Вкладыш в трудовую книжку — это официальный документ, предназначенный для дополнения основной трудовой книжки при заполнении всех её страниц. С 2021 года правила его использования изменились, но его роль в подтверждении трудового стажа остаётся неизменной. В этой статье мы подробно рассмотрим, как выглядит вкладыш, как он оформляется, где и как его использовать, а также какие нормы действуют в 2026 году.

Внешний вид вкладыша: что вы увидите при первом взгляде

Вкладыш в трудовую книжку — это отдельный бланк, изготовленный из плотной бумаги, аналогичный по качеству основной трудовой книжке. Его размеры и формат полностью соответствуют стандартам, утверждённым Правительством РФ (Постановление № 225 от ).

• Формат: А5 (148 × 210 мм), скреплённый сшитым способом.
• Обложка: тёмно-синяя или тёмно-зелёная, с надписью «ВКЛАДЫШ В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ» по центру.
• ьный лист: содержит поля для заполнения следующих данных:
  • Фамилия, имя, отчество работника
  • Дата рождения
  • Образование
  • Специальность (профессия)
  • Дата выдачи вкладыша
  • Серия и номер вкладыша
  • Наименование организации-работодателя
  • Подпись ответственного лица и печать организации
• Внутренние страницы:
  • Раздел «Сведения о работе»: 12 разворотов (24 страницы), для записи о местах работы, должностях, переводах и увольнениях.
  • Раздел «Сведения о награждениях»: 5 разворотов (10 страниц) — для записи о поощрениях, наградах, благодарностях и других формах признания заслуг.

На ьном листе вкладыша обязательно указывается фактическая дата его заполнения — не дата выдачи трудовой книжки, а именно день, когда вкладыш был оформлен. Это важно для юридической корректности.

Когда нужен вкладыш? Основания для оформления

Вкладыш оформляется только в следующих случаях:

1. Заполнены все страницы раздела «Сведения о работе» в основной трудовой книжке.
2. Заполнены все страницы раздела «Сведения о награждениях».
3. В трудовой книжке закончились свободные поля для новых записей, и нет возможности продолжить внесение данных.

Важно: вкладыш не выдаётся по желанию работника. Он оформляется исключительно работодателем при наличии объективной необходимости.

Как оформить вкладыш: пошаговая инструкция

Оформление вкладыша — это строго регламентированная процедура, которую должен выполнять уполномоченный сотрудник кадровой службы (например, кадровик или бухгалтер по кадрам).

Шаг 1: Заполнение ьного листа вкладыша

На ьном листе вкладыша вносятся следующие данные:

• ФИО работника — как указано в паспорте на момент оформления вкладыша (если были изменения — указываются актуальные данные).
• Дата рождения — в формате ДД.ММ.ГГГГ.
• Образование, по последнему подтверждённому документу (например, «высшее», «среднее профессиональное»).
• Специальность (профессия), актуальная на момент оформления.
• Дата заполнения вкладыша — сегодняшняя дата, а не дата выдачи трудовой книжки.
• Серия и номер вкладыша — присваиваются при изготовлении (указываются на бланке).
• Наименование организации — полное официальное название.
• Подпись ответственного лица — кадровика или руководителя.
• Печать организации — обязательно, если у организации есть печать.

Шаг 2: Внесение записи в основную трудовую книжку

После заполнения вкладыша в основной документ вносится запись:

«Вкладыш в трудовую книжку № [номер] серии [серия] выдан [дата]»

Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации. Эта запись обязательна — без неё вкладыш считается недействительным;

Шаг 3: Прикрепление вкладыша к трудовой книжке

С 1 сентября 2021 года вшивание вкладыша в трудовую книжку не является обязательным!

Согласно новым правилам, вкладыш может быть:

• вшит в конец трудовой книжки (если организация предпочитает сохранять документ в одном блоке);
• прикреплён с помощью скрепки или другого способа, не нарушающего целостность документов;
• храниться отдельно, но в комплекте с трудовой книжкой (в этом случае работодатель обязан обеспечить их постоянное сопровождение).

Важно: вкладыш без трудовой книжки недействителен. Он не может существовать как самостоятельный документ.

Как заполнять записи в вкладыше

Записи в вкладыше ведутся в том же порядке и по тем же правилам, что и в основной трудовой книжке:

• Записи делаются чернилами чёрного цвета (не карандашом, не краской, не фломастером).
• Использование корректора, зачёркиваний и исправлений запрещено.
• Если ошибка допущена, вносится новая запись с указанием причины и даты, а старая аннулируется.
• Каждая запись должна содержать:
  • Дата приёма на работу
  • Наименование организации
  • Должность
  • Основание (приказ, договор)
  • Дата увольнения (если применимо)

Пример записи:

г. Принят на работу в должности инженера-конструктора по приказу № 45 от г.

Можно ли оформить второй вкладыш?

Да, если и во втором вкладыше закончились свободные страницы, можно оформить третий, четвёртый и т.д. вкладыши.

Однако запись о каждом последующем вкладыше вносится только на ьный лист основной трудовой книжки, а не в предыдущий вкладыш. Это ключевое правило!

Пример записи в основной книжке при наличии двух вкладышей:

г. Выдан вкладыш в трудовую книжку № 789 серии АБ-2025.
г. Выдан второй вкладыш в трудовую книжку № 901 серии АБ-2026.

Кто должен покупать вкладыш и сколько он стоит?

Вкладыши в трудовую книжку — это бланки строгой отчётности, которые приобретаются работодателем за счёт средств организации. Работник не обязан их покупать.

Стоимость одного вкладыша в 2026 году составляет от 15 до 50 рублей в зависимости от поставщика и региона. Приобретаются в типографиях, у официальных поставщиков бланков (например, через «Печатный двор» или уполномоченные организации);

Что делать, если вкладыш утерян?

Если вкладыш утерян, работодатель обязан:

1. Выдать дубликат трудовой книжки (включая все записи, в т.ч. из утерянного вкладыша).
2. На основании архивных данных, приказов, трудовых договоров и других документов восстановить сведения.
3. В дубликате указать: «Вместо утраченного вкладыша № [номер] от [дата]».

Работник должен подать заявление о выдаче дубликата, а работодатель, в течение 15 рабочих дней выполнить все необходимые действия.

Важные нюансы 2026 года

• Электронные трудовые книжки — с 2020 года работники могут выбрать электронный формат. В этом случае вкладыши не используются, все данные хранятся в Пенсионном фонде РФ.
• Бумажные трудовые книжки — остаются в силе для тех, кто не перешёл на электронный формат. Вкладыши для них — обязательны при заполнении страниц.
• Ответственность, за неправильное оформление вкладыша (неправильные данные, отсутствие печати, отсутствие записи в книжке) работодатель может быть оштрафован по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф до 50 000 рублей).

Вкладыш в трудовую книжку — это не просто дополнительный листок, а официальный юридический документ, подтверждающий трудовой стаж. Его внешний вид строго регламентирован, порядок оформления — чётко прописан, а ошибки в его заполнении могут привести к проблемам при оформлении пенсии, трудоустройстве или судебных спорах.

Помните: вкладыш, это продолжение трудовой книжки. Он заполняется в том же порядке, хранится вместе с ней и имеет такую же юридическую силу. Главное, не забывать вносить запись о его выдаче в основной документ и сохранять полный комплект.

Если вы — работодатель — следите за актуальными изменениями в законодательстве. Если вы — работник — берегите свою трудовую книжку и все вкладыши. Ваш трудовой стаж — это ваша будущая пенсия.

Совет: Всегда проверяйте, что в вашей трудовой книжке и вкладышах нет ошибок, пропущенных записей или несогласованных данных. При обнаружении — сразу обращайтесь в кадровый отдел.