Обновлено: 22 мая 2026 года

Что такое вкладыш в трудовую книжку и когда он нужен?

Вкладыш в трудовую книжку — это дополнительный лист‚ который вшивается в трудовую книжку‚ если все страницы основной части документа уже заполнены. Он необходим для продолжения записи о трудовой деятельности сотрудника. Вкладыш является неотъемлемой частью трудовой книжки и должен оформляться в строгом соответствии с нормативными требованиями.

Правовые основы оформления заявки на вкладыш

Согласно Постановлению Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 и Приказу Минтруда России от 10 октября 2016 г. № 554н‚ работодатель обязан обеспечивать сотрудников бланками трудовых книжек и вкладышами при необходимости.

Кто может инициировать выдачу вкладыша?

• Работник‚ у которого заполнены все страницы трудовой книжки;
• Работодатель (кадровая служба) при выявлении необходимости;
• Сотрудники кадровой службы при оформлении нового сотрудника.

Как правильно составить заявление на выдачу вкладыша в трудовую книжку?

Заявление на выдачу вкладыша оформляется в письменной форме на имя руководителя организации или ответственного за кадровое делопроизводство лица.

Обязательные реквизиты заявления:

1. Шапка:
   • Наименование организации (полное и сокращенное);
   • Должность и ФИО руководителя;
   • ФИО и должность заявителя;
   • Дата составления заявления.
2. Наименование документа: «Заявление о выдаче вкладыша в трудовую книжку»
3. Текст заявления:

   В тексте необходимо указать:

   • Причину обращения (например‚ «в связи с заполнением всех страниц трудовой книжки»);
   • Серию и номер трудовой книжки;
   • Дата выдачи трудовой книжки;
   • Просьбу о выдаче вкладыша.
4. Подпись заявителя и дата.

Директору ООО "Ромашка"
Иванову Ивану Ивановичу
от Петрова Сергея Михайловича‚
менеджера по персоналу

Заявление
о выдаче вкладыша в трудовую книжку
Прошу выдать мне вкладыш в трудовую книжку серии АБ № 123456‚ выданную ‚
в связи с заполнением всех страниц основной части трудовой книжки.
______________ / Петров С.М.
 

Куда подавать заявление?

Заявление подается:

• В кадровую службу организации;
• Непосредственно руководителю (если он уполномочен);
• Через электронную систему документооборота (при наличии).

Сроки рассмотрения заявления

Согласно внутренним регламентам большинства организаций‚ заявление рассматривается в течение 3–5 рабочих дней с момента подачи. В исключительных случаях срок может быть продлен до 10 дней.

После рассмотрения заявитель получает уведомление о принятом решении. В случае положительного решения вкладыш выдается в установленные сроки.

Что делать‚ если в выдаче вкладыша отказано?

Отказ должен быть обоснован и оформлен в письменной форме. Возможные причины отказа:

• Отсутствие оснований для выдачи (страницы не заполнены);
• Несоответствие данных в заявлении;
• Нарушение порядка оформления трудовой книжки ранее.

В этом случае заявитель вправе:

• Обжаловать решение в вышестоящем органе;
• Подать повторное заявление с исправленными данными;
• Обратиться в трудовую инспекцию или суд.

Образец оформления вкладыша

Вкладыш оформляется на бланке установленного образца и должен содержать:

• Серию и номер;
• Штамп организации;
• Подпись ответственного лица;
• Дата выдачи.

ВКЛАДЫШ
к трудовой книжке
серии АБ № 123456

ООО "Ромашка"
123456‚ г. Москва‚ ул. Ленина‚ д. 1

Выдан 
Подпись: ______________
М.П.
 

Частые ошибки при оформлении заявления

• Отсутствие реквизитов: без указания серии и номера трудовой книжки заявление не будет рассмотрено;
• Неправильная формулировка причины: вместо «заполнены все страницы» пишут «нужно место для записей»;
• Отсутствие подписи или даты: делает документ недействительным;
• Подача устного заявления: должно быть только письменное;
• Несоблюдение сроков: затягивание процесса без уважительной причины.

Рекомендации по ускорению процесса

• Подавайте заявление лично или через доверенное лицо с доверенностью;
• Используйте корпоративную электронную почту для подачи;
• Уточните у кадровой службы‚ какие документы могут понадобиться дополнительно;
• Следите за сроками рассмотрения и напоминайте о себе при необходимости;
• Сохраняйте все подтверждающие документы (копии заявлений‚ уведомления).

Ответственность за нарушение порядка выдачи вкладышей

Согласно ст. 5.27 КоАП РФ‚ нарушение установленного порядка ведения‚ учета‚ хранения и выдачи трудовых книжек и вкладышей влечет наложение административного штрафа:

• на должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей;
• на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.

Заявка на выдачу вкладыша в трудовую книжку — это важный документ‚ который должен быть оформлен в соответствии с законодательством и внутренними правилами организации. Правильно составленное заявление ускоряет процесс и исключает возможные ошибки.

Помните‚ что вкладыш является продолжением трудовой книжки‚ и его выдача регулируется нормативными актами. Соблюдайте все требования‚ и вы получите документ в кратчайшие сроки.

Вернуться к началу