Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих трудовой стаж, опыт работы и право на социальные выплаты․ С 1 января 2023 года в России введён новый образец трудовой книжки и соответствующий ей вкладыш․ В статье разберём, в каких случаях нужен именно вкладыш, а когда следует оформить новую трудовую книжку, а также как правильно оформить и исправить ошибки․

Что такое вкладыш в трудовую книжку?

Вкладыш – это отдельный бланк, который вшивается в уже существующую трудовую книжку, когда в ней заканчиваются свободные страницы разделов «Сведения о работе» (12 разворотов) или «Сведения о награждениях» (5 разворотов)․ С 2023 года вкладыши выпускаются в новом формате, утверждённом приказом Минтруда РФ № 320н от ․

• Объём вкладыша: 36 внутренних страниц (12 разворотов для сведений о работе + 5 разворотов для награждений)․
• Формат: листы из плотного бумажного материала, покрытого защитным слоем, что обеспечивает долговечность записи․
• Назначение: дополнить уже существующую книжку, а не заменить её․

Когда нужен новый образец трудовой книжки?

Новая трудовая книжка (образец, действующий с ) обязательна в следующих случаях:

1. У работника отсутствует трудовая книжка (утеряна, повреждена, изъята работодателем)․
2. Трудовая книжка полностью заполнена и в неё невозможно вшить новый вкладыш (все страницы разделов израсходованы)․
3. Работник отказывается от бумажного варианта и переходит на электронный документ (в этом случае бумажная книжка не требуется)․
4. Работодатель решает заменить старый образец (до 2023 г․) на новый, чтобы избежать проблем с признанием записей в будущих проверках․

Как оформить вкладыш в трудовую книжку?

Оформление вкладыша регулируется теми же правилами, что и заполнение основной трудовой книжки․ Основные требования:

• Запись делается чёрными чернильными ручками (не маркерами, не карандашами)․
• Все поля должны быть заполнены без пропусков, в т․ч․ дата начала и окончания работы, наименование организации, должность, размер заработной платы и др․
• Записи подписываются руководителем организации и ставится печать․
• Вкладыш вшивается в книжку в том месте, где закончились свободные страницы соответствующего раздела․

Пример оформления вкладыша (2026 год):

Дата начала работы: 
Дата окончания работы: 
Наименование организации: ООО "Пример"
Должность: бухгалтер
Размер заработной платы: 80 000 руб․
Подпись руководителя: ___________________
Печать организации

Как исправить ситуацию, когда работнику выдали только вкладыш без основной книжки?

Если при приёме на работу у сотрудника отсутствует сама трудовая книжка, а выдан только вкладыш, такой документ считается недействительным․ Для исправления необходимо:

1. Составить акт о факте отсутствия трудовой книжки (пример 1)․ В акте фиксируется, что у работника нет основной книжки․
2. В том же акте указать, что работник уведомлён о последствиях отсутствия надлежащей трудовой книжки и о необходимости оформить новую․
3. Работодатель выдаёт работнику новую трудовую книжку (нового образца) и вносит в неё первую запись о приёме․
4. Если вкладыш уже был заполнен, его переносить в новую книжку нельзя․ Записи из вкладыша следует повторить в новой книжке, а старый вкладыш уничтожить․

Таким образом, сотрудник будет официально поставлен в известность о том, что без основной книжки вкладыш не имеет юридической силы․

Правовые основы

Основные нормативные акты, регулирующие трудовые книжки и вкладыши:

• Приказ Минтруда России от № 320н – утверждение нового образца трудовой книжки и вкладыша․
• Приказ Минфина РФ от № 117н – порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша․
• Трудовой кодекс РФ (ст․ 65, 66) – общие положения о ведении трудовых книжек․

Сравнительная таблица: новый вкладыш vs․ новая трудовая книжка

Практические рекомендации для работодателей

• Проверяйте наличие основной трудовой книжки у каждого нового сотрудника при приёме․
• Если книжка отсутствует, выдавайте сразу новую (нового образца) и фиксируйте факт в акте․
• При заполнении вкладыша строго соблюдайте требования к шрифту, чернилам и подписи․
• Храните копии актов и заявлений в кадровом деле – они могут понадобиться в проверках․
• Обучайте кадровый персонал правилам работы с новыми бланками (вкладышами и книжками)․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Можно ли использовать старый образец трудовой книжки после 2023 года?

Да, старый образец остаётся действительным до момента его износа, потери или полного заполнения․ Однако рекомендуется переходить на новый образец, чтобы избежать проблем при проверках․

Вопрос: Что делать, если вкладыш был выдан, но в книжке уже нет свободных страниц?

В таком случае необходимо оформить новую трудовую книжку․ Записи из вкладыша следует перенести в новую книжку, а старый вкладыш уничтожить․

Вопрос: Можно ли оформить электронную трудовую книжку вместо бумажной?

Да, если работник не подал заявление об отказе от бумажного варианта, допускается одновременное использование электронного и бумажного документов․ При желании перейти полностью на электронный формат – требуется оформить соответствующее заявление․

Вопрос: Кто несёт ответственность за правильность заполнения вкладыша?

Ответственность несёт работодатель (руководитель организации) за корректность записей и их подпись, а также кадровый специалист за соблюдение нормативных требований․

С 2023 года в России введён новый образец трудовой книжки и соответствующий ей вкладыш․ Выбор между «вкладышем» и «новой книжкой» зависит от наличия основной книги, её состояния и количества свободных страниц․ При отсутствии основной книжки или её полной заполненности необходимо оформить новую трудовую книжку, а вкладыш использовать только как дополнение к уже существующей․ Соблюдение правовых требований и правильное оформление документов гарантируют их юридическую силу и защиту прав работников․

Помните: правильное ведение трудовой книжки – залог безболезненного получения пенсии, социальных выплат и подтверждения профессионального опыта․