Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий стаж и опыт работы гражданина․ С 2023 года в России действуют новые правила оформления трудовых книжек и вкладышей к ним, утвержденные Приказом Минтруда России от № 320н․ Одной из частых ситуаций, с которой сталкиваются кадровые работники и сотрудники, является заполнение всех страниц основной трудовой книжки․ В этом случае оформляется вкладыш — дополнительный бланк, который становится неотъемлемой частью трудовой книжки․
Что такое вкладыш в трудовую книжку?
Вкладыш в трудовую книжку — это официальный бланк, предназначенный для продолжения записи сведений о трудовой деятельности сотрудника, когда в основной трудовой книжке закончилось место для заполнения․ Он изготавливается по единому образцу, утвержденному государством, и имеет ту же юридическую силу, что и сама трудовая книжка․
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ и Положению о трудовой книжке, вкладыш:
- является неотъемлемой частью трудовой книжки;
- оформляется и ведется тем же работодателем, который ведет основную трудовую книжку;
- заполняется в том же порядке, что и основная книжка;
- заверяется печатью работодателя;
Когда выдают вкладыш?
Вкладыш выдается в следующих случаях:
- Заполнены все страницы раздела «Сведения о работе» (12 разворотов, 24 страницы)․
- Заполнены все страницы раздела «Сведения о награждениях» (5 разворотов — 10 страниц)․
- Закончилось место для записи на ьном листе (например, при смене фамилии, имени, отчества, образования)․
Важно! Вкладыш выдается только при отсутствии свободного места в основной трудовой книжке․ Нельзя заранее «запасаться» вкладышами — это нарушение порядка ведения трудовых книжек․
Как выглядит вкладыш нового образца (с )?
С 1 января 2023 года вступили в силу новые требования к бланкам вкладышей․ Основные характеристики:
- Формат: 88 × 125 мм (такой же, как у основной трудовой книжки)․
- Количество страниц: 36 внутренних страниц (18 листов)․
- Разделы:
- 12 разворотов (24 страницы) — для записи «Сведения о работе»;
- 5 разворотов (10 страниц) — для записи «Сведения о награждениях»;
- 1 разворот (2 страницы) — для записей о наградах, поощрениях, дисциплинарных взысканиях (если требуется)․
- Материал: мелованный картон для обложки, офсетная бумага для внутренних листов․
- Нумерация: вкладыш имеет собственную нумерацию страниц, но при этом он привязан к номеру основной трудовой книжки․
Как оформляется запись «Выдан вкладыш»?
Запись о выдаче вкладыша делается на ьном листе основной трудовой книжки в графе «Примечания»․ Формулировка должна быть четкой и соответствовать установленному образцу․
Образец записи:
«Выдан вкладыш к трудовой книжке № [номер вкладыша] от [дата выдачи]»
Пример:
«Выдан вкладыш к трудовой книжке № 012345 от »
Важные правила:
- Запись делается только в основной трудовой книжке, а не в вкладыше․
- Номер вкладыша указывается тот, который указан на его обложке (не номер основной книжки)․
- Дата записи — это дата фактического оформления вкладыша, а не дата его получения или дата начала работы․
- Запись заверяется печатью работодателя и подписью ответственного лица (кадровика или руководителя)․
Кто должен покупать вкладыш и за чей счет?
Согласно действующему законодательству, вкладыш приобретается работодателем за счет средств организации․ Сотрудник не обязан покупать его самостоятельно․
Работодатель обязан:
- заказать бланк вкладыша у уполномоченного изготовителя (например, Гознак или аккредитованной типографии);
- обеспечить его хранение в надлежащих условиях;
- оформить и заверить вкладыш в течение 5 рабочих дней с момента, когда стало ясно, что место в трудовой книжке закончилось․
Важно! Покупка вкладыша у неаккредитованных поставщиков или использование самодельных бланков — это нарушение, ведущее к штрафам по ст․ 5․27 КоАП РФ․
Нужно ли вшивать вкладыш в трудовую книжку?
