Вкладыш в трудовую книжку – это официальный документ, который вшивается между последним листом трудовой книжки и правой обложкой. Он подтверждает, что в книжке были сделаны записи о работе, а также фиксирует факт выдачи и номеров вкладыша. В статье вы узнаете, когда нужен вкладыш, как правильно его оформить, вшить и хранить, а также получите готовый образец заполнения.

Что такое вкладыш и зачем он нужен?

• Подтверждение действительности – без вкладыша трудовая книжка считается недействительной.
• Контроль за порядком заполнения – на ьном листе указывается серия и номер вкладыша.
• Юридический документ – вшивание вкладыша является обязательным пунктом трудового законодательства РФ.

Когда требуется оформить вкладыш?

1. При выдаче первой трудовой книжки сотруднику.
2. При смене серии трудовой книжки (например, при переходе на новую модель).
3. При восстановлении недостающих страниц в существующей книжке.
4. При выдаче новой версии бланка (с 2023 года – новые бланки от Гознака).

Как оформить вкладыш: пошаговая инструкция

1. Подготовка бланка
   • Скачайте официальный бланк вкладыша в формате Word или PDF. При наличии подписки на КонсультантПлюс можно получить готовый шаблон.
   • Заполните поля: серия, номер, дата выдачи, ФИО работника, должность, подразделение.
2. Проверка подлинности
   • Сравните номер и серию с справочником серий трудовых книжек.
   • Убедитесь, что штамп «Выдан вкладыш» присутствует.
3. Вшивание вкладыша
   • Вставьте вкладыш между последним заполненным листом и правой обложкой.
   • Проверьте, чтобы он плотно прилегал к обложке и не смещался.
4. Запись на ьном листе
   • На ьном листе вверху укажите «Выдан вкладыш», серию и номер.
   • При необходимости добавьте штамп «Выдан вкладыш» от руководителя.
5. Сохранение оригинала
   • Сохраните копию вкладыша в электронном виде (PDF) и храните в архиве кадрового учета.

Образец заполнения вкладыша (2026 год)

Бланк вкладыша

После заполнения бланка его вшивают в трудовую книжку, а на ьном листе добавляется запись «Выдан вкладыш».

Где скачать официальные бланки?

• КонсультантПлюс – доступ к шаблонам и образцам.
• Госуслуги – форма «Вкладыш в трудовую книжку» в формате Word.
• Почтовые и кадровые отделы предприятий обычно предоставляют бланки.

Как проверить подлинность вкладыша?

1. Проверьте наличие официального штампа «Выдан вкладыш».
2. Сравните серию и номер с справочником серий трудовых книжек.
3. Убедитесь, что дата выдачи соответствует фактической дате выдачи.

Как заменить вкладыш?

Если вкладыш повреждён или потерян, необходимо оформить новое заявление о замене. Шаблон заявления можно скачать в КонсультантПлюс или в системе Госуслуги.

Шаблон заявления о замене вкладыша

Заявление

Как хранить вкладыш?

• Сохраняйте копию в электронном виде (PDF) в системе кадрового учета.
• Физический экземпляр храните в архиве кадрового отдела, в защищенном месте от влаги и прямого света.
• При передаче сотрудника в другой отдел храните оригинал в личном деле.

Вкладыш в трудовую книжку – это ключевой документ, подтверждающий законность и полноту сведений о трудовой деятельности сотрудника. Правильное оформление, вшивание и хранение вкладыша обеспечивают защиту прав работника и упрощают контроль за кадровыми процессами. Используйте официальные бланки, соблюдайте порядок заполнения и храните копии – и ваш кадровый учет будет надёжным и прозрачным.