Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность сотрудника. Когда в ней заканчиваются страницы, в неё вшивают вкладыш, который становится её неотъемлемой частью. Вопросы: кто покупает вкладыш, как его регистрировать, как отражать расходы в бухгалтерии, какие документы нужны – все это регулируется законодательством и практикой бухгалтерского учёта.
Кто покупает вкладыш?
Согласно Постановлению Правительства РФ от N 225 и Постановлению Минтруда от № 320н, вкладыши в трудовую книжку должен приобретать работодатель. Приём на работу не является обязательным моментом покупки – работодатель обычно закупает их заранее, чтобы иметь запас для всех сотрудников.
Кто оплачивает?
- Приобретение вкладышей – расход работодателя.
- Согласно КВР 244 (Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд) и КОСУ 349 (Увеличение стоимости прочих материальных запасов однократного применения), эти расходы отражаются в бухгалтерском учёте как затраты на бланки строгой отчетности.
Как регистрировать вкладыш при приёме на работу?
Начиная с 1 сентября 2021 г. вшивать вкладыш в трудовую книжку не обязательно. Однако, даже если вкладыш не вшивается, его наличие должно быть учтено в учётной системе.
Обязательные документы
- Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей – обязательный документ для всех работодателей. В ней фиксируются:
- Дата выдачи трудовой книжки или вкладыша.
- Серия и номер трудовой книжки/вкладыша.
- ФИО сотрудника, дата начала работы.
- Состояние документа (полностью заполнена, вшит вкладыш, уничтожен).
- Приходно-расходная книга по учёту бланков трудовой книжки и вкладышей – в ней фиксируются фактические расходы на закупку и уничтожение бланков.
- Журнал учёта движений трудовых книжек – ведётся в отделе кадров. В нём отражаются все операции с трудовыми книжками и вкладышами, включая выдачу, возврат, уничтожение.
Пошаговый пример оформления вкладыша
Приобретение – работодатель заказывает вкладыш у официального поставщика. В счёте указывается серия и номер.
Регистрация в приходно-расходной книге – в строке «Приобретение бланков трудовой книжки и вкладышей» указываем:
- Дата
- Серия и номер вкладыша
- Кол-во
- Сумма
Внесение в книгу учёта движения – в таблицу добавляем запись:
- Дата выдачи
- Серия и номер трудовой книжки
- ФИО сотрудника
- Состояние (вшит вкладыш / не вшит)
Вшивание (если требуется) – если работодатель решает вшить вкладыш, он делает это в соответствии с инструкцией Постановления Минтруда № 320н. На титульном листе ставится штамп «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера.
Утилизация испорченного вкладыша – при уничтожении бланка фиксируем в журнале учёта движений: дата, серия, номер, причина уничтожения. В приходно-расходной книге отмечаем расход по статье «Утилизация бланков».
Как учесть расходы в бухгалтерии?
Для бухгалтерского учёта применяются следующие статьи:
- КВР 244 – Прочая закупка товаров, работ и услуг – отражает стоимость приобретения бланков трудовой книжки и вкладышей.
- КОСУ 349 – Увеличение стоимости прочих материальных запасов однократного применения – учитывает рост стоимости запасов, которые не являются оборотными.
- При уничтожении бланков можно использовать статью КВР 245 – Расходы на уничтожение материальных запасов (если такая статья предусмотрена в планах счетов).
Пример записи в бухгалтерском учёте:
Дт 244.0 – 123 456 руб. Кт 60.0 – 123 456 руб.
При уничтожении:
Дт 245.0 – 12 345 руб. Кт 60.0 – 12 345 руб.
Что изменилось с 2021 года?
С 1 сентября 2021 г. вшивание вкладыша в трудовую книжку стало необязательным. Это означает:
- Работодатель может хранить вкладыш отдельно, но он должен быть учтен в книге учёта.
- При отсутствии вкладыша в трудовой книжке, в журнале учёта фиксируется факт его выдачи.
- Если вшивание всё же производится, то в журнале указывается дата, серия и номер вкладыша, а также штамп «Выдан вкладыш».
Порядок ведения учёта
- Ведение книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей – обязательное требование.
- Ведение приходно-расходной книги по учёту бланков трудовой книжки и вкладышей – обязательное требование.
- Ведение журнала учёта трудовых книжек – обязательное требование для кадрового отдела.
Практический шаблон записи
Ниже приведён пример таблицы, которую можно использовать в Excel или в бумажном виде.
| № | Дата выдачи | Серия | Номер | ФИО сотрудника | Состояние | Комментарий |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | АА | 123456 | Иванов Иван Иванович | Вшит вкладыш | Штамп: «Выдан вкладыш» | |
| 2 | АА | 123457 | Петров Петр Петрович | Не вшит (выдан отдельно) | Вкладыш хранится в отделе кадров |
Как хранить вкладыш, если он не вшивается?
Если работодатель решает хранить вкладыш отдельно, он должен:
- Сохранять его в собственном архиве кадрового отдела.
- Вести отдельную запись в журнале учёта: дата выдачи, серия, номер, ФИО сотрудника.
- При необходимости вшивания в будущем, оформлять соответствующее заявление и штамп.
Что делать при уничтожении вкладыша?
Уничтожение бланков (трудовых книжек и вкладышей) возможно только после выполнения всех обязательных записей в учётных документах. При уничтожении фиксируем:
- Дата уничтожения.
- Серия и номер.
- Причина (например, испорченный, потерян).
- Подпись ответственного лица.
В приходно-расходной книге отражаем расход по статье «Утилизация бланков».
- Вкладыши в трудовую книжку покупает работодатель и оплачивает его.
- Начиная с 2021 г. вшивание вкладыша необязательно, но его наличие должно быть учтено.
- Обязательное ведение книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей и приходно-расходной книги.
- Расходы на бланки отражаются по КВР 244 и КОСУ 349.
- При уничтожении бланков – запись в журнале и отражение в бухгалтерии.
- Соблюдайте требования Постановления Минтруда № 320н и Постановления Правительства РФ от N 225.
Следуя этим правилам, вы обеспечите правильный учёт вкладышей в трудовых книжках, соблюдение законодательства и прозрачность бухгалтерского учёта.