С 1 января 2023 года в России вводятся трудовые книжки нового образца и соответствующие вкладыши. Это изменение связано с обновлённым приказом Минтруда России № 320н от 19 мая 2021 г. Вкладыш, это дополнительный документ, который закрепляет сведения о трудовой деятельности, когда в основной части трудовой книжки уже нет свободных страниц. Ниже вы найдёте подробное руководство по всем аспектам работы с вкладышами нового образца.
Что такое вкладыш в трудовую книжку?
- Дополнительный документ, который не может существовать как отдельный. Он признаётся действительным только в составе трудовой книжки.
- Каждый вкладыш имеет свой номер и серию, которые обязательно указываются на ьной странице.
- Формат: 80 × 125 мм, 18 страниц (внутренний раздел) и 36 страниц в общей сложности, включая ьный лист.
- Бланк соответствует образцам, утверждённым приказом Минтруда России, и соответствует требованиям ГОСТ.
Когда нужен вкладыш?
- Когда в основной части трудовой книжки (три серии) не хватает места для новых записей.
- При необходимости дополнить запись о трудовой деятельности, если в основной части уже заполнены все страницы.
- При выдаче дубликата трудовой книжки, если оригинал был утрачен, но в компании ещё остались неиспользованные бланки старого образца.
Как выглядит вкладыш?
Вкладыш нового образца имеет следующий внешний вид:
- ьный лист с надписью «ВКЛАДЫШ В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ» и полями для указания серии, номера, даты выдачи и подписи работодателя.
- Внутренний раздел из 18 страниц, каждая из которых содержит таблицу для записи сведений о трудовой деятельности.
- Надпись «Дубликат» в правом верхнем углу первой страницы, если вкладыш выдан в качестве дубликата.
Как оформить вкладыш?
Согласно пунктам 35 и 45 Порядка 320н, оформление вкладыша проходит в несколько этапов:
- Получение бланка — бланк можно заказать в специализированных магазинах или получить в отделе кадров.
- Заполнение данных:
- Серия и номер вкладыша.
- Дата выдачи.
- ФИО работника.
- Должность, место работы.
- Сведения о трудовой деятельности (дата начала работы, должность, оклад и т;д.).
- Подпись работодателя и печать организации.
- Передача вкладыша работнику в составе трудовой книжки.
Важно: все надписи от руки должны быть четкими и без исправлений. Любые изменения вносятся только в соответствии с правилами и с новой надписью «Исправлено».
Где получить вкладыш?
- В отделе кадров вашей организации (если у вас есть собственный отдел кадров).
- В специализированных магазинах, продающих бланки трудовых книжек и вкладыши.
- Через официальные сайты Минтруда России или региональных органов трудовой инспекции.
Правила хранения и использования
- Вкладыш хранится в трудовой книжке и не может быть выдан отдельно.
- При необходимости дополнения трудовой книжки вкладыш выдается независимо от того, какой образец трудовой книжки у работника.
- Если в компании остались неиспользованные бланки старого образца, их можно использовать до тех пор, пока они есть в наличии. После их исчерпания необходимо перейти на бланки нового образца.
Дубликаты вкладышей
Если вкладыш был утрачен или пришёл в негодность, работник имеет право на получение дубликата в течение 15 дней после заявления. В случае осложнения сроки могут быть продлены. Дубликат выдается с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу первой страницы и с указанием новой даты выдачи.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли использовать старый бланк вкладыша? Нет, вкладыш нового образца должен быть выдан на бланке, утверждённом приказом Минтруда России № 320н.
- Что делать, если в компании закончились бланки нового образца? Закажите новые бланки в ближайшем специализированном магазине или через официальные поставщики.
- Можно ли исправить ошибку в заполненном вкладыше? Нет, исправления не допускаются. В случае ошибки необходимо оформить новый вкладыш.
- Как узнать номер и серию вкладыша? Эти данные указываются на ьном листе вкладыша. Если они не указаны, запросите у работодателя.
- Можно ли использовать вкладыш в трудовой книжке другого образца? Да, вкладыш выдается независимо от образца трудовой книжки, но он должен быть нового образца.
Вкладыши в трудовые книжки нового образца — это важный инструмент учета трудовой деятельности, который обеспечивает законность и полноту записей в трудовой книжке. Следуя приведённым рекомендациям, вы сможете правильно оформить, использовать и хранить вкладыши, а также своевременно получать дубликаты в случае необходимости.