Обновлено: 21 мая 2026 года

Когда нужен вкладыш в трудовую книжку?

Вкладыш оформляется в следующих случаях:

• Если все страницы в разделе «Сведения о работе» основной трудовой книжки заполнены;
• При необходимости внесения дополнительных записей о трудовой деятельности, которых не хватает в основном документе;
• По заявлению работника, если он считает, что в трудовой книжке недостаточно места для записи о его трудовой деятельности;
• При утере или повреждении основного документа (в этом случае выдается дубликат с приложением вкладыша).

Важно! Вкладыш не выдается автоматически — его оформление инициируется работодателем или по заявлению работника.

Какие документы необходимы для оформления вкладыша?

Для правильного оформления вкладыша в трудовую книжку работодателю потребуются:

1. Бланк вкладыша, стандартный бланк установленной формы, который можно приобрести в специализированных магазинах канцелярских товаров или скачать в электронном виде (например, на сайте КонсультантПлюс или других правовых платформах).
2. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей — документ, в котором фиксируются все операции с трудовыми книжками и вкладышами. Образец заполнения можно скачать здесь.
3. Заявление работника (если инициатором является сам работник). Образец заявления также доступен для скачивания.
4. Приказ о выдаче вкладыша — внутренний документ организации, подтверждающий факт выдачи вкладыша.
5. Дубликат трудовой книжки (при утере или порче основного документа).

Пошаговая инструкция по оформлению вкладыша

Шаг 1. Проверка основания для выдачи вкладыша

Работодатель или кадровая служба проверяют, действительно ли в трудовой книжке работника заполнены все страницы в разделе «Сведения о работе». Если да, принимается решение о выдаче вкладыша.

Шаг 2. Заполнение титульного листа вкладыша

Титульный лист вкладыша заполняется аналогично титульному листу основной трудовой книжки. Укажите:

• Фамилию, имя, отчество работника;
• Дата рождения;
• Образование;
• Профессия или специальность;
• Дата заполнения вкладыша (указывается фактическая дата выдачи, а не дата создания трудовой книжки).

Пример:

Титульный лист вкладыша

Фамилия, имя, отчество: Иванов Иван Иванович

Дата рождения: 15 января 1985 г.

Образование: высшее

Профессия: менеджер по продажам

Дата заполнения вкладыша: 21 мая 2026 г.

Шаг 3. Внесение записи о выдаче вкладыша в основную трудовую книжку

В разделе «Сведения о работе» основной трудовой книжки делается следующая запись:

Выдан вкладыш в трудовую книжку

серия _____ № _____

Дата выдачи:

Основание: заполнены все страницы раздела «Сведения о работе»

Подпись работодателя: ______________

Печать (при наличии): ______________

Важно! Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (если она используется).

Шаг 4. Заполнение вкладыша

В самом вкладыше ведется запись о трудовой деятельности; Пример:

Сведения о работе

—

ООО «Альфа», г. Москва

Менеджер по продажам

Основание: приказ № 15 от

—

ООО «Бета», г. Санкт-Петербург

Старший менеджер по продажам

Основание: приказ № 23 от

Шаг 5. Вшивание вкладыша в трудовую книжку

Вкладыш должен быть аккуратно вшит между последним листом основной трудовой книжки и правой обложкой. Для этого:

1. Используйте прочную нить (лучше капроновую) и тонкую иглу;
2. Прошейте вкладыш по линии корешка, не повреждая страницы;
3. Закрепите нить узлом внутри обложки;
4. Убедитесь, что вкладыш плотно прилегает к основному документу.

Совет: Если вы не уверены в своих силах, обратитесь к специалисту по оформлению документов или в типографию.

Шаг 6. Регистрация в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей

Все выданные вкладыши должны быть зарегистрированы в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей. Укажите:

• ФИО работника;
• Номер и серию вкладыша;
• Дата выдачи;
• Подпись ответственного лица;
• Примечания (при необходимости).

Образец заполнения книги учета можно скачать здесь.

Образец оформленного вкладыша

Ниже представлен пример заполнения вкладыша в трудовую книжку:

Вкладыш в трудовую книжку

Фамилия, имя, отчество: Петров Петр Петрович

Дата рождения: 10 марта 1990 г.

