В процессе деятельности организации часто возникает необходимость добавить в трудовую книжку новый документ – вкладыш. Он используется, когда в книге закончились поля для записи или когда требуется оформить отдельный раздел (например, сведения о награждениях). В данной статье подробно рассматриваем, когда и как выдается вкладыш, кто его покупает, как оформляются штампы и записи, а также какие ошибки часто допускают работодатели.

Что такое вкладыш в трудовую книжку?

Вкладыш – это отдельный бланк, который пришивается или скрепляется к основной трудовой книжке. Он оформляется, когда:

• закончились свободные места в одном из трёх разделов трудовой (Сведения о сотруднике, Сведения о работе, Сведения о награждениях);
• необходимо оформить дополнительные сведения, которые не укладываются в стандартные поля.

Вкладыш имеет форму, утверждённую нормативными актами, и заполняется в соответствии с требованиями КонсультантПлюс (2026 г.).

Кто покупает вкладыш?

Согласно Трудовому кодексу РФ и пояснениям Роструда, закупать вкладыш обязан работодатель. Работник не имеет права самостоятельно приобретать такой бланк.

Как оформляется заявление на выдачу вкладыша?

Процедура выглядит так:

1. Сотрудник пишет заявление на выдачу вкладыша в трудовую книжку и передаёт его директору (или руководителю предприятия).
2. Заявление подписывается секретарем и утверждается руководителем.
3. На основании одобренного заявления издаётся приказ о выдаче вкладыша.

Выдача вкладыша и проставление штампа «Выдан вкладыш»

После издания приказа работодатель получает готовый вкладыш и проставляет на титульном листе трудовой книжки штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывает:

• серию вкладыша;
• номер вкладыша;
• дату выдачи.

Каждый последующий вкладыш оформляется аналогичным образом: ставится новый штамп с указанием серии и номера (например, стр. 1, стр. 2 и т.д.).

Запись о выдаче вкладыша в трудовой книжке

Запись о выдаче вкладыша вносится отдельной строкой в день выдачи. В графе 6 (или аналогичной) указываются реквизиты вкладыша, а в графе 12 – отметка о выдаче при увольнении, если это применимо.

Пример оформления штампа и записи

Штамп: Выдан вкладыш
Серия: 12345
Номер: 001

В журнале/вкладке фиксируют:

• «Выдан вкладыш, серия 12345, номер 001, »;
• при необходимости – «выпуск вкладыша при увольнении».

Частые ошибки работодателей

Приведём основные недочёты, которые часто встречаются в практике:

1. Отсутствие штампа «Выдан вкладыш» – некоторые организации не используют штамп, ссылаясь на отсутствие штатного штампа.
2. Неправильный порядок заполнения полей – например, указывают номер вкладыша, но не серию, или наоборот.
3. Неучёт даты выдачи – дата должна быть указана в формате ДД.ММ.ГГГГ.
4. Неоформление заявления – заявление должно быть подписано и заверено руководителем.
5. Самопокупка вкладыша сотрудником – это нарушение Трудового кодекса.

Что делать, если закончилась трудовая книжка?

Если все страницы основной трудовой книжки заполнены, необходимо оформить новый вкладыш и прикрепить его к книге. При этом:

• заполняются все реквизиты вкладыша;
• проставляется штамп «Выдан вкладыш»;
• вносится запись о выдаче в соответствующую графу.

В случае, когда вкладыш также заполняется полностью, оформляется второй вкладыш, и процесс повторяется.

Где скачать образцы заполнения вкладыша?

Официальные образцы (формы, примеры штампов, заполненные страницы) доступны в системе КонсультантПлюс. Для получения доступа достаточно зарегистрироваться и воспользоваться пробным периодом на 2 дня. После входа в систему можно скачать:

• образец титульного листа вкладыша;
• образец заполнения полей вкладыша;
• образец штампа «Выдан вкладыш»;
• образец записи в трудовой книжке.

Оформление вкладыша в трудовую книжку – обязательный процедурный элемент, регулируемый Трудовым кодексом и нормативными актами. Правильное оформление позволяет:

• сохранить порядок и полноту трудовых записей;
• избежать спорных ситуаций при проверках органов контроля;
• своевременно документировать изменения в структуре трудовых отношений.

Помните, что работодатель обязан обеспечить закупку и выдачу вкладышей, а также правильно оформить штампы и записи. Соблюдение этих требований сделает ваш кадровый документооборот надёжным и соответствовать требованиям законодательства.