Вопрос о необходимости вшивания вкладышей в трудовую книжку часто ставится как сотрудниками, так и работодателями. Ответ на него зависит от актуальных нормативных актов, а также от практики кадрового учёта. Ниже разберём, что предписывает закон, какие изменения произошли в 2021‑2026 годах, и как правильно оформить вкладыш, если он всё же понадобится.

Что такое вкладыш в трудовую книжку?

Вкладыш – это отдельный лист, который при необходимости вставляется в трудовую книжку, чтобы добавить новые записи, когда все свободные поля в одном из разделов (рабочая деятельность, стаж работы, увольнение и т.п.) закончились. Вкладыш считается неотъемлемой частью трудовой книжки, но его вшивание в книгу не является обязательным.

Нормативная база

• Федеральный закон «О труде» (№ 81‑ФЗ, 1975 г.) – основной документ, регулирующий трудовые отношения. В нём закреплена форма трудовой книжки, но требования к вшиванию вкладышей не прописаны.
• Постановление Правительства РФ от  № 225 – в 2003 г. было введено правило о вшивании вкладышей. Однако это постановление утратило силу с 1 сентября 2021 г. (см. Постановление Правительства РФ от  № 225).
• Приказ Минтруда России от 1 сентября 2021 г. № 320н «Порядок ведения и хранения трудовых книжек» – новый порядок, который заменил старый. В нём не содержится требование о вшивании вкладышей. Пункт 32 указывает, что вкладыш оформляется, если в трудовой книжке полностью заполнены страницы одного из разделов, но вшивание не является обязательным.
• Разъяснения государственных органов (2022‑2026 г.) – в официальных разъяснениях, опубликованных на порталах «Онлайн‑инспекторы», «КонсультантПлюс» и других, подчёркивается, что закон не обязывает вшивать вкладыши, а только требует, чтобы они были «неотъемлемой частью» трудовой книжки.

Когда оформляется вкладыш?

Вкладыш оформляется в следующих случаях:

1. Все поля в одном из разделов трудовой книжки (рабочая деятельность, стаж работы, увольнение и т.п.) заполнены.
2. Необходимо внести новые записи, но в книге нет свободных строк.

Если в книге ещё есть свободные места, то вшивание вкладыша не требуется.

Как правильно оформить вкладыш?

Ниже приведён пошаговый алгоритм оформления вкладыша по актуальному порядку (№ 320н).

1. Подготовка вкладыша – лист формата A4, обычно с надписью «ВКЛАДЫШ» в верхней части. На него пишутся сведения о работнике (ФИО, дата рождения, серия и номер трудовой книжки, дата выдачи).
2. Заполнение разделов – в вкладыш вписываются новые записи в соответствии с разделами, которые закончились в основной книге (рабочая деятельность, стаж, увольнение и т.п.).
3. Подпись и печать – внизу вкладыша ставится подпись руководителя (или уполномоченного лица) и печать организации.
4. Вшивание (необязательно) – если руководитель решает вшить вкладку, то это делается при помощи скотча или клея, но важно не повредить книгу. Важно, чтобы вшивка не нарушала целостность страниц.
5. Регистрация – в большинстве случаев в системе кадрового учёта регистрируется только серия и номер трудовой книжки, а не вкладыша. В случае вшивания в книгу на странице «Выдан вкладыш» указывается серия и номер вкладыша.

Образец записи вкладыша

Вкладка должна содержать следующую информацию (пример, 2026 г.):

• ФИО сотрудника
• Дата рождения
• Серия и номер трудовой книжки
• Дата выдачи вкладыша
• Разделы, в которые вносится информация (например, «Рабочая деятельность»)
• Сведения о новой работе, стаже, увольнении и т.п.
• Подпись руководителя и печать организации

Практические рекомендации

• Если в компании принято вшивать вкладыши, обязательно соблюдайте аккуратность, чтобы не повредить книгу.
• В случае сомнений, проконсультируйтесь с кадровым специалистом или юристом.
• Храните оригиналы вкладышей отдельно от трудовой книжки (если не вшиваете), чтобы избежать потери информации.
• При сдаче трудовой книжки в органы труда обязательно предоставьте все вкладыши, даже если они не вшиты.

В соответствии с Приказом Минтруда России № 320н от 1 сентября 2021 г. вшивание вкладышей в трудовую книжку не является обязательным. Вкладыш оформляется, когда в одном из разделов книги закончились свободные строки, но его вшивание остаётся на усмотрение работодателя. При этом вкладыш считается неотъемлемой частью трудовой книжки, и его наличие должно быть подтверждено подписью руководителя и печатью организации.

Таким образом, если в вашей трудовой книжке есть свободные места – вкладыш не нужен. Если же места закончились, оформите вкладыш, а вшивание – по желанию работодателя.

Ссылки на источники

• Федеральный закон «О труде» (№ 81‑ФЗ, 1975 г.)
• Постановление Правительства РФ от  № 225 (с 1 сентября 2021 г. утратило силу)
• Приказ Минтруда РФ от 1 сентября 2021 г. № 320н «Порядок ведения и хранения трудовых книжек»
• Разъяснения «Онлайн‑инспекторы» (2022‑2026 г.)
• Портал «КонсультантПлюс» – раздел «Вкладыш в трудовую книжку»

Если у вас остались вопросы, обратитесь к специалисту по кадровому учёту или в отдел кадров вашей организации.