Образование: среднее профессиональное

Профессия: электромонтер

Дата заполнения вкладыша:

Сведения о работе

—

ООО «Гамма», г. Казань

Электромонтер 3-го разряда

Основание: приказ № 45 от

—

ООО «Дельта», г. Казань

Электромонтер 4-го разряда

Основание: приказ № 12 от

Полный образец можно скачать на платформе КонсультантПлюс.

Ведение и хранение вкладыша

Правила ведения:

• Все записи должны быть четкими, без помарок и исправлений;
• Используйте только чернила черного, синего или фиолетового цвета;
• Не допускайте повреждений документа (перегибов, намокания, потери страниц);
• Вкладыш должен храниться вместе с основной трудовой книжкой;
• При увольнении работника вкладыш передается ему вместе с трудовой книжкой.

Хранение:

Вкладыш хранится:

• У работодателя, в сейфе или специальном месте для хранения документов;
• У работника, в месте, защищенном от повреждений;
• При ликвидации организации — передается в архив или правопреемнику;
• При утере — выдается дубликат с приложением нового вкладыша.

Что делать при утере вкладыша?

Если вкладыш утерян, работник должен:

1. Написать заявление на выдачу дубликата трудовой книжки с приложением вкладыша;
2. Предоставить документы, подтверждающие трудовую деятельность (трудовые договоры, приказы, справки с предыдущих мест работы);
3. Работодатель издает приказ о выдаче дубликата;
4. Оформляется новый вкладыш с записью о выдаче дубликата;
5. Все записи заверяются подписью и печатью.

Пример записи в дубликате трудовой книжки:

Дубликат трудовой книжки выдан в связи с утерей основного документа

Основание: заявление от , приказ № 78 от

В трудовую книжку вшит вкладыш серии _____ № _____

Ответственность за неправильное оформление вкладыша

Несоблюдение правил оформления вкладыша может привести к:

• Признанию записи недействительной;
• Отказу в подтверждении трудового стажа;
• Административной ответственности для работодателя (ст. 5.27 КоАП РФ);
• Проблемам при оформлении пенсии или других социальных выплат.

Рекомендация: При возникновении сомнений в правильности оформления обратитесь к юристу или специалисту по кадрам.

Полезные документы и образцы

Вы можете бесплатно скачать необходимые бланки и образцы:

• Бланк книги учета движения трудовых книжек и вкладышей
• Образец заполнения книги учета
• Образец заполнения вкладыша
• Образец заявления на выдачу вкладыша
• Образец приказа о выдаче вкладыша

Где искать: На сайтах КонсультантПлюс, ГАРАНТ, а также на официальных порталах государственных органов.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос 1. Можно ли оформить вкладыш задним числом?

Ответ: Нет. Дата заполнения вкладыша должна совпадать с датой его выдачи. Записи задним числом не допускаются.

Вопрос 2. Нужно ли заверять вкладыш печатью?

Ответ: Печать не является обязательной, но если организация использует печать, она должна быть поставлена на титульном листе вкладыша и на записи о выдаче в основной трудовой книжке.

Вопрос 3. Можно ли выдать вкладыш без заявления работника?

Ответ: Да, если инициатором является работодатель (например, при заполнении всех страниц в трудовой книжке). Однако работник должен быть уведомлен о выдаче вкладыша.

Вопрос 4. Что делать, если вкладыш испорчен?

Ответ: Необходимо оформить дубликат трудовой книжки с приложением нового вкладыша. Все записи переносятся из старого документа.

Вопрос 5. Можно ли использовать электронную трудовую книжку вместо вкладыша?

Ответ: Нет. Вкладыш оформляется только для бумажной трудовой книжки. Электронная трудовая книжка ведется в электронном виде и не требует вкладыша.

Оформление вкладыша в трудовую книжку — важная процедура, которая требует внимательности и соблюдения установленных правил. Неправильное оформление может привести к серьезным последствиям для работника и работодателя.

Следуйте нашей пошаговой инструкции, используйте утвержденные бланки и образцы, и не забывайте регистрировать вкладыш в установленных документах. Только так вы сможете избежать ошибок и обеспечить правильное ведение трудовой документации.

Помните: Трудовая книжка и вкладыш — это официальные документы, подтверждающие трудовой стаж. Берегите их и храните в надлежащих условиях!

Если у вас остались вопросы или нужны дополнительные разъяснения, обратитесь к специалисту по кадрам или к юристу.