Дата актуализации: 20 мая 2026 г.

Что такое вкладыш в трудовую книжку?

Вкладыш – отдельный бланк (обычно 36 внутренних страниц)‚ который вшивается в трудовую книжку при заполнении всех страниц основной части. На вкладыше фиксируются сведения о работе‚ награждениях‚ повышениях квалификации и др.

Краткая историческая справка

• До 2021 г. вкладыши обязательно вшивались в трудовую книжку после заполнения основной части.
• С 1 сентября 2021 г. Минтруд утвердил новый порядок: вшивание вкладыша стало необязательным. Вкладыш может находиться в отдельном деле‚ а в книжке ставится штамп «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера.
• С 1 января 2023 г. введён новый образец вкладыша (объём – 36 страниц‚ 12 разворотов «Сведения о работе»‚ 5 разворотов «Сведения о награждениях»). Бланки старого образца остаются действительными‚ но их использование ограничено сроком до полного израсходования.

Правовой статус старых вкладышей

Согласно пункту 41 Правил ведения приходно‑расходной книги по учёту бланков трудовых книжек и вкладышей (утверждённым приказом Минтруда)‚ в бухгалтерии организации фиксируются:

1. Серия и номер каждого бланка трудовой книжки;
2. Серия и номер каждого выданного вкладыша;
3. Дата выдачи‚ ФИО получателя и основание (договор‚ приказ и т.д.).

Эти сведения обязательны как для новых‚ так и для старых вкладышей‚ выданных до 2021 года.

Как оформить старый вкладыш в 2026 году

Приём вкладыша от предыдущего работодателя

• Проверьте наличие штампа «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера.
• Запишите эти данные в журнал движения трудовых книжек (если такой журнал ведётся).
• Если вкладыш ещё не вшит‚ решите‚ будет ли он вшиваться в текущую книжку или будет храниться отдельно. Оба варианта законны.

Вшивание старого вкладыша

1. Убедитесь‚ что в трудовой книжке заполнены все страницы основной части.
2. Сделайте отметку «Вкладыш выдан» (штамп или подпись ответственного лица).
3. Вставьте вкладыш в конец книжки‚ закрепив его кляпом или скрепкой‚ предусмотренной для этого.
4. Поставьте штамп «Вкладыш вшит» с указанием даты и подписи ответственного лица.

Оформление вкладыша нового образца вместо старого

Если у работника уже есть старый вкладыш‚ но организация использует новый образец‚ можно:

• Оставить старый вкладыш в деле (при условии‚ что в нём корректно отражены все сведения о работе).
• Выписать новый вкладыш (по текущему образцу) и перенести в него недостающие записи. При этом в старом вкладыше ставится штамп «Сведения перенесены в новый вкладыш».

Учёт и регистрация старых вкладышей

Для бухгалтерии и отдела кадров важны два регистрационных момента:

1. Регистрация серии и номера вкладыша в приходно‑расходной книге (или в электронном реестре).
2. Отражение факта выдачи и‚ при необходимости‚ вшивания в журнале движения трудовых книжек.

Если вкладыш был выдан до 1 сентября 2021 г.‚ но не был вшит‚ рекомендуется вшить его сейчас во избежание претензий проверяющих органов.

Что делать с неиспользованными старыми бланками вкладышей?

• Согласно КонсультантПлюс‚ бланки старого образца‚ находящиеся у работодателя‚ действительны без ограничения срока‚ пока они не исчерпаны.
• Если к 2023 году остались значительные запасы‚ их можно:
  • Продать (по согласованию с Минтрудом) другим организациям;
  • Выписать новые вкладыши из оставшихся бланков‚ но только в том случае‚ если они соответствуют требованиям текущего Положения.
• Для избежания конфликтов рекомендуется вести отдельный реестр старых бланков и фиксировать их расход.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли вшивать старый вкладыш‚ если он был выдан до 2021 года?

Не обязательно‚ но рекомендовано. По пункту 32 Порядка ведения и хранения трудовых книжек вшивание не является обязательным‚ однако проверяющие органы могут потребовать подтверждения наличия всех записей. Вшивание устраняет такие риски.

Можно ли использовать старый вкладыш в новой трудовой книжке (образец 2021‑2022 гг.)?

Да‚ если в старом вкладыше корректно отражены все сведения о работе. При этом в новой книжке ставится штамп «Вкладыш старого образца выдан»‚ а в самом вкладыше – отметка «Перенесено в новую книжку». Запрещено «подшивать» старый вкладыш к новой книжке без соответствующего штампа.

Как оформить изменение фамилии/имени в старом вкладыше?

Внесите изменения в соответствующие графы (образец 2021‑2022 гг. допускает исправления в графе «ФИО»). Подпишите запись и поставьте штамп «Изменено» с указанием даты и подписи ответственного лица.

Нужно ли регистрировать серию и номер вкладыша в трудовой книжке?

Да. На первой странице вкладыша ставится штамп «Выдан вкладыш»‚ где указываются серия‚ номер и дата выдачи. Эта информация должна быть отражена в журнале движения трудовых книжек и в приходно‑расходной книге.

• Проверяйте наличие штампа «Выдан вкладыш» и записывайте серию/номер в реестры.
• Если вкладыш старого образца не вшит‚ вшивание рекомендуется для избежания вопросов со стороны проверяющих.
• Старые бланки вкладышей можно использовать до полного их израсходования‚ но необходимо фиксировать каждую выдачу.
• При переходе на новый образец (с 2023 г.) сохраняйте старые записи‚ но оформляйте новые записи в соответствии с текущими требованиями.
• Для работодателей: вести приходно‑расходную книгу и журнал движения трудовых книжек в электронном виде – это упрощает контроль и аудит.

Статья подготовлена на основе официальных нормативных актов (приказ Минтруда от  № 320н)‚ разъяснений КонсультантПлюс‚ Атлант‑право и практических рекомендаций бухгалтеров‑учётов.