Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Однако со временем листы в ней могут закончиться; В этом случае на помощь приходит вкладыш — специальный бланк, который вшивается в существующую книжку для продолжения записи сведений о работе. В статье подробно разберем, что это такое, как его правильно оформить и вшить, а также приведем образцы.

Что такое вкладыш в трудовую книжку?

Вкладыш — это официальный бланк установленной формы, который является неотъемлемой частью трудовой книжки после его вшивания. Он ведется и хранится вместе с основной книжкой. В него вносятся данные, которые актуальны на момент его оформления (например, изменение фамилии, уровня образования), а также продолжаются записи о последующих местах работы, если в основной книжке закончились свободные листы.

Нормативная основа

Форма трудовой книжки и вкладыша к ней утверждена Постановлением Правительства РФ от № 225. Оба документа должны строго соответствовать этому образцу. Законодательство (ТК РФ, Инструкция по ведению трудовых книжек) не устанавливает жесткой последовательности действий по вшиванию, но существует устоявшаяся практика.

Порядок оформления вкладыша: пошаговая инструкция

Исходя из сложившейся практики, оформление вкладыша включает следующие этапы:

1. Проверка бланка. Убедитесь, что у вас на руках именно утвержденная форма вкладыша. Он должен быть идентичен ьному листу трудовой книжки по оформлению, но не иметь самостоятельной юридической силы до вшивания.
2. Проверка данных работника. Уточните у работника актуальные на дату оформления сведения: полное ФИО (с учетом изменений, если они были), дату рождения, данные об образовании, предыдущих местах работы и т.д.
3. Заполнение ьного листа вкладыша.
   • ФИО вносятся полностью, действующая фамилия (без указания прежних, если они менялись).
   • Дата заполнения — фактическая дата, когда оформляется вкладыш.
   • Остальные графы (пол, дата рождения, образование) заполняются по документам работника.
4. Подпись и печать. Под ьным листом вкладыша (или в специально отведенном месте) ответственный сотрудник кадровой службы ставит свою подпись и обязательно проставляет печать работодателя (организации, в которой заводится вкладыш).
5. Вшивание. Вкладыш аккуратно вшивается в трудовую книжку после последнего заполненного листа. Обычно это делается в переплетной мастерской или с помощью специального оборудования. Важно: вшитый вкладыш не должен выпадать и должен быть надежно закреплен.

Образец заполнения вкладыша (текстовое описание)

Приведем условный образец заполнения ьного листа вкладыша на 2026 год (редакция 1 от ):

Запись о вшитии вкладыша в основную книжку

После вшивания в основную трудовую книжку на последнем свободном листе (или в разделе «Сведения о работе» после последней записи) делается особая отметка. Важно! С 2018 года запись «Выдан вкладыш…» (старая форма) больше не делается. Вместо этого используется штамп установленного образца.

Образец штампа (текст):

«ВНИМАНИЮ РАБОТОДАТЕЛЯ!
Трудовая книжка дополнена вкладышем.
Все дальнейшие записи о работе
производятся во вкладыше.»

Этот штамп ставится на последнем заполненном листе основной книжки, а затем вшивается вкладыш. Все последующие записи о работе будут делаться уже во вкладыше.

Кто и зачем покупает вкладыш?

Обязанность по приобретению и оформлению вкладыша лежит на текущем работодателе — той организации, где в момент необходимости продолжает вестись трудовая книжка работника. Вкладыш закупается за счет средств работодателя. Это необлагаемая для работника операция.

Хранение и ведение

После вшивания вкладыш становится частью трудовой книжки. Он ведется в том же порядке, что и основная книга: записи о работе, увольнении, смене фамилии и т.д. вносятся на его листы, подписываются ответственным лицом и заверяются печатью организации. При увольнении работника вкладыш вместе с основной книжкой выдается ему на руки.

Типичные ошибки и важные нюансы

• Неверный бланк. Использование неутвержденной формы или вкладыша от другой страны (например, для стран СНГ есть свои бланки) недопустимо.
• Отсутствие печати и подписи. Без подписи ответственного лица и печати работодателя на ьном листе вкладыша он не имеет юридической силы.
• Неправильное вшивание. Вкладыш должен быть вшит так, чтобы не было возможности его удаления без следов. Нельзя просто вклеить или привязать.
• Запись «Выдан вкладыш» от руки. Это устаревшая практика. Сейчас обязателен именно штамп, описанный выше.
• Нумерация. Вкладыш продолжает общую нумерацию листов трудовой книжки. Если в основной книжке было 40 листов, то первый лист вкладыша будет считаться 41-м.

Где скачать бланк вкладыша (образец 2026)?

Утвержденный бланк вкладыша в трудовую книжку можно:

• Приобрести в специализированных канцелярских магазинах или у поставщиков форм для кадрового документооборота.
• Скачать в электронном виде (форматы Word, PDF) с официальных ресурсов или юридических сайтов (например, «Моё дело», «КонсультантПлюс»). Важно: при печати убедитесь, что размер и все реквизиты соответствуют официальному образцу.

Оформление вкладыша в трудовую книжку — стандартная кадровая процедура, но требующая внимания к деталям; Ключевые правила: использование только утвержденного бланка, аккуратное заполнение ьного листа с подписью и печатью, правильное вшивание и обязательное проставление штампа «ВНИМАНИЮ РАБОТОДАТЕЛЯ!» в основной книжке. Соблюдение этих требований гарантирует, что продолжение трудового стажа работника будет зафиксировано законно и без претензий в будущем.

Дата актуализации информации: май 2026 года. Перед применением рекомендуется свериться с последними редакциями нормативных актов.