Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Однако даже в самом объемном документе может закончиться свободное место, особенно в таких активных разделах, как «Сведения о работе». В таком случае на помощь приходит вкладыш в трудовую книжку. В этой статье мы подробно разберем, как правильно оформить, заполнить и вшить вкладыш нового образца, опираясь на актуальные требования законодательства на 2026 год.
Что такое вкладыш и когда он необходим?
Вкладыш — это юридическое дополнение к трудовой книжке, которое имеет равную с ней силу. Необходимость в его оформлении возникает тогда, когда в трудовой книжке заполняются все страницы одного из разделов (чаще всего это раздел «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях»).
Важно понимать ключевое правило: вкладыш без трудовой книжки недействителен. Он не является самостоятельным документом и существует только в связке с основной книжкой.
Объем и структура вкладыша
Форма вкладыша строго регламентирована законодательством. По объему вкладыш нового образца включает в себя:
- Сведения о работе — 12 разворотов;
- Сведения о награждениях — 5 разворотов.
Правила оформления вкладыша: пошаговая инструкция
Оформление вкладыша требует внимательности, так как любые ошибки могут привести к проблемам с расчетом стажа в будущем. Вкладыш заполняется и ведется работодателем (или уполномоченным им органом) в таком же порядке, что и сама трудовая книжка.
Шаг 1. Заполнение титульного листа
Оформление начинается с титульного листа. Здесь кадровику необходимо учитывать два важнейших нюанса:
- Дата заполнения. На титульном листе вкладыша ставится фактическая дата его заполнения, а не дата заведения самой трудовой книжки.
- Актуальные данные сотрудника. Во вкладыш вносятся те данные работника, которые действительны на настоящий момент времени. С момента заведения трудовой книжки у сотрудника могли измениться: фамилия, имя, отчество, уровень образования, профессия или специальность. Все эти изменения должны быть отражены на титульном листе вкладыша.
Шаг 2. Внесение записи о выдаче вкладыша в трудовую книжку
Согласно пункту 33 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, при выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке на ее титульном листе ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш», и указываются серия и номер вкладыша.
Что делать, если выдаете второй или последующий вкладыш? Запись о втором и последующем вкладыше нужно внести на титульный лист основной трудовой книжки (там же, где ставился первый штамп, если для этого осталось место, или на свободном пространстве титульного листа).
Шаг 3. Вшивание вкладыша
Традиционно вкладыш крепился к трудовой книжке путем вшивания. Эксперты рекомендуют следующий алгоритм: сначала необходимо заполнить титульный лист вкладыша, внести необходимую запись, после чего вшить вкладыш в конец трудовой книжки. Это позволяет избежать порчи бланка в процессе физического крепления.
Обязательно ли вшивать вкладыш в 2026 году?
Это один из самых частых вопросов у кадровиков. Согласно актуальным нормам (с 1 сентября 2021 года), вшивать вкладыш в трудовую книжку не обязательно. Порядком ведения и хранения трудовых книжек не предусмотрено жесткое требование о сшивании документов.
Однако, если вы желаете исключить риск утери вкладыша, вы можете вшивать его в трудовые книжки и после указанной даты. Большинство работодателей продолжают вшивать вкладыш между последней страницей трудовой книжки и задней обложкой для надежности.
Как вести записи во вкладыше?
Работодателю следует вносить записи во вкладыш в том же порядке и по тем же правилам, что и в саму трудовую книжку. Нумерация записей в разделе «Сведения о работе» вкладыша не начинается заново, а продолжает нумерацию, которая закончилась в трудовой книжке.
Учет вкладышей
Бланки вкладышей — это документы строгой отчетности. Работодатель обязан вести их учет, фиксируя поступление и выдачу бланков. При выдаче вкладыша работнику взимается плата в размере стоимости бланка (если иное не предусмотрено локальными актами или законодательством). В бухгалтерии выдача вкладыша отражается соответствующими проводками.
Краткие итоги
Оформление вкладыша — рутинная, но ответственная кадровая процедура. Чтобы избежать ошибок, всегда помните о главных правилах:
- Вкладыш оформляется только к трудовой книжке.
- Дата на титульном листе вкладыша — дата его фактического заполнения.
- Данные работника указываются актуальные на момент оформления.
- Обязательно ставится штамп «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера.
- Вшивать вкладыш не обязательно, но рекомендуется для сохранности документов.
Соблюдение этих простых рекомендаций позволит вам грамотно вести кадровый учет и обеспечить сохранность трудового стажа ваших сотрудников.