Вкладыш в трудовую книжку — это отдельный лист, который используется, когда все графы в основной книге заполнены, но необходимо внести новые сведения о трудовом стаже, должности, заработной плате и пр. С 2021 г. действуют новые правила, закрепленные Приказом Минтруда России № 320н. В этой статье мы разберём пошаговый порядок оформления и подшивания вкладыша, приведём образцы заполнения и расскажем о частых ошибках;
Что такое вкладыш и зачем он нужен?
- Вкладыш — дополнительный лист, который можно добавить к трудовой книжке при необходимости.
- Он позволяет вести учёт трудового стажа без переписывания всей книги.
- Вкладыш может быть использован многократно; ограничений по количеству нет.
Законодательная база
Основные нормативные акты, регулирующие оформление вкладыша:
- Приказ Минтруда России от № 320н — содержит краткую инструкцию по оформлению вкладыша.
- Постановление Правительства РФ от № 225 — было отменено 1 сентября 2021 г., но в нём было прописано обязательное вшивание вкладыша.
- Пункт 39 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утвержденных постановлением Правительства РФ № 225) — обязывает ставить штамп «Выдан вкладыш».
В Приказе 320н не указана обязательность вшивания, но в практике сохраняется традиция подшивать вкладыш и ставить штамп, чтобы обеспечить надёжность документа.
Что понадобится для оформления вкладыша
- Бланк титульного листа вкладыша (можно скачать с официального сайта Минтруда).
- Штамп «Выдан вкладыш» (с указанием серии и номера вкладыша).
- Копия трудовой книжки (для сверки данных).
- Пенал, линейка, бумага формата А4.
Пошаговый порядок оформления
- Подготовка титульного листа вкладыша.
- Заполните поля: серия и номер вкладыша, дата выдачи, ФИО работника, должность, место работы.
- Укажите, что это «Вкладыш» (наименование в верхней части).
- Заполнение вкладыша.
- Заполните все графы, которые ещё не заполнены в основной книге (дата начала работы, должность, оклад и т.д.).
- Если в основной книге уже есть запись о работе, но нужно добавить новый период, укажите его в новом вкладыше.
- Подшивание вкладыша к трудовой книжке.
- Выберите свободный лист в трудовой книжке (обычно в конце). Вставьте вкладыш, закрепив его клеем или скобками.
- Если вы хотите оставить вкладку открытой, можно использовать скобки.
- Поставьте штамп «Выдан вкладыш».
- На первом листе трудовой книжки, где находятся основные записи, проставьте штамп с надписью «Выдан вкладыш».
- В штампе обязательно укажите серию и номер вкладыша, а также дату выдачи.
- Проверьте корректность данных.
- Сравните данные в вкладыше с данными в основной книге.
- Убедитесь, что все даты и суммы корректны.
Образец заполнения вкладыша
Ниже приведён пример того, как может выглядеть заполненный вкладка:
ВКЛАДЫШ № 12
Дата выдачи: г.
ФИО работника: Иванов Иван Иванович
Место работы: ООО «Рога и Копыта»
Должность: Менеджер по продажам
Период работы: — г.
Оклад: 60 000 руб.
После заполнения вкладыша его подшивают к трудовой книжке, а на первом листе ставят штамп:
Выдан вкладыш № 12, серия 1234, дата выдачи г.
Частые ошибки и как их избежать
- Не ставят штамп «Выдан вкладыш».
Это может вызвать сомнения у работодателя и органов контроля. Всегда ставьте штамп. - Неправильная нумерация вкладыша.
Нумерация должна идти последовательно. Пересчитайте, если забыли. - Подшивание вкладыша в неправильное место.
Вкладыш обычно ставят в конец книги. Если вставить в середину, это может нарушить порядок. - Неправильное заполнение дат.
Убедитесь, что даты в вкладыше не пересекаются с датами в основной книге, если это не предусмотрено. - Отсутствие копии вкладыша.
Сохраняйте копию вкладыша в личном архиве. Это поможет при проверках.
Как хранить и вести учёт вкладышей
Вкладыши считаются частью трудовой книжки, поэтому их хранить нужно в том же месте, где хранится основная книга. При учёте кадрового стажа обязательно учитывать все вкладыши, чтобы правильно расчитать стаж и начисления.
Оформление и подшивание вкладыша в трудовую книжку в 2026 г. — это простая процедура, но она требует точности и соблюдения нормативных требований. Следуйте шагам, указанным выше, и ваш вкладка будет корректно оформлена, а трудовая книжка останется в надёжном состоянии.
Если возникнут вопросы, обратитесь в отдел кадров вашего предприятия или к специалисту по трудовому праву.