Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. При заполнении всех страниц одного из разделов книжки необходимо оформить вкладыш и вшить его в трудовую книжку. Ниже представлена подробная инструкция, основанная на действующем законодательстве и разъяснениях контролирующих органов.

Нормативная база

• Постановление Совета Министров Республики Беларусь от … «Об утверждении Правил ведения трудовых книжек» (далее – Правила).
• Инструкция по заполнению трудовых книжек и вкладышей (пункты 38, 60‑61).
• Разъяснения Роструда (Онлайнинспекция.рф) и Министерства труда и социальной защиты РБ.

Согласно пункту 38 Правил, если все графы раздела уже заполнены, в трудовую книжку следует вшить вкладыш, который считается её неотъемлемой частью и сам по себе недействителен.

Когда необходим вкладыш

1. Все страницы одного из разделов (например, «Сведения о работе») полностью заполнены.
2. Требуется внести новую запись, а свободных строк в этом разделе нет.
3. По решению нанимателя – для удобства ведения учёта (например, при переходе на новую должность).

Важно: оформление дубликата вкладыша (изъятие испорченного и возврат владельцу) нормативно не предусмотрено.

Где приобрести вкладыш и кто его оплачивает

• Кто покупает: как правило, расходы на приобретение вкладыша несут наниматель (работодатель). В некоторых организациях возможна оплата за счёт работника – это должно быть оговорено в коллективном договоре или локальном нормативном акте.
• Где купить: в специализированных канцелярских магазинах, отделах «Офисная техника» крупных сетей, а также через интернет‑магазины, предлагающие бланки трудовых книжек и вкладышей.
• Стоимость: ориентировочная цена одного бланка вкладыша составляет от 0,50 до 1,50 белорусского рубля в зависимости от формата и качества бумаги.
• Ограничение по количеству: получение более 10 (десяти) бланков трудовой книжки и вкладыша должно быть предварительно согласовано с государственным учреждением «Центр по обеспечению деятельности бюджетных организаций администрации Заводского района г.Минска» (тел.: 275‑20‑00).

Как правильно оформить вкладыш

Заполнение ьного листа вкладыша

1. Внести ФИО работника полностью (как в основной трудовой книжке).
2. Указать серию и номер самого вкладыша (они наносятся типографским способом на бланке).
3. Поставить дату выдачи вкладыша (день, месяц, год).
4. Заполнить необходимые записи о трудовой деятельности (должность, период работы, основание – приказ, трудовой договор и т.д.).

Вшивание вкладыша в трудовую книжку

1. Открыть трудовую книжку на последней заполненной странице раздела, где требуется продолжение.
2. Вставить вкладыш между последним листом книжки и правой обложкой (так называемый «швейный шов»).
3. Прошить ниткой (лучше – прочной полиэстеровой) через предварительно сделанные отверстия по краю вкладыша и обложки, обеспечивая прочное соединение.
4. Убедиться, что вкладыш лежит ровно, не выступает за края обложки и не деформирует страницы.

Важно: вкладыш считается неотъемлемой частью трудовой книжки, поэтому после его вшивания документ продолжает вестись в обычном порядке.

Отметка о выдаче вкладыша на ьном листе трудовой книжки

Согласно разъяснениям Роструда (Онлайнинспекция.рф) и пункту 60‑61 Инструкции, на ьном листе трудовой книжки (или на обратной стороне обложки) необходимо сделать запись:

Выдан вкладыш – серия № XXXXXX, номер № YYYYYY, дата выдачи – DD.MM.YYYY.

Рекомендуется размещать эту отметку на той же странице, где указаны серия и номер самой трудовой книжки, а также ФИО работника. Штамп лучше ставить чёрной краской, чётко читаемым шрифтом.

Ведение записей после вшивания вкладыша

• Все последующие записи о трудовой деятельности вносятся в вкладыш точно так же, как и в основную трудовую книжку (по тем же графам и с теми же требованиями к оформлению).
• Вкладыш ведётся нанимателем; ответственность за его достоверность несёт работодатель.
• При необходимости продолжения записи после заполнения вкладыша следует оформить новый вкладыш и повторить процедуру.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли использовать вкладыш российского образца в трудовой книжке белорусского работника?

Согласно пункту 61 Инструкции, вкладыш должен соответствовать образцу, утверждённому законодательством Республики Беларусь. Использование российского бланка допустимо только при наличии специального разрешения соответствующего органа (например, при работе в представительстве российской компании на территории РБ). В обычных условиях рекомендуется применять белорусский бланк.

Что делать, если вкладыш повреждён после вшивания?

Повреждённый вкладыш подлежит замене. Необходимо изъять повреждённый бланк, оформить новый вкладыш, заполнить его требуемыми данными и снова вшить в трудовую книжку. Старый бланк возвращается работнику только после оформления акта о его непригодности (по внутреннему регламенту организации).

Нужно ли нотариально заверять запись о выдаче вкладыша?

Нет. Запись о выдаче вкладыша заверяется только подписью ответственного лица (кадрового специалиста, руководителя отдела кадров) и печатью организации (если таковая имеется). Нотариальное заверение не требуется.

Сколько времени занимает процедура вшивания?

При наличии готового бланка и необходимых инструментов (игла, нитка, шило) процесс занимает от 5 до 15 минут в зависимости от опыта сотрудника отдела кадров.

• Вкладыш – обязательный элемент трудовой книжки при исчерпании свободных строк в разделе.
• Оформление включает заполнение ьного листа вкладыша, его вшивание между последним листом и обложкой, а также отметку о выдаче на ьном листе основной книжки.
• Ответственность за достоверность сведений в вкладыше несёт наниматель.
• При получении более десяти бланков требуется предварительное согласование с указанным государственным центром.
• Стоимость бланка низка, поэтому расходы на вкладыш незначительны для большинства организаций.

Соблюдение вышеописанной процедуры гарантирует легитимность трудовой книжки, упрощает взаимодействие с государственными органами (фонд социальной защиты, налоговая инспекция) и защищает права работника на подтверждение своего трудового стажа.

Статья подготовлена на основе информации из открытых источников, действующего законодательства Республики Беларусь и разъяснений контролирующих органов (по состоянию на 23 мая 2026 г.).