Вкладыш в трудовую книжку – это отдельный лист, который вшивается в трудовую книжку
при отсутствии свободных строк для записи сведений о работе. За последние десятилетия
оформление вкладыша претерпело несколько изменений, связанные с реформами трудового
законодательства и переходом к электронным системам учёта.
Советский период (до 1991 г.)
В СССР трудовая книжка имела фиксированный объём страниц (обычно 8‑12 листов). Когда
страницы «Сведения о работе» заполнялись полностью, в книжку вшивали вкладыш – отдельный лист
формата А5, на котором указывали:
- ФИО работника;
- Наименование организации‑работодателя;
- Должность, период работы;
- Подпись и печать организации.
Формы вкладышей того времени не стандартизировались, их печатали непосредственно в
отделах кадров.
Период 1991‑2002 гг;
После распада СССР в России был введён новый образец трудовой книжки (№ 2). Вкладыши
оформлялись по образцу «Титульный лист вкладыша», который включал:
- Шапку с надписью «ВКЛАДЫШ»;
- Поле для записи сведений о работе (аналог раздела «Сведения о работе»);
- Место для подписи руководителя и печати.
К 2002 году в большинстве организаций начали использовать книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей,
которая фиксировала выдачу и возврат вкладышей.
2002‑2015 гг.: стандартизация форм
В 2002 году был утверждён образец вкладыша (приказ Минтруда РФ от № КТ‑1/2). Основные требования:
- Размер листа – А5 (148 × 210 мм);
- Шапка с указанием «ВКЛАДЫШ» и номером страницы;
- Таблица из 5‑х колонок: дата, наименование организации, должность, период работы, подпись.
С 2008 года в большинстве регионов начали использовать единую форму «Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей»,
которая доступна для скачивания бесплатно на порталах государственных услуг.
2016‑2022 гг.: переход к электронным системам
С 2016 года в России активно внедряется электронный документооборот. Тем не менее,
вкладыши в бумажные трудовые книжки остаются обязательными, поскольку часть работников
по‑прежнему используют традиционный формат. В 2020 году был обновлён образец заполнения
вкладыша (приказ Минтруда от № КТ‑2/1), в котором добавлены:
- Поле «Код ОКТМО» организации;
- Указание «Электронный документ подтвержден» (для справки о наличии электронного
реестра).
Для упрощения процесса работодатели могут использовать онлайн‑шаблоны, доступные в
системе «Госуслуги» и в сервисе «КонсультантПлюс».
2023‑2025 гг.: актуальные изменения и новые образцы
В 2023 году в ответ на рост количества утерянных вкладышей был выпущен образец заявления
на выдачу дубликата вкладыша (КонсультантПлюс, 2023). В 2024 году появился практический
гид по вшиванию вкладыша, включающий схему «как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку».
К 2025 году в большинстве регионов действуют следующие документы (доступны для скачивания
бесплатно):
- Бланк книги учета движения трудовых книжек и вкладышей – основной реестр;
- Образец заполнения вкладыша – демонстрирует запись от руки (пример 2025 года);
- Заявление на вкладыш в трудовую книжку – форма для сотрудников, желающих получить
новый вкладыш.
2026 год: текущие нормы и практические рекомендации
На 2026 год (по состоянию на 22 мая 2026 г.) действуют следующие основные положения:
Образец записи в 2026 году
Запись в вкладыше выглядит так (пример):
Дата Наименование организации Должность Период работы Подпись руководителя ООО «Пример» Инженер ‑ Иванов И.И.
Титульный лист вкладыша содержит надпись «ВКЛАДЫШ», номер страницы и место для печати
организации.
Где скачать формы
Все необходимые бланки и образцы можно бесплатно скачать из следующих источников:
- Официальный портал Госуслуги – раздел «Трудовые книжки и вкладыши»;
- Сайт КонсультантПлюс – раздел «Образцы документов»;
- Сайт nalog-nalog.ru – образцы оформления вкладыша.
Пошаговая инструкция по оформлению вкладыша (2026)
- Шаг 1. Скачайте актуальный титульный лист вкладыша и распечатайте его на бумаге формата А5.
- Шаг 2. Заполните реквизиты: ФИО работника, наименование организации, должность,
период работы, подпись руководителя и печать. - Шаг 3. Оформите книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей – внесите запись о выдаче вкладыша (дата, ФИО, номер вкладыша).
- Шаг 4. Вставьте вкладыш в трудовую книжку: откройте переплёт, аккуратно
вшейте лист между обложкой и первой страницей раздела «Сведения о работе». - Шаг 5; Подпишите запись в трудовой книжке о выдаче вкладыша (пример: «Выдан вкладыш № 3»).
Что делать при утере вкладыша
Если вкладыш утерян, работник имеет право подать заявление на выдачу дубликата.
Образец заявления (2026 год) доступен в КонсультантПлюс. После получения дубликата
вкладка в книгу учёта движения трудовых книжек также обновляется.
Таблица «Год выпуска – Основные изменения вкладыша»
| Год | Основные изменения | Нормативный акт |
|---|---|---|
| 1991‑2002 | Появление отдельного титульного листа, отсутствие единой формы. | Трудовой кодекс РФ (1991) |
| 2002 | Утверждён единый образец вкладыша (приказ Минтруда № КТ‑1/2). | Приказ Минтруда РФ от № КТ‑1/2 |
| 2008 | Введена «Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей». | Приказ Минтруда РФ от № КТ‑2/1 |
| 2020 | Обновлён образец: добавлены поля ОКТМО и отметка об электронном реестре. | Приказ Минтруда РФ от № КТ‑2/1 |
| 2024 | Появились практические руководства по вшиванию вкладыша и образцы заявлений. | КонсультантПлюс, 2024 |
| 2025 | Стандартизированы онлайн‑шаблоны, доступные в «Госуслугах»; | Федеральный закон «Об электронных трудовых книжках» (2025) |
| 2026 | Текущий образец записи, новые рекомендации по хранению и дублированию. | Приказ Минтруда РФ от № КТ‑3/2 |
Вкладыши в трудовую книжку – важный элемент кадровой документации, позволяющий
сохранять полную историю трудовой деятельности сотрудника даже при заполнении всех
основных страниц книжки. За последние три десятилетия их оформление претерпело ряд
изменений, но основные принципы остались неизменными:
- Точность и полнота записей;
- Подпись и печать организации;
- Ведение книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей.
Следуя актуальным образцам (2026 год) и используя бесплатные онлайн‑ресурсы,
работодатели могут быстро и без ошибок оформить вкладыш, а сотрудники – быть уверенными
в сохранности своих трудовых записей.
Дата актуализации статьи: