Трудовая книжка, ключевой документ для работника, подтверждающий его трудовой стаж и историю занятости. Но что делать, когда в ней заканчиваются свободные страницы для новых записей? На помощь приходит вкладыш. Это специальный бланк, который является неотъемлемой частью трудовой книжки и продолжает её. В статье подробно разберем, что такое выписка вкладыша, в каких случаях она необходима, кто и как её оформляет согласно действующему законодательству.

Что такое вкладыш в трудовую книжку?

Вкладыш — это официальный бланк установленной формы, который прикрепляется к основной книжке и продолжает её разделы. Он не является дубликатом или отдельным документом. После окончания свободных страниц в одном из разделов трудовой книжки его дополняют вкладышем, заполняя его по тому же порядку, что и основную книжку.

Когда обязательно оформляется вкладыш?

Согласно п. 32 Порядка ведения трудовых книжек (утвержден приказом Минтруда России от № 320н), вкладыш оформляется в случае, если в трудовой книжке полностью заполнены все страницы одного из разделов.

В современной трудовой книжке (с 2021 года) выделяются три основных раздела:

• Сведения о работнике (титульный лист).
• Сведения о работе (основной раздел с записями о приеме, увольнении, переводах).
• Сведения об образовании.

Важно: Вкладыш не оформляется, если закончилась только одна страница в разделе, но есть свободные страницы в других разделах. Заполнять разделы можно в любом порядке. Вкладыш требуется именно для продолжения конкретного раздела, который полностью заполнен.

Кто имеет право оформить и выдать вкладыш?

Право на оформление и выдачу вкладыша имеет исключительно текущий работодатель (наниматель), то есть организация, в которой работник состоит в трудовых отношениях на момент необходимости дополнения документа. Это прямо предусмотрено законодательством.

Работодатель обязан:

1. При наличии необходимости (заполненный раздел) оформить вкладыш.
2. Заполнить его аккуратно, разборчиво, без исправлений, помарок и сокращений.
3. Проставить в трудовой книжке на последней заполненной странице штамп «Выдан вкладыш» с указанием его серии и номера. Этот штамп является обязательным.
4. Прикрепить вкладыш к книжке (обычно он вклеен или вшит в последнюю страницу).
5. Передать заверенный документ работнику под расписку.

Как правильно заполняется вкладыш?

Заполнение вкладыша происходит по тем же правилам, что и основной трудовой книжки:

• Язык: На государственном (русском) языке.
• Чернила: Только черного или синего цвета. Запрещено использовать красный, зеленый, карандаш.
• Содержание: Первая страница вкладыша (аналог титульного листа) должна содержать все сведения о работнике, идентичные данным в основной книжке (ФИО, дата рождения, образование, СНИЛС и т.д.). Далее идут страницы для записей о работе, которые продолжают соответствующий раздел.
• Основание для записи: Каждая новая запись в разделе «Сведения о работе» делается на основании документа (приказ, трудовой договор) с обязательным указанием его номера и даты.

Образец (структура) титульного листа вкладыша:

Частые вопросы и разъяснения

Нужно ли составлять отдельное заявление на выдачу вкладыша?

Формального требования о письменном заявлении от работника в законе нет. Оформление вкладыша — это обязанность работодателя при возникновении соответствующей необходимости. Однако на практике для документального оформления факта выдачи работодатель может запросить письменное заявление или расписку от работника о получении трудовой книжки с вкладышем.

А что если у организации нет штампа «Выдан вкладыш»?

Эксперты Роструда разъясняют: если у организации нет такого штампа, сведения о выдаче вкладыша (его серия и номер) вносятся в трудовую книжку от руки в графе «Сведения о работе» на последней заполненной странице с подписью уполномоченного лица и печатью организации. Но наличие штампа — стандартная и рекомендуемая практика.

Кто оплачивает бланк вкладыша?

Стоимость бланка трудовой книжки и вкладыша несет работодатель. Это его расходы по обеспечению работников документами, необходимыми для учета трудовых отношений.

Можно ли оформить вкладыш, если закончилась только страница для записей об обучении?

Да, если полностью заполнен раздел «Сведения об образовании». Вкладыш будет продолжать именно этот раздел.

Типичные ошибки при оформлении

• Оформление вкладыша при наличии свободных страниц в других разделах. Нарушение.
• Заполнение от руки чернилами другого цвета (красный, зеленый) или карандашом. Нарушение.
• Отсутствие штампа «Выдан вкладыш» в основной книжке. Нарушение.
• Несовпадение данных на титульном листе вкладыша с основными данными в книжке. Нарушение.
• Неправильное проставление подписей и печати.

Оформление вкладыша в трудовую книжку — строго регламентированная процедура, предназначенная для продолжения документа при полном заполнении одного из его разделов. Инициатором и исполнителем этого процесса всегда является работодатель. Работнику же важно проверить корректность заполнения вкладыша, соответствие его данных основной книжке, наличие обязательного штампа и подписей. При возникновении споров или ошибок следует обращаться к кадровику или в трудовую инспекцию (Роструд).

Источники: Приказ Минтруда России от № 320н, разъяснения Роструда, профессиональные кадровые и бухгалтерские ресурсы.