Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую историю работника. При длительной трудовой деятельности иногда возникает ситуация, когда в основной части книжки заканчиваются чистые страницы одного из разделов (чаще всего – раздел «Сведения о работе»). В таком случае используется вкладыш в трудовую книжку. Ниже подробно рассмотрим, что представляет собой вкладыш, какие правовые нормы регулируют его оформление, как правильно заполнять и вести учет.
Что такое вкладыш в трудовую книжку?
Вкладыш в трудовую книжку – это отдельный бланк строгой отчётности, который вшивается в трудовую книжку и служит её неотъемлемой частью. По закону он имеет ту же юридическую силу, что и страницы основной части книжки.
- Оформляется работодателем.
- Заполняется в том же порядке, что и основная часть трудовой книжки.
- Нумерация записей во вкладыше продолжается от последней записи в основной части.
- Без основной трудовой книжки вкладыш недействителен.
Правовое основание
Регулирование вопросов оформления вкладышей содержится в следующих нормативных актах:
- Положение о трудовой книжке (утв. приказом Минтруда России от № 1н).
- Постановление Правительства РФ № 320н «Об учёте трудовых книжек и вкладышей в организации» (дата последней редакции – 2026‑01‑30).
- КонсультантПлюс, раздел «Вкладыш в трудовую книжку» (пункты 38‑40).
Согласно этим документам, вкладыш считается неотъемлемой частью трудовой книжки и оформляется в том же порядке, что и основная часть.
Когда необходим вкладыш?
Вкладыш требуется в следующих случаях:
- Заполнены все страницы раздела «Сведения о работе» (обычно 5‑6 листов).
- Заполнены все страницы раздела «Сведения о профессиональном обучении» (если такой раздел предусмотрен).
- При необходимости добавить дополнительные сведения о работе, когда в основной части уже нет свободных строк.
Как оформить вкладыш: пошаговая инструкция
Шаг 1. Приготовление бланка
Бланк вкладыша закупается у официального поставщика (обычно через отдел кадров). Он имеет тот же формат, что и основной блок трудовой книжки, включая ьный лист.
Шаг 2. Вшивание вкладыша
Вкладыш вшивается в трудовую книжку в том месте, где закончились страницы соответствующего раздела; Важно, чтобы вшивание было выполнено аккуратно, без повреждения страниц.
Шаг 3. Заполнение ьного листа
ьный лист вкладыша заполняется аналогично ьному листу основной части:
- ФИО работника;
- Дата рождения;
- Серия и номер трудовой книжки;
- Наименование организации‑работодателя, её ИНН и ОКПО;
- Дата выдачи вкладыша.
Шаг 4. Заполнение записей
Записи во вкладыше делаются в том же порядке, что и в основной части:
№ | Дата начала | Дата окончания | Наименование организации | Должность | Ставка (оклад) | Причина прекращения ---|------------|----------------|------------------------|----------|----------------|-------------------- 1 | | | ООО «Ромашка» | Инженер | 80 000 руб. | Перевод 2 | | — | ООО «Ромашка» | Старший инженер | 95 000 руб. | —
Обратите внимание:
- Нумерация записей продолжается от последней записи основной части.
- Все данные пишутся черными чернильными ручками, разборчиво.
- Подпись и печать работодателя ставятся в каждой записи.
Шаг 5. Подпись и печать
Каждая запись заверяется подписью (расшифровкой) и печатью организации. При отсутствии печати запись считается недействительной.
Учёт и хранение вкладышей в отделе кадров
Согласно Порядку 320н, работодатели обязаны вести учёт всех трудовых книжек и вкладышей. Основные требования:
- Вести журнал учёта трудовых книжек (в т.ч. с указанием наличия вкладышей).
- Обеспечить хранение вкладышей в том же месте, где хранится основная часть книжки.
- При передаче трудовой книжки сотруднику оформить акт передачи, где указывается наличие вкладыша.
- При увольнении проверять полноту заполнения как основной части, так и вкладыша.
Частые ошибки при оформлении вкладыша
- Отсутствие подписи и печати. Запись считается недействительной.
- Неправильная нумерация. Нумерация должна продолжаться от последней записи основной части.
- Заполнение вкладыша без вшивания. Вкладыш без физической привязки к книжке не имеет юридической силы.
- Использование неутверждённого бланка. Бланк должен соответствовать образцу, утверждённому Минтрудом.
- Заполнение от руки неразборчиво. Требуется чёткая, разборчивая запись черными чернильными ручками.
Примеры типовых записей
Пример 1. Оформление новой записи
Дата начала работы:
Дата окончания: —
Наименование организации: АО «Технополис»
Должность: Главный инженер
Ставка (оклад): 120 000 руб.
Причина прекращения: —
Подпись руководителя: Иванов И.И.
Печать: (поставить печать организации)
Пример 2. Запись о переводе
Дата начала работы:
Дата окончания:
Наименование организации: ОАО «Стройинвест»
Должность: Инженер‑проектировщик
Ставка (оклад): 85 000 руб.
Причина прекращения: Перевод в филиал
Подпись руководителя: Петров П.П.
Печать: (поставить печать организации)
FAQ – часто задаваемые вопросы
- Вопрос: Можно ли использовать вкладыш, если в трудовой книжке заполнены не все разделы?
- Ответ: Вкладыш вшивается только в тот раздел, где закончились чистые страницы. Если остальные разделы ещё имеют свободные места, вкладыш не требуется.
- Вопрос: Что делать, если вкладыш потерялся?
- Ответ: Потеря вкладыша считается утратой части трудовой книжки. Работодатель обязан оформить выписку из трудовой книжки, а работнику – получить новую книжку с переносом всех записей.
- Вопрос: Может ли работник самостоятельно вшить вкладыш?
- Ответ: Нет. Вкладыш вшивается и оформляется работодателем. Самостоятельные действия работника не имеют юридической силы.
- Вопрос: Как проверить, что вкладыш оформлен правильно?
- Ответ: Проверить наличие подписи и печати в каждой записи, правильность нумерации, соответствие формату бланка, а также наличие вшитого вкладыша в самой книжке.
Вкладыш в трудовую книжку – это важный документ, который обеспечивает непрерывность учёта трудовой истории сотрудника, когда основной блок книжки исчерпан. Правильное оформление, соблюдение нормативных требований и надёжный учёт в отделе кадров позволяют избежать юридических проблем и сохранить права работника.
Помните, что вкладыш без основной трудовой книжки недействителен, а любые ошибки в заполнении могут привести к признанию записей недействительными. Поэтому рекомендуется строго следовать установленным правилам и использовать только официальные бланки.
Статья подготовлена на основе актуальной информации на 23 мая 2026 года.