Вкладыш в трудовую книжку – это отдельный лист (или несколько листов), который вшивается в книгу в случае, когда все страницы одного из разделов уже заполнены․ Оформление вкладыша регулируется Трудовым кодексом РФ и приказами Минтруда․ В статье мы расскажем, как правильно оформить вкладыш, где его можно приобрести (в частности в сети магазинов «Читай‑город»), какие нюансы следует учитывать при штамповке и записи, а также приведём образец записи 2026 года․
Что такое вкладыш в трудовую книжку?
Вкладыш – это лист формата 88 × 125 мм, изготовленный из газетной бумаги (по ГОЗНАКу) и предназначенный для вшивания в трудовую книжку․ Он используется в следующих случаях:
- Заполнены все страницы раздела «Сведения о награждениях»;
- Заполнены все страницы раздела «Сведения о профессиональном обучении»;
- Заполнены все страницы раздела «Сведения о стаже» (при необходимости)․
Вкладыш вшивается в книгу перед обложкой либо в середине, в месте, где заканчивается соответствующий раздел․ По нормативным рекомендациям предпочтительно размещать его перед разделом «Сведения о награждениях», но практику часто используют «на самой прошивке» – в середине книги․
Правовая основа
Оформление вкладыша регулируется следующими нормативными актами:
- Трудовой кодекс РФ (ст․ 66, 67);
- Приказ Минтруда России от № 123н «Об образцах бланков трудовых книжек и вкладышей к ним»;
- Методические указания по учету бланков и вкладышей в приходно‑расходной книге (вводятся в 2024 году)․
Важно помнить, что записи в трудовой книжке должны делатся только от руки (чётко, без исправлений) или с помощью штампа о выдаче вкладыша․ Штамп размещается так, чтобы не вытеснять предыдущие записи, но оставаться читаемым․
Как оформить вкладыш: пошаговая инструкция
Шаг 1․ Приобретение вкладыша
Вкладыши можно купить в специализированных канцелярских магазинах, а также в сети книжных магазинов «Читай‑город»․ Примерные артикулы и цены (на 2026 год):
- Вкладыш к трудовой книжке, ГОЗНАК, формат 88 × 125 мм – от 120 руб․
- Набор «Трудовая книжка + вкладыш» – от 350 руб․
Шаг 2․ Оформление штампа
Работодатель (или уполномоченный представитель) ставит штамп с надписью «ВКЛАДЫШ ВЫДАН», указывая:
- Дата выдачи;
- Серия и номер вкладыша;
- Подпись ответственного лица․
Штамп размещают в правом нижнем углу первой страницы вкладыша, чтобы он не перекрывал будущие записи․
Шаг 3․ Вшивание вкладыша
Вкладыш вшивается в книгу следующим образом:
- Открыть книгу в месте окончания соответствующего раздела;
- Вставить вкладыш между страницами, выровнять края;
- Закрепить вкладыш клячкой (ниткой) или специальным клеевым стежком, соблюдая порядок «перед обложкой» или «перед разделом награждений»;
- Проверить, чтобы лист не выступал и не мешал закрытию книги․
Шаг 4․ Запись в вкладыш
Запись делается от руки чернильной ручкой (чёрный или синий цвет)․ Пример записи (2026 год):
Дата: Наименование организации: ООО «ТехноСервис» Должность: инженер‑технолог Ставка: 40 часов/неделя Оклад: 85 000 ₽ Подпись работодателя: __________________
Все поля должны быть заполнены без пропусков, без исправлений․ При необходимости допускается подпись руководителя организации․
Где купить вкладыш в «Читай‑город»?
Сеть книжных магазинов «Читай‑город» предлагает широкий ассортимент канцелярских товаров, в т․ч․:
- Вкладыш в трудовую книжку, ГОЗНАК – артикул 221941; доступен в онлайн‑каталоге и в розничных магазинах․
- Наборы «Трудовая книжка + вкладыш» – артикул 200012․
- Дополнительные аксессуары: клячки, штампы, специальные папки для хранения трудовых книжек․
Оформить заказ можно двумя способами:
- Через официальный сайт chitai-gorod․ru – добавить товар в корзину, выбрать способ доставки (по России бесплатно от 500 руб․) и оплатить онлайн․
- Посетить любой из более чем 200 розничных магазинов «Читай‑город» в России, где консультант поможет подобрать нужный артикул․
Частые ошибки при работе с вкладышем
| Ошибка | Последствия | Как избежать