С 1 сентября 2021 года вшивание вкладыша в трудовую книжку не является обязательным․ Это означает, что вкладыш может быть прикреплен к трудовой книжке иным способом — например, с помощью скрепки, брошюровки или специального конверта․
Однако на практике рекомендуется:
- прикреплять вкладыш к основной книжке, чтобы не потерять его;
- размещать его в середине трудовой книжки — между разделами «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» — для логичного продолжения записи;
- если вкладышей несколько — каждый последующий прикрепляется к предыдущему, а запись о каждом вносится на ьный лист основной книжки․
Пример расположения нескольких вкладышей:
- Основная трудовая книжка (заполнена до страницы 24)․
- Первый вкладыш (№ 012345) — прикреплен к книжке․
- Второй вкладыш (№ 012346) — прикреплен к первому вкладышу․
- На ьном листе основной книжки:
- «Выдан вкладыш к трудовой книжке № 012345 от »
- «Выдан второй вкладыш к трудовой книжке № 012346 от »
Как заполнять вкладыш?
Заполнение вкладыша происходит по тем же правилам, что и основной трудовой книжки:
- Записи вносятся чернилами черного цвета (не карандашом, не краской, не фломастером)․
- Использование корректора, зачеркиваний и исправлений запрещено․
- Записи должны быть понятными, без сокращений (кроме общепринятых, например, «ООО», «ИП»)․
- Каждая запись о приеме на работу, увольнении, переводе оформляется в соответствии с приказом работодателя․
- На ьном листе вкладыша указываются:
- ФИО сотрудника;
- дата рождения;
- номер и серия основной трудовой книжки;
- дата выдачи вкладыша;
- подпись ответственного лица и печать организации․
Что делать, если трудовая книжка и вкладыш заполнены полностью?
Если и вкладыш заполнен, оформляется второй вкладыш․ При этом:
- Запись о втором вкладыше делается на ьном листе основной трудовой книжки;
- Номер второго вкладыша указывается отдельно;
- Все вкладыши хранятся вместе с основной трудовой книжкой — они составляют единый документ․
С 2023 года в России активно переходят на электронные трудовые книжки․ Если сотрудник уже перешел на электронный формат, то бумажные вкладыши ему не выдаются — все сведения хранятся в базе Пенсионного фонда РФ․
Частые ошибки при оформлении вкладыша
- Запись о вкладыше сделана в самом вкладыше — это ошибка․ Запись должна быть только в основной книжке․
- Использование неофициального бланка — вкладыш должен быть изготовлен только по утвержденному образцу Гознака или аккредитованной типографией․
- Неправильная дата, указана дата начала работы, а не дата выдачи вкладыша․
- Отсутствие печати, запись без печати работодателя не имеет юридической силы․
- Вшивание вкладыша без необходимости, с 2021 года это необязательно, и требование вшить его может быть признано незаконным․
Запись «Выдан вкладыш» — это не просто формальность, а важный элемент правильного ведения трудовой книжки․ Она подтверждает, что стаж сотрудника продолжает официально фиксироваться, и все его трудовые достижения будут учтены при назначении пенсии, при трудоустройстве и в других жизненных ситуациях․
Работодатель обязан:
- своевременно выявлять заполнение трудовой книжки;
- заказывать вкладыши за счет организации;
- оформлять запись о выдаче вкладыша на ьном листе основной книжки;
- заверять все записи печатью и подписью;
- хранить трудовую книжку с вкладышами до увольнения сотрудника и передавать их ему при увольнении․
Сотрудникам рекомендуется:
- проверять наличие записи «Выдан вкладыш» при получении трудовой книжки;
- сохранять все вкладыши вместе с основной книжкой;
- при увольнении требовать полный комплект документов — без вкладышей трудовая книжка считается неполной․
Правильное оформление вкладыша — залог легитимности трудового стажа․ Не пренебрегайте этим — даже одна ошибка может привести к отказу в назначении пенсии или при трудоустройстве на новую работу․
Помните: вкладыш — это не дополнение, а продолжение вашей трудовой истории․