С 1 января 2024 года в России действует новая система ведения трудовых книжек. Основное изменение — переход на электронную трудовую книжку (ЭТК), которая хранится в базе данных Социального фонда России (СФР). Однако на практике бумажный документ ещё часто используется, и при его заполнении может потребоваться вставка нового вкладыша. Эта статья объясняет, когда и как правильно его заполнить.
Что такое вкладыш в трудовую книжку и зачем он нужен?
Вкладыш — это дополнительный лист стандартного формата, который вклеивается в основную книжку. Он служит для:
- Заполнения записей, когда основная книга заполнена (обычно после 20-25 записей).
- Внесения исправлений или уточнений в ранее сделанные записи (в случаях, предусмотренных законом).
- Оформления записей о работе в организациях, которые не вели книжку самостоятельно (например, при переводе из другой страны).
Важно: вкладыш является неотъемлемой частью трудовой книжки. Без него запись считается недействительной.
Когда требуется новый вкладыш?
Ситуации, требующие использования нового вкладыша:
- Заполнение основной книги. Когда в книжке не осталось свободных страниц для новой записи.
- Исправление ошибок. Если в ранее заполненной записи обнаружена техническая ошибка (опечатка в дате, должности, ФИО), её нельзя зачеркнуть. Вместо этого на вкладыше делается новая правильная запись, а старая помечается как «недействительна» с указанием причины и подписью ответственного лица.
- Восстановление утерянных записей. При утере части страниц или всей книги, на основании документов из архива работодателя или СФР восстанавливаются записи на новых вкладышах.
Кто и как заполняет вкладыш? Пошаговая инструкция
Заполнением занимается кадровый специалист (отдел кадров, HR) работодателя. Алгоритм действий:
Шаг 1: Подготовка
- Взять чистый, неиспользованный вкладыш стандартного образца.
- Подготовить документы-основания: приказ о приеме/увольнении, трудовой договор, справку из СФР (при необходимости).
Шаг 2: Нумерация и скрепление
На вкладыше проставляется:
- Номер страницы — продолжает нумерацию основной книги (например, если последняя запись была на стр. 24, то вкладыш будет стр. 25).
- Номер вкладыша (если их несколько) — например, «Вкладыш №1 к стр. 25».
Вкладыш аккуратно вклеивается на последнюю свободную страницу основной книги или на специальный лист для вкладышей (если он предусмотрен).
Шаг 3: Заполнение реквизитов
Заполняется по тому же образцу, что и основная страница трудовой книжки:
- Дата записи — дата события (приема, перевода, увольнения).
- Наименование организации — полное официальное название.
- Подразделение (если есть).
- Должность, специальность, профессия — с учетом квалификации.
- Основание — номер и дата приказа (или иного документа).
- Подпись ответственного лица — обычно начальника отдела кадров или уполномоченного сотрудника.
- Расшифровка подписи, ФИО.
- Печать организации (если используется).
Шаг 4: Особые случаи
Если вкладыш используется для исправления ошибки, то:
- На старую (ошибочную) запись ставится штамп или надпись: «Недействительно».
- Указывается причина: «Исправлена в связи с технической ошибкой».
- Ставится дата исправления, подпись и печать.
- Новая, правильная запись, делаеться на вкладыше.
Важные нюансы и частые ошибки
- Нельзя заполнять вкладыш карандашом. Только чернилами (синие или черные), разборчивым почерком.
- Нельзя оставлять пустые строки. Если часть строки не требуется, её нужно прочеркнуть «——».
- Нельзя использовать корректирующую жидкость. Любые исправления делаются только через новую запись на вкладыше с пометкой о недействительности старой.
- Вкладыш не должен «торчать». Он должен ровно вклеиваться, не нарушая целостности книги.
- При увольнении запись на вкладыше должна содержать точную формулировку основания (статья ТК РФ, пункт приказа).
Электронная трудовая книжка и вкладыши
С 2024 года основным видом является электронная трудовая книжка в личном кабинете на портале Госуслуг или сайте Социального фонда. Все записи работодатель обязан направлять в СФР в электронном виде.
Но что делать с бумажной книжкой? Если у работника на руках осталась старая бумажная книжка:
- Работодатель продолжает в неё вносить записи на бумажном носителе (в т.ч. на вкладышах) до её полного заполнения.
- Одновременно вся информация должна быть передана в СФР для занесения в ЭТК.
- При увольнении работник может получить выписку из ЭТК на бумаге, но это не замена трудовой книжке, а её дубликат.
Краткий чек-лист для кадровика:
- Определили необходимость вкладыша (нет места, ошибка, восстановление).
- Взяли чистый вкладыш, пронумеровали.
- Вклеили аккуратно, без пузырей.
- Заполнили все поля разборчиво, без исправлений.
- Поставили подпись, расшифровку, печать.
- При исправлении — пометили старую запись как «Недействительно».
- Сделали копию для архива.
Примечание: Данная статья носит информационно-справочный характер. Для решения конкретных ситуаций всегда обращайтесь к актуальным нормативным актам (Трудовой кодекс РФ, Постановление Правительства РФ № 891н) или консультируйтесь с юристом по трудовому праву.