляться как работодателем, так и работником (по соглашению сторон);
- Стоимость вкладыша обычно относится к расходам на канцелярские товары и учитывается в бухгалтерии;
- При передаче трудовой книжки новому работодателю вкладыш остаётся с ней и передаётся вместе с основным бланком․
Образец оформления ьного листа вкладыша
ьный лист вкладыша повторяет структуру ьного листа трудовой книжки:
- ФИО работника;
- Серия и номер трудовой книжки;
- Дата выдачи вкладыша (по факту заполнения);
- Подпись уполномоченного лица и печать организации․
Обязательно необходимо проставить в трудовой книжке штамп «Выдан вкладыш» (см․ образец 2016 года)․ Этот штамп ставится на странице, где указана серия и номер трудовой книжки, а также ФИО работника․
Как правильно вшить (вклеить) вкладыш в трудовую книжку?
Существует несколько способов крепления вкладыша к основному бланку․ Наиболее надёжный – вшивание иголкой и плотной ниткой между последней страницей трудовой книжки и обложкой․
5․1 Пошаговая инструкция по вшиванию
- Подготовьте материалы: трудовую книжку, вкладыш, иглу с большим ушком, прочную нитку (лучше капрон или полиэстер), ножницы․
- Разложите трудовую книжку открытой на ровной поверхности, чтобы последняя страница была видна․
- Приложите вкладыш к внутренней стороне последней страницы так, чтобы его корешок совпадал с корешком книжки․
- Проложите нитку через отверстия в корешке (если они предусмотрены) или сделайте несколько стежков через край страницы и вкладыша, захватывая оба слоя․
- Закрепите нитку двойным узлом, обрежьте концы․
- Проверьте, что вкладыш плотно прилегает и не смещается при открытии/закрытии книжки․
Если организация предпочитает не шить, допустимо использовать клеевой способ (специальный канцелярский клей на водной основе), однако такой метод менее долговечен и может привести к отклеиванию при частом использовании․
Заполнение вкладыша
Заполнение вкладыша производится точно так же, как и заполнение трудовой книжки:
- В разделе «Сведения о работе» указываются даты приёма и увольнения, наименование организации, должность, основание (приказ, договор);
- В разделе «Сведения о наградах» – информация о поощрениях;
- При необходимости делаются записи о повышении квалификации, переподготовке и т․д․
Все записи должны быть выполнены чернилами синего или чёрного цвета, разборчивым почерком․ Исправления не допускаются; при ошибке следует зачеркнуть неправильную запись, написать правильную рядом и заверить подписью и печатью․
Учёт вкладышей в бухгалтерии
Вкладыш относится к нематериальным активам низкой стоимости․ В бухгалтерском учёте его можно отразить следующим образом:
- Приобретение: Дебет 10 «Материалы» – Кредит 60 «Расчёты с поставщиками» (если покупается централизованно);
- Списание в эксплуатацию: Дебет 20 «Основное производство» (или 26 «Общехозяйственные расходы») – Кредит 10 «Материалы»;
- При передаче трудовой книжки сотруднику – вкладыш остаётся частью документа и не выводится отдельно․
Для аналитического учёта рекомендуется вести отдельный журнал регистрации вкладышей, указывая номер трудовой книжки, ФИО работника, дату выдачи и номер вкладыша․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
8․1 Нужно ли заверять вкладыш печатью?
Да․ На ьном листе вкладыша ставится печать организации, выдавшей трудовую книжку, а также подпись уполномоченного лица (кадровик, бухгалтер или руководитель)․
8․2 Можно ли использовать готовый бланк вкладыша из интернета?
Можно, при условии, что бланк соответствует установленному образцу (формат А5, поля, линии для записей)․ Лучше приобретать бланки у проверенных поставщиков или в канцелярских отделах организаций, чтобы избежать несоответствий․
8․3 Что делать, если вкладыш потерялся?
В случае утраты вкладыша необходимо оформить дубликат․ Дубликат заполняется на основании данных из основной трудовой книжки и предыдущих вкладышей, заверяется печатью и подписью работодателя, после чего в основной книжке делается отметка о выдаче дубликата вкладыша․
8․4 Требуется ли нотариальное заверение вкладыша?
Нет․ Нотариальное заверение не предусмотрено законодательством о трудовых книжках․ Достаточно печати и подписи работодателя․
Вкладыш в трудовую книжку – это практичный инструмент, позволяющий продолжить ведение трудовой стажировки без необходимости выдачи нового документа․ Соблюдение установленных правил оформления, правильное крепление (вшивание) и своевременное внесение записей обеспечивают юридическую значимость и долговечность трудовой книжки․ Несмотря на то, что с 2021 года вшивание вкладыша стало необязательным, многие работодатели сохраняют эту процедуру для повышения надёжности хранения важного кадрового документа․
Следуя рекомендациям, изложенным в данной статье, вы сможете корректно оформить, заполнить и учесть вкладыш в трудовую книжку, минимизируя риски ошибок и обеспечивая соответствие действующему законодательству․