Вкладыш в трудовую книжку — это неотъемлемая часть основного документа, подтверждающего трудовой стаж работника. С 2026 года правила его оформления и заполнения остаются в рамках действующего законодательства, утвержденного Приказом Минтруда России № 320н от . В этой статье вы найдете исчерпывающую информацию о том, когда и как оформлять вкладыш, как правильно вшивать его, как нумеровать записи, что делать при смене фамилии и как оформить штамп о выдаче.
Когда требуется вкладыш в трудовую книжку?
Вкладыш вшивается в трудовую книжку в следующих случаях:
- Заполнены все 14 разворотов раздела «Сведения о работе» (в основной книжке);
- Заполнены все 7 разворотов раздела «Сведения о награждениях»;
- В трудовой книжке закончились свободные страницы для внесения новых записей.
В новом вкладыше предусмотрено 12 разворотов для сведений о работе и 5 разворотов для сведений о награждениях (согласно Приложению 1 к Приказу № 320н). Это позволяет продолжить ведение трудового стажа без необходимости выдачи новой трудовой книжки.
Как оформить вкладыш: порядок действий
Получение бланка вкладыша
Вкладыш выдается работодателем на специальном бланке, утвержденном Минтрудом. Бланк имеет идентичную структуру с основной трудовой книжкой:
- Титульный лист с ФИО, датой рождения, образованием, профессией;
- Раздел «Сведения о работе»;
- Раздел «Сведения о награждениях»;
- Листы для записей о прекращении трудовых отношений.
Важно! Бланк вкладыша должен быть оригинальным, с водяными знаками, серийным и номерным обозначением. Самодельные или распечатанные на принтере листы не имеют юридической силы.
Заполнение титульного листа вкладыша
Заполнение титульного листа вкладыша происходит аналогично основной трудовой книжке:
- Фамилия, имя, отчество — указываются полностью, в соответствии с паспортом. Если работник сменил фамилию, указывается действующая фамилия (без уточнения предыдущей).
- Дата рождения — в формате ДД.ММ.ГГГГ.
- Образование — указывается по данным паспорта или диплома (например, «Среднее профессиональное», «Высшее»).
- Профессия (специальность), по последнему месту работы или по диплому.
Пример:
Фамилия, имя, отчество: Иванова Мария Сергеевна
Дата рождения:
Образование: Высшее
Профессия (специальность): Бухгалтер
Нумерация записей во вкладыше
Один из самых важных нюансов — нумерация записей должна продолжать последовательность основной трудовой книжки.
- Если в основной книжке последняя запись имела номер 147, то первая запись во вкладыше — 148.
- Нумерация ведется без пропусков и повторов.
- Номера записей проставляются в левой части строки, перед текстом записи.
Важно! Нельзя начинать нумерацию с «1» во вкладыше — это нарушение, ведущее к признанию документа недействительным при проверке Пенсионным фондом или судом.
Внесение записей о работе и награждениях
Записи в вкладыше вносятся в том же порядке, что и в основной трудовой книжке:
- Дата приема на работу, дата, указанная в приказе.
- Наименование организации, полное наименование по учредительным документам.
- Должность, профессия, в соответствии с штатным расписанием.
- Основание для приема — «приказ» или «договор».
Пример записи:
г. принят на работу в ООО «Россия» на должность менеджера по продажам по приказу № 12 от г.
Записи о награждениях вносятся в соответствующий раздел с указанием:
- Дата награждения;
- Наименование награды (орден, медаль, почетная грамота и т.д.);
- Орган, выдавший награду.
Как вшить вкладыш в трудовую книжку?
Вшивание вкладыша — это не просто скрепление листов. Это юридически значимый процесс, требующий соблюдения формальностей:
- Вкладыш вшивается в основную трудовую книжку с помощью прочной нити (обычно в 3-4 точки).
- Место вшивания должно быть внутри обложки, между последней страницей основной книжки и первым листом вкладыша.
- Нитка должна быть запечатана воском или специальной печатью (если работодатель использует печать).
Важно! Вкладыш не может быть приклеен, скреплен степлером или зажимом — это недопустимо и влечет признание документа недействительным.
Как оформить штамп о выдаче вкладыша?
На титульном листе основной трудовой книжки обязательно ставится штамп с надписью:
«Выдан вкладыш»
Штамп должен содержать следующие реквизиты:
- Наименование организации (полное);
- Надпись: «Выдан вкладыш»;
- Серия и номер вкладыша (указаны на титульном листе вкладыша);
- Дата выдачи вкладыша (фактическая дата вшивания);
- Подпись ответственного лица (кадровика, главного бухгалтера);
- Печать организации (если есть).
Пример штампа:
ООО «Россия»
Выдан вкладыш
Серия: 78 № 0012345
Подпись: ___________ /И.И. Иванова/
Печать
Штамп ставится только на титульном листе основной трудовой книжки, не на вкладыше.
Что делать, если запись попала не в тот раздел?
Если по ошибке запись о работе была внесена в раздел «Награждения» (или наоборот), необходимо:
- Зачеркнуть неверную запись одной линией (чтобы она была читаема);
- Напротив зачеркнутой записи сделать пометку: «Запись неверная»;
- Внести правильную запись в соответствующий раздел;
- Сделать сноску: «Запись перенесена из раздела «Награждения» в раздел «Сведения о работе» по ошибке»;
- Подписать и заверить исправление подписью ответственного лица и печатью.
Нельзя использовать корректор, стирать или переписывать записи — это нарушение.
Смена фамилии работника: как оформить?
Если работник сменил фамилию (например, при вступлении в брак), необходимо:
- Внести запись в основную трудовую книжку: «Фамилия изменена: Иванова, Петрова»;
- Указать основание: «на основании свидетельства о заключении брака № 12345 от »;
- В вкладыше указывается только текущая фамилия — «Петрова»;
- В титульном листе вкладыша не указывается предыдущая фамилия.
Это важно: вкладыш — это продолжение трудовой книжки, а не новый документ. Все данные должны соответствовать действующим сведениям.
Что делать, если вкладыш утерян?
Если вкладыш утерян, но трудовая книжка сохранена:
- Работодатель обязан выдать дубликат вкладыша на основании архивных данных;
- На дубликате ставится отметка: «Дубликат»;
- В основной трудовой книжке делается запись: «Вкладыш утерян, выдан дубликат»;
- Дубликат вшивается в книжку, и ставится новый штамп «Выдан дубликат вкладыша».
- Вкладыш, это продолжение трудовой книжки, а не отдельный документ.
- Нумерация записей продолжается от последнего номера в основной книжке.
- Штамп «Выдан вкладыш» ставится только на титульном листе основной книжки.
- Фамилия в вкладыше, только текущая, без уточнений.
- Вшивание — только нитью, никаких скрепок, клея или степлера.
- Исправления — только зачеркиванием с пояснением и подписью.
Соблюдение этих правил гарантирует, что трудовая книжка с вкладышем будет признана Пенсионным фондом РФ, судом и другими государственными органами; Ошибки в заполнении могут привести к потере стажа и задержке начисления пенсии.
Для удобства рекомендуем скачать актуальные образцы заполнения вкладыша на официальном сайте Минтруда России или в системе КонсультантПлюс.
Важно! Все записи в трудовой книжке и вкладыше должны вноситься чернилами черного цвета, разборчиво, без сокращений (кроме общепринятых: ООО, ФГБУ и т.д.).
Если у вас остались вопросы, обратитесь к кадровому отделу вашей организации или в Роструд. Правильное ведение трудовых книжек — залог защиты прав работников и соблюдения трудового законодательства.