Вкладыш в трудовую книжку – это дополнительный лист, который используется для фиксации дополнительных сведений о трудовом стаже, изменении условий труда, отпуске и других важных событиях; Правильное оформление и ведение вкладыша – обязательный пункт при оформлении трудовых отношений.
Что такое вкладыш и зачем он нужен
Вкладыш – это отдельный лист, который вшивается в трудовую книжку между последней страницей и обложкой. Он оформляется в том же порядке, что и основной лист, и заполняется работодателем. Вкладыш имеет такие же юридические силы, как и обычная страница трудовой книжки;
Как правильно вшивать вкладыш
- Вырежьте лист формата А4 (или используйте готовый лист‑вкладыш, предусмотренный типовыми формами).
- Вставьте его в трудовую книжку между последним листом и правой обложкой.
- Убедитесь, что лист полностью зафиксирован (вшивается) и не съеживается.
После вшивания вкладыша необходимо поставить штамп «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера вкладыша.
Как оформлять записи в вкладыше
Заполнение вкладыша происходит в том же порядке, что и заполнение основной трудовой книжки. При этом:
- Указываются дата, место и обстоятельства выдачи вкладыша.
- В графу «Дата заполнения» вписывается дата, когда вкладыш был выдан.
- В графе «Примечание» фиксируются сведения о трудовом статусе, месте работы, должности и т.д.
Частые вопросы по ведению вкладыша
Какая дата должна стоять в графе «Дата» при выдаче вкладыша, если с 08‑10 мая 2021 года были выходными днями?
Ответ: В графе «Дата заполнения» вкладыша необходимо указать дату, предшествующую первым выходным. То есть, если вкладыш выдавался 8‑10 мая 2021 г., а эти дни были выходными, то дату следует ставить 07 мая 2021 г.
Как оформить штамп при выдаче вкладыша?
На странице, где производится выдача, ставят штамп с надписью «Выдан вкладыш», указывая серию и номер вкладыша. Штамп лучше разместить в правом нижнем углу страницы, чтобы он не закрывал важные записи.
Нужно ли отдельное заявление от работника для ввода вкладыша?
Да. Перед тем как ввести вкладыш в трудовую книжку, работодатель может потребовать от работника письменное заявление в свободной форме. Это подтверждает согласие сотрудника на внесение соответствующих записей.
Как вести учет вкладыша в последующие годы?
Ведение вкладыша полностью аналогично обычному ведению трудовой книжки. Каждый новый вкладыш оформляется отдельным листом, который вшивается в конец текущей книжки. При этом каждый вкладыш получает свой номер и серию, а в конце года можно оформить сводный акт о выдаче всех вкладышей.
Пошаговая инструкция по выдаче вкладыша
- Подготовьте лист‑вкладыш, заполните его необходимыми данными.
- Вставьте лист в трудовую книжку между последней страницей и обложкой.
- Поставьте штамп «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера.
- Сделайте отметку о дате выдачи в соответствующей графе.
- При необходимости приложите заявление работника.
- Сохраните копию заполненного вкладыша в архиве компании.
Вкладыш – важный документ, позволяющий детально отразить все изменения в трудовой деятельности сотрудника. Правильное вшивание, штамп‑отметка и своевременное заполнение полей позволяют избежать юридических ошибок и упростить работу с кадровыми документами. Соблюдая описанные выше правила, вы сможете вести вкладыш в трудовую книжку без осложнений и в полном соответствии с законодательством.
Если у вас возникнут дополнительные вопросы, обратитесь к специалисту по кадровому делу или в консультацию в Федеральную службу по труду.