Трудовая книжка, основной документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность гражданина. Со временем в ней заканчивается место для новых записей. В этом случае на помощь приходит вкладыш — специальный бланк, который является её неотъемлемой частью. Но его оформление и вшивание строго регламентированы. Давайте разберемся, как правильно сделать новый вкладыш в старую трудовую книжку в 2026 году.
Когда и зачем нужен вкладыш?
Вкладыш оформляется в строго определённой ситуации:
- Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов (например, раздела «Сведения о работе» или «Сведения об обучении»).
- При этом сама трудовая книжка (основной блок) ещё не заполнена полностью.
Важно: Вкладыш не является самостоятельным документом. Он «присоединяется» к основной книжке и ведётся в том же порядке.
Кто должен оформлять вкладыш?
Оформлением продолжения трудовой книжки занимается работодатель, у которого закончилось место для записей. Именно он:
- Приобретает бланк вкладыша установленной формы.
- Заполняет его.
- Вшивает в книжку.
- Заверяет своей печатью.
Пошаговая инструкция: как оформить и вшить вкладыш
Шаг 1: Проверка бланка
Перед заполнением кадровый работник должен убедиться, что вкладыш имеет установленную единую форму, утверждённую Постановлением Правительства РФ от № 225. Бланки старого образца (до 2023 года) и нового образца (с 2023 года) имеют отличия.
Шаг 2: Заполнение ьного листа вкладыша
Заполнение ьного листа вкладыша не отличается от заполнения ьного листа самой трудовой книжки. Указываются:
- ФИО работника.
- Дата рождения.
- Сведения о профессии (должности).
- Фактическая дата заполнения вкладыша (это важно! Ставить дату, когда вы его заполняете, а не дату выдачи первой книжки).
Шаг 3: Заполнение записей в самом вкладыше
Записи о приёме на работу, увольнении, переводе и т.д. вносятся в графы вкладыша в том же порядке и соответствии с правилами, что и в основную книжку. Указываются все обязательные реквизиты: наименование работодателя, дата, подпись, печать.
Шаг 4: Вшивание и отметка на ьном листе КНИЖКИ
Это ключевой и самый ответственный этап. После того как вкладыш заполнен, его необходимо:
- Вшить в трудовую книжку (обычно после последней заполненной страницы соответствующего раздела).
- На ьном листе самой трудовой книжки (не вкладыша!) необходимо поставить штамп с надписью «Выдан вкладыш».
- В этом штампе обязательно указать серию и номер выданного вкладыша.
Пример штамп: «Выдан вкладыш. Серия XX № 123456». Штамп заверяется печатью работодателя.
Шаг 5: Учёт
Оформленный вкладыш подлежит учту на предприятии как неотъемлемая часть трудовой книжки работника.
Ключевые правила и частые ошибки
- Дата на ьном листе вкладыша — это дата его заполнения, а не дата выдачи первой книжки.
- Вкладыш без штампа на ьном листе основной книжки считается недействительным.
- Запись о втором и последующих вкладышах также вносится на ьный лист основной трудовой книжки (в виде отметки о выданных вкладышах).
- Если при заполнении первого листа вкладыша допущена ошибка, бланк уничтожается и выписывается новый.
- Работодатель отвечает за вкладыш. В случае утраты трудовой книжки или вкладыша работодатель обязан завести новый документ на безвозмездной основе.
Новый образец с 2023 года: что изменилось?
С 1 января 2023 года применяются новые бланки трудовых книжек и вкладышей (форма № Т-2 и форма № Т-2В). Они имеют защитные элементы (голограммы, водяные знаки).
Что делать со старыми бланками? Неиспользованные бланки старого образца можно было использовать до 31 декабря 2024 года; С 2025 года должны применяться только новые бланки. Если у вас в 2026 году осталась старая (неиспользованная) трудовая книжка, её можно продолжать вести, но при необходимости дополнения — необходимо использовать вкладыш нового образца.
Краткий чек-лист для кадровика
- Определили, что все страницы одного раздела заполнены? → Нужен вкладыш.
- Взяли бланк нового образца (если с 2023 года) или старого, если он ещё законно используется?
- Заполнили ьный лист вкладыша, указав текущую дату.
- Внесли все необходимые записи о трудовой деятельности.
- Вшили вкладыш в книжку.
- Поставили на ьном листе ОСНОВНОЙ книжки штамп «Выдан вкладыш» с указанием его серии и номера.
- Заверили штамп печатью организации.
Оформление вкладыша в трудовую книжку — процедура, требующая внимательности и строгого следования инструкциям. Главное правило: вкладыш — это часть книжки, а не отдельный документ. Все действия с ним (покупка, заполнение, вшивание, отметки) осуществляет текущий работодатель. Неправильное оформление (отсутствие штампа, ошибка в дате) может привести к тому, что записи во вкладыше не будут учтены при расчёте стажа. Поэтому всегда сверяйтесь с актуальными редакциями Правил ведения и хранения трудовых книжек.
Статья подготовлена на основе анализа актуальных нормативных документов и кадровой практики по состоянию на май 2026 года.