В процессе трудовой деятельности многие работники сталкиваются с тем, что свободное место в их основном документе о стаже заканчивается. Чаще всего это происходит в разделе «Сведения о работе», так как именно он заполняется активнее всего. В таком случае на помощь приходит специальный дополнительный бланк. Итак, вкладыш в трудовую книжку это — неотъемлемая часть трудовой книжки, которая оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и основной документ, и служит для продолжения записей при заполнении всех страниц одного из разделов.
Когда и зачем выдается вкладыш?
Согласно действующим правилам, если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, трудовую книжку необходимо дополнить вкладышем. Важно понимать ключевые особенности этого документа:
- Недействительность без трудовой книжки. Сам по себе, отдельно от трудовой книжки, вкладыш не имеет юридической силы. Он является исключительно дополнением к основному документу.
- Бланк строгой отчетности. Вкладыш является бланком строгой отчётности, поэтому закупать их и вести их учёт обязан именно работодатель.
Новые правила: вшивать или не вшивать?
Один из самых частых вопросов у кадровиков — нужно ли обязательно вшивать вкладыш в трудовую книжку? Ответ зависит от того, какие нормативные акты применять:
- Старые правила (до сентября 2021 года) прямо предписывали: вкладыш вшивается в трудовую книжку.
- Новые правила (с 1 сентября 2021 года, согласно приказу Минтруда России от № 320н). Порядком 320н требование об обязательном вшивании вкладыша не предусмотрено. С этой даты вшивать его необязательно.
Однако на практике большинство специалистов кадровой службы предпочитают по-прежнему вшивать вкладыш. Делается это для того, чтобы исключить риск утери документа. Поскольку вкладыш без трудовой книжки недействителен, его отделение может привести к серьезным проблемам при подтверждении стажа. Полагаем, что вшивание не будет нарушением, так как вкладыш остается неотъемлемой частью трудовой книжки.
Как оформить вкладыш в трудовую книжку?
При внесении записей во вкладыши трудовых книжек проблемных моментов возникать не должно, поскольку Правилами установлено: вкладыш заполняется аналогично заполнению трудовой книжки. Рассмотрим основные шаги:
Выдача и отметка в трудовой книжке
Вкладыш заполняется тем работодателем, во время работы у которого полностью использованы страницы одного из разделов. При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке делается специальная отметка. На ьном листе трудовой книжки (или внутри обложки) пишется: «Выдан вкладыш в трудовую книжку», указываются серия и номер вкладыша. Эта запись может быть сделана от руки или с помощью штампа.
Заполнение ьного листа
Заполнение ьного листа у трудовой книжки и вкладыша не отличается. На ьном листе вкладыша указываются:
- Фамилия, имя, отчество работника;
- Дата рождения;
- Образование, профессия, специальность;
- Дата заполнения вкладыша;
- Подписи работника и лица, ответственного за ведение трудовых книжек;
- Печать работодателя (при наличии).
Заполнение разделов
Как уже упоминалось, нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию основного документа. Например, если последняя запись о работе в трудовой книжке была под номером 15, то во вкладыше первая запись будет иметь номер 16. Правила внесения сведений о приеме, переводе и увольнении остаются абсолютно теми же.
Образец вкладыша нового образца
С 1 января 2023 года применяется вкладыш в трудовую книжку нового образца, утвержденный приказом Минтруда России от № 320н. Если вы ведете документацию в 2026 году, вам следует использовать именно этот бланк. Внешне и по структуре он аналогичен прежнему, но имеет обновленную степень защиты и новые реквизиты.
Учет бланков вкладышей
Поскольку вкладыш является бланком строгой отчетности, работодатель обязан обеспечить правильный учет как их поступления, так и выдачи сотрудникам. Учет ведется в специальных книгах учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Приобретение бланков осуществляется работодателем за свой счет.
Что делать при обнаружении ошибок?
Если обнаружена неверная запись в трудовой книжке или во вкладыше, но уже оформлено увольнение сотрудника, порядок исправления зависит от раздела, в котором допущена ошибка. Исправления вносятся по месту работы, где была внесена неверная запись, либо по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. В разделе «Сведения о работе» неверная запись зачеркивается не может, она признается недействительной путем внесения соответствующей записи с новым порядковым номером.
Трудовая книжка, главный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. Когда в ней заканчивается место, вкладыш становится единственным законным способом продолжить ведение этого важного документа. Главное правило для кадровиков, оформлять и вести вкладыш строго в том же порядке, что и саму трудовую книжку, не забывать делать отметку о его выдаче на основном бланке и надежно скреплять их вместе во избежание утери.