Трудовая книжка, это основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Согласно действующему законодательству РФ (Трудовой кодекс и Порядок ведения трудовых книжек, утвержденный Постановлением Правительства РФ от № 695), при заполнении всех страниц раздела «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» работодатель обязан оформить вкладыш в трудовую книжку — дополнительный бланк, который продолжает запись о трудовой деятельности сотрудника.
Многие работники и даже кадровые сотрудники сталкиваются с путаницей при оформлении вкладыша: как его получить, куда вшивать, какие записи делать, можно ли использовать новый бланк трудовой книжки вместо вкладыша? В этой статье мы подробно разберем все этапы — от получения вкладыша до его правильного вшивания и оформления записей.
Что такое вкладыш в трудовую книжку?
Вкладыш в трудовую книжку — это официальный бланк, аналогичный самой трудовой книжке, предназначенный для продолжения записи о трудовой деятельности работника, когда все страницы основной книжки заполнены.
- Вкладыш имеет ту же форму, что и трудовая книжка (форма № ТД-1), но не является самостоятельным документом.
- Он не может использоваться отдельно от основной трудовой книжки — только в комплекте с ней.
- Вкладыш выдается только работодателем, у которого трудовая книжка закончилась.
- Вкладыш не заменяет трудовую книжку — он лишь продолжает её.
Важно помнить:
- Категорически запрещено выдавать новую трудовую книжку вместо вкладыша — это нарушение законодательства и может привести к признанию трудового стажа недействительным.
- Вкладыш должен быть оформлен только тем работодателем, у которого закончились страницы трудовой книжки.
Как получить вкладыш в трудовую книжку?
Вкладыш выдается работодателем за счет средств организации. Работник не обязан его покупать самостоятельно.
- Вкладыши приобретаются организацией у уполномоченных поставщиков (например, через «Главную книгу», «КонсультантПлюс» или другие официальные издательства).
- Стоимость одного вкладыша на 2026 год составляет около 15–30 рублей (в зависимости от региона и поставщика).
- Приобретение вкладышей фиксируется в Журнале учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (форма № ТД-9).
Кто отвечает за оформление?
Ответственность за оформление вкладыша лежит на кадровом работнике или бухгалтере, уполномоченном на ведение трудовых книжек. Работодатель обязан в течение 5 рабочих дней с момента возникновения необходимости оформить вкладыш.
Как правильно оформить вкладыш?
Оформление вкладыша — это строго регламентированный процесс. Нарушения могут привести к признанию записи недействительной.
Шаг 1: Заполнение ьного листа вкладыша
Перед тем как вшивать вкладыш в трудовую книжку, его необходимо полностью заполнить на ьном листе:
- Фамилия, имя, отчество — полностью, как в основной трудовой книжке.
- Дата рождения — в формате ДД.ММ.ГГГГ.
- Дата выдачи вкладыша — не дата первоначального заведения трудовой книжки, а дата, когда вкладыш был оформлен (например, ).
- Подпись работника, ставится в присутствии работодателя.
- Подпись ответственного лица (кадровика или руководителя).
- Печать организации — ставится только после заполнения всех полей.
Важно! Заполнять вкладыш нужно до того, как его вшивают в трудовую книжку. Если сначала вшить, а потом заполнять, это нарушение, и данные придется исправлять с составлением акта.
Шаг 2: Оформление записи о выдаче вкладыша в основной трудовой книжке
После заполнения вкладыша необходимо внести запись на ьном листе основной трудовой книжки (страница 1).
Запись делается в верхней части страницы и должна содержать:
- Штамп размером 10×25 мм с надписью: «Выдан вкладыш».
- Серия и номер вкладыша (указываются на самом вкладыше — например: Серия 78 № 123456).
Пример записи:
Выдан вкладыш
Серия 78 № 123456
Если на ьном листе основной книжки нет места — запись делается на ьном листе первого вкладыша (п. 33 Порядка ведения трудовых книжек).
Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку?
Вшивание вкладыша — это не просто скрепление листов. Это юридически значимый акт, требующий аккуратности.
Правильная последовательность:
- Вкладыш должен быть вшит между последней страницей трудовой книжки и обложкой.
- Используется плотная нить (например, капроновая или хлопковая) и игла.
- Прострачивается по левой стороне (вдоль корешка) — как в обычной книге — не менее чем в 3 местах.
- Концы нити завязываются узлом и проклеиваються клеем (для предотвращения распускания).
- На последней странице трудовой книжки и на первой странице вкладыша ставится печать организации — для подтверждения неразрывности.
Запрещено:
- Использовать скрепки, степлер, клей-карандаш.
- Вшивать вкладыш в середину книжки — это нарушает целостность документа.
- Склеивать страницы — это недопустимо, так как нарушает требования к хранению документов.
Как вести записи в вкладыше?
Записи в вкладыше ведутся по тем же правилам, что и в основной трудовой книжке:
- Записи о приеме на работу, по форме, указанной в Порядке № 695.
- Записи об увольнении — с указанием основания (статья ТК РФ).
- Записи о переводах, награждениях — аналогично основной книжке.
Важно: Все записи в вкладыше должны быть сделаны чернилами черного цвета, разборчиво, без сокращений (кроме общепринятых, например, «и;о.», «г.»).
Если вкладыш заполнен полностью — оформляется второй вкладыш, и на ьном листе первого вкладыша делается запись: «Выдан второй вкладыш» с указанием серии и номера.
Что делать, если вкладыш оформлен неправильно?
Если были допущены ошибки (неправильная дата, отсутствие печати, неправильное вшивание), необходимо:
- Составить акт о неправильном оформлении (в произвольной форме, но с подписями работника и ответственного лица).
- Оформить новый вкладыш.
- Внести исправления в основную трудовую книжку: зачеркнуть неверную запись, написать «Исправлено» и поставить печать.
- Внести новую запись о выдаче правильного вкладыша.
Такие ошибки могут привести к тому, что трудовой стаж не будет засчитан при назначении пенсии, поэтому к оформлению вкладыша нужно относиться с максимальной ответственностью.
Образец оформления вкладыша (2026 г.)
Вот как должна выглядеть ьная страница вкладыша:
ТРУДОВАЯ КНИЖКА ВКЛАДЫШ Фамилия, имя, отчество: Иванов Иван Иванович Дата рождения: Дата выдачи вкладыша: Подпись работника: ___________ /И.И. Иванов/ Подпись ответственного лица: ___________ /А;С. Петрова/ Печать организации: [штамп] Серия: 78 Номер: 123456
На ьном листе основной трудовой книжки — запись:
Выдан вкладыш Серия 78 № 123456
Чтобы избежать ошибок и юридических рисков, запомните эти 5 правил:
- Не выдавайте новую трудовую книжку — только вкладыш.
- Заполняйте вкладыш до вшивания — иначе придется исправлять основную книжку.
- Вшивайте вкладыш между последней страницей и обложкой — не в середину.
- Обязательно ставьте штамп «Выдан вкладыш» на ьном листе основной книжки (или первого вкладыша).
- Все записи — чернилами черного цвета, без помарок и с печатью.
Правильно оформленный вкладыш, это гарантия того, что трудовой стаж работника будет полностью учтен при назначении пенсии, при оформлении льгот и при трудоустройстве в будущем. Не экономьте на внимательности — документ, который хранится всю жизнь, должен быть оформлен безупречно.
Совет: Рекомендуется хранить копии всех вкладышей в личном деле работника и вести журнал учета движения вкладышей, это поможет избежать споров с Пенсионным фондом и трудовой инспекцией.
Если у вас остались вопросы — обратитесь к кадровому специалисту или проконсультируйтесь с юристом по трудовому праву. Лучше перестраховаться, чем потерять годы трудового стажа из-за ошибки в оформлении.