В процессе трудовой деятельности сотрудника может возникнуть ситуация, когда все страницы в разделах трудовой книжки заполнены, а необходимость вносить новые записи о переводах, повышениях или смене места работы сохраняется. В таком случае используется специальный документ, вкладыш в трудовую книжку.
В данной статье мы подробно разберем, когда необходим вкладыш, как его правильно оформить и технически закрепить в документе.
Когда необходимо оформлять вкладыш?
Вкладыш оформляется в том случае, если в одном из разделов трудовой книжки (например, в разделе «Записи о работе») закончились свободные графы для внесения новых сведений. Важно помнить, что закон не ограничивает предельное количество вкладышей: если место закончится снова, вшивается следующий бланк.
Пошаговая инструкция по оформлению вкладыша
Шаг 1. Заполнение данных
Согласно рекомендациям Роструда, процедура оформления должна проходить в следующем порядке:
- Заполнение титульного листа: Сначала заполняются данные на титульном листе самого вкладыша;
- Внесение записей: Вносятся необходимые сведения о трудовой деятельности сотрудника.
Шаг 2. Отметка в основной трудовой книжке
Чтобы вкладыш имел юридическую силу и был официально привязан к документу, на титульном листе основной трудовой книжки необходимо проставить специальный штамп с надписью «Выдан вкладыш».
Важные детали при проставлении штампа:
- В штампе обязательно указываются серия и номер вкладыша.
- Штамп целесообразно ставить на той же странице, где указаны серия и номер самой трудовой книжки, либо на титульном листе.
Технический процесс: как вшить вкладыш в трудовую книжку
Интересно, что в официальных правилах ведения трудовых книжек нет строгих технических инструкций по способу сшивания. Однако сложилась определенная практика, которой придерживается большинство кадровиков.
Инструкция по вшиванию:
- Место крепления: Специалисты рекомендуют вшивать вкладыш в самый конец трудовой книжки (сзади).
- Процесс сшивания:
- Возьмите иголку и плотную, прочную нить.
- Проколите вкладыш и обложку книжки в двух местах (обычно по левому краю).
- Проденьте нить через получившиеся отверстия.
- Завершение: Выведите нитки посередине, крепко завяжите их на несколько узлов и аккуратно срежьте концы.
Важные юридические нюансы
С современным развитием кадрового делопроизводства (в частности, с ) произошли определенные изменения в подходах:
Обязательно ли вшивать? На сегодняшний день вшивать вкладыш в трудовую книжку не является строго обязательным требованием законодательства, однако это не запрещено. Вкладыш может дополнять трудовую книжку как вшитый, так и приложенный иным способом, но вшивание остается самым надежным методом защиты документа от утери страниц.
Краткий чек-лист для кадровика:
- Заполнил титульный лист вкладыша $
ightarrow$ Да - Внес необходимые записи $
ightarrow$ Да - Поставил штамп «Выдан вкладыш» с серией и номером на титульном листе книжки $
ightarrow$ Да - Пришил вкладыш в конец документа $
ightarrow$ Да