В процессе трудовой деятельности любого работника может возникнуть ситуация, когда свободное место в разделе «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях» трудовой книжки заканчивается. В этом случае оформление нового бланка не допускается, необходимо использовать специальный вкладыш. О том, как правильно подшить и оформить вкладыш в трудовую книжку, а также какой образец записи использовать, подробно расскажем в данной статье.
Когда необходимо вшивать вкладыш?
Согласно Постановлению Минтруда РФ от № 69, вкладыш в трудовую книжку оформляется в том случае, если соответствующие разделы трудовой книжки заполнены полностью. Важно: вкладыш не является самостоятельным документом и недействителен без самой трудовой книжки. Если вы заводите новый вкладыш, он обязательно должен быть подшит к основной книжке.
Главные правила оформления и подшивки вкладыша
Роструд и нормативные акты устанавливают четкий порядок работы с вкладышами. Прежде чем брать в руки иголку и нитки, необходимо соблюсти ряд важнейших бюрократических требований:
- Сначала заполняем, потом подшиваем. По разъяснениям Роструда, категорически нельзя вшивать чистый бланк. Сначала следует заполнить ьный лист вкладыша, внести необходимую запись (штамп) в саму трудовую книжку, и только после этого подшивать вкладыш.
- Заверение подписями. Сведения на ьном листе вкладыша заверяются подписью самого работника, а также подписью специалиста кадровой службы компании.
- Исправления не допускаются. Все надписи от руки должны быть четкими и хорошо читаемыми. Если допущена ошибка на ьном листе, испорченный вкладыш уничтожается и заводится новый.
Как сделать отметку о выдаче вкладыша (Образец)
Одним из обязательных условий является проставление отметки о выдаче вкладыша в самой трудовой книжке.
На внутренней стороне трудовой книжки (на развороте) необходимо поставить специальный штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указать серию и номер вкладыша. Если такого штампа в организации нет, допускается вписать эту фразу от руки.
Куда ставить штамп?
Штамп целесообразнее ставить на странице, где указаны серия и номер самой трудовой книжки, а также Ф.И.О. работника. Это позволяет легко идентифицировать, к какой именно трудовой книжке относится вкладыш.
Образец записи:
На развороте трудовой книжки (вверху или внизу свободного места, где указаны реквизиты бланка) делается следующая запись:
Выдан вкладыш Серия ТК-III № 1234567
(Серия и номер обязательно должны соответствовать тем, что указаны на самом вкладыше).
Пошаговая инструкция: как физически вшить вкладыш
Вопрос о том, как именно прикрепить вкладыш к трудовой книжке, волнует многих кадровиков и предпринимателей. Порядком ведения и хранения трудовых книжек не предусмотрено жестких требований к способу сшивания (количеству стежков, цвету ниток и т.д.), однако сложилась общепринятая практика.
Шаг 1: Подготовка
Убедитесь, что вкладыш уже заполнен на ьном листе, а в трудовой книжке проставлен штамп с указанием его серии и номера.
Шаг 2: Выбор места для подшивки
Подшить вкладыш в трудовую книжку необходимо в самом конце, между последней страницей (разворотом) и задней обложкой трудовой книжки. Не нужно вшивать его в середину документа!
Шаг 3: Процесс сшивания
- Возьмите обычную иголку и прочные нитки (чаще всего используют нитки черного или белого цвета).
- Вставьте вкладыш между обложкой и последней страницей трудовой книжки.
- Прошейте документ насквозь в 2-3 местах вдоль линии сгиба (переплета). Обычно делают 3-4 стежка.
- Нити следует связать крепким узлом с внутренней стороны (между вкладышем и обложкой), чтобы они не мешали свободному перелистыванию страниц и не выпирали.
Почему важно именно вшивать? Скреплять вкладыш степлером, приклеивать скотчем или клеем категорически не рекомендуется. Это нарушает целостность документа и может привести к тому, что вкладыш будет утерян при активном использовании трудовой книжки. Вшивание нитками — самый надежный способ, который исключает риск утери вкладыша.
Что делать, если вкладышей несколько?
Если работник часто менял работу, и один вкладыш также закончился, заводится второй. Правила его оформления и подшивки абсолютно идентичны:
- Заполняется ьный лист нового вкладыша.
- В трудовую книжку (или в первый вкладыш, если в трудовой нет места) ставится следующий штамп: «Выдан вкладыш» Серия ТК-IV № 7654321.
- Новый вкладыш вшивается вслед за предыдущим (также в конце документа, перед задней обложкой).
Краткие итоги
Оформление вкладыша — ответственная процедура, требующая внимательности. Запомните три главных правила:
- Сначала заполнение и штамп, потом вшивание.
- Вшиваем только нитками в конец книжки, перед задней обложкой.
- Обязательно указываем серию и номер выданного вкладыша.
Соблюдение этих простых рекомендаций позволит вам избежать нарушений трудового законодательства и обеспечит сохранность документов работника.