Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

В современных условиях ведения кадрового документооборота особое внимание уделяеться правильному оформлению и учету трудовых книжек. Когда в одной из разделов трудовой книжки заканчиваются свободные строки, на помощь приходит вкладыш в трудовую книжку. Ниже представлена подробная статья, основанная на актуальной нормативной базе (приказ Минтруда России от № 320н, разъяснения КонсультантПлюс, практика 2024‑2026 годов).

Что такое вкладыш в трудовую книжку?

Вкладыш – это дополнительный лист (или несколько листов), который является неотъемлемой частью трудовой книжки и используется для продолжения записи сведений о работе, когда основной документ заполнен полностью в одном из разделов (обычно в разделе «Сведения о работе»).

Вкладыш оформляется и ведётся работодателем в том же порядке, что и сама трудовая книжка.
С 1 сентября 2021 года вшивание вкладыша в трудовую книжку не обязательно – достаточно аккуратно прикрепить его к основному документу (скрепкой, клеевым слоем или специальным держателем).
С 1 января 2023 года введён в действие новый бланк вкладыша (приказ Минтруда России № 320н).

Нормативная база

Приказы и инструкции

Приказ Минтруда России от № 320н – утверждает образец бланка трудовой книжки и вкладыша нового образца.
Инструкция по ведению трудовых книжек (утверждена Приказом Минтруда России от № 69) – содержит порядок заполнения, хранения и учёта.
Разъяснения КонсультантПлюс (2024‑2026 гг.) – практические рекомендации по оформлению вкладыша, его учету и хранению.

Ключевые положения

Вкладыш выдаётся независимо от того, какую трудовую книжку имеет работник (старого или нового образца).
При необходимости дополнения трудовой книжки вкладышем выдаётся вкладыш нового образца.
Все предыдущие версии бланков вкладыша сохраняют свою действительность.
Покупать новые бланки трудовых книжек и вкладышей может только работодатель и только у официальных распространителей.

Когда необходим вкладыш?

Вкладыш оформляется в следующих случаях:

Все страницы одного из разделов трудовой книжки (обычно раздел «Сведения о работе») заполнены.
Работник продолжает трудовую деятельность и требуется запись новых сведений о приёме, переводе, увольнении, награждении и т.д.
При переходе на электронный формат трудовых книжек – вкладыш может использоваться как промежуточный носитель до полного перехода.

Важно: вносить новые записи в другие незаполненные разделы трудовой книжки нельзя – это может привести к признанию документа недействительным.

Образец бланка вкладыша нового образца (с )

Бланк вкладыша имеет следующий структурный вид:

Шапка – реквизиты документа: «Вкладыш в трудовую книжку», серия и номер, дата выдачи.
Таблица для записи – колонки:
- Дата приёма/перевода/увольнения;
- Наименование организации, структурного подразделения;
- Должность, профессия, специальность;
- Вид трудовой деятельности (основная, совместительство);
- Основание записи (приказ, договор и т.д.);
- Подпись ответственного лица и печать организации.
Подпись работника – подтверждение получения и ознакомления с записями.
Примечания – место для дополнительных сведений (например, о награждениях, поощрениях).

Пример заполнения первой строки:

Организация: ООО «ТехноСервис»
Должность: Инженер-программист
Основание: Приказ № 45 от о приёме на работу
Подпись: _____________________
Печать: [печать организации]

Как оформить и прикрепить вкладыш?

Пошаговая инструкция

Получить бланк вкладыша у официального поставщика (типография, издательство «Главная книга» и др.).
Заполнить шапку: указать серию и номер вкладыша, дату выдачи.
Внести запись о трудовой деятельности в соответствующие колонки таблицы.
Подписать запись ответственным лицом отдела кадров и поставить печать организации.
Получить подпись работника в нижней части вкладыша (подтверждение ознакомления).
Прикрепить вкладыш к трудовой книжке:
- Вариант А – использовать клеевой слой на обратной стороне вкладыша (самоклеящийся бланк).
- Вариант Б – закрепить скрепкой или специальным пластиковым держателем.
- Вариант В – пришить ниткой (не обязателен с ).
Занести вкладыш в учёт отдела кадров (журнал учёта трудовых книжек и вкладышей).

Что запрещено?

Использовать бланки вкладыша, не соответствующие утверждённому образцу.
Вносить записи в раздел, который уже заполнен в основной трудовой книжке (это приводит к дублированию и несоответствию).
Хранить вкладыш отдельно от трудовой книжки без указания связи (например, в отдельной папке без пометки).

Учёт и хранение вкладышей в отделе кадров

Согласно разъяснениям КонсультантПлюс (2026 г.), порядок учёта выглядит следующим образом:

Журнал учёта трудовых книжек и вкладышей – ведётся в бумажном или электронном виде. В журнале фиксируются:
- Дата выдачи вкладыша;
- Серия и номер вкладыша;
- ФИО работника, которому выдан вкладыш;
- Номер трудовой книжки, к которой относится вкладыш;
- Подпись ответственного лица.
Хранение – вкладыш хранится вместе с трудовой книжкой в личном деле сотрудника (или в отдельном архиве трудовых книжек) в условиях, обеспечивающих сохранность бумажных документов (сухое, прохладное помещение, защита от прямых солнечных лучей).
Срок хранения – трудовая книжка с вкладышем хранится в течение 50 лет после увольнения работника (или 75 лет при работе во вредных условиях).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли менять вкладыш при переходе на новую трудовую книжку?

Если работник получает новую трудовую книжку (например, при утере старой), вкладыш, выданный ранее, остаётся действительным и может быть прикреплён к новой книжке после оформления соответствующего акта о выдаче дубликата.

Можно ли использовать старый бланк вкладыша после ?

Да. Все предыдущие версии бланков вкладыша сохраняют свою действительность. Однако рекомендуется использовать новый образец дляuniformизации документации.

Что делать, если вкладыш повреждён?

При повреждении (разрыв, загрязнение) необходимо оформить акт о порче документа, выдать дубликат вкладыша нового образца и внести запись о замене в журнал учёта.

Нужно ли заверять вкладыш нотариально?

Нет. Вкладыш заверяется подписью ответственного лица отдела кадров и печатью организации. Нотариальное заверение не требуется.

Как учесть вкладыш при электронном ведении трудовых книжек?

При полном переходе на электронный формат вкладыш может быть отсканирован и прикреплён к электронной трудовой книжке как отдельный файл. При этом сохраняется ссылка на бумажный оригинал в личном деле сотрудника.

Практические рекомендации для работодателей

Закупайте бланки только у официальных поставщиков (издательства, имеющие лицензию на печать бланков трудовых книжек и вкладышей).
Ведите журнал учёта в электронном виде с резервным копированием – это упрощает поиск и снижает риск потери данных.
Проводите ежегодный инструктаж сотрудников отдела кадров по изменениям в порядке оформления вкладыша (особенно после обновления нормативных актов).
Храните шаблоны заполнения (примеры записей) в доступном месте для быстрого.
При переходе на электронный документооборот сохраняйте бумажные оригиналы вкладышей в архиве не менее 5 лет после сканирования (для возможной сверки).

Вкладыш в трудовую книжку нового образца – это простой, но обязательный элемент кадрового документооборота, позволяющий продолжать вести учёт трудовой деятельности без необходимости выдачи полностью новой трудовой книжки. Соблюдение порядка оформления, учёта и хранения вкладыша обеспечивает юридическую чистоту документов, защищает права работников и упрощает взаимодействие с государственными органами (Пенсионный фонд, ФСС, налоговые инспекции).

Следуя представленным рекомендациям и используя актуальные нормативные акты (приказ Минтруда России № 320н от , разъяснения КонсультантПлюс, практика 2024‑2026 гг.), вы сможете избежать типичных ошибок и обеспечить бесперебойную работу отдела кадров.

Статья подготовлена на основе информации, доступной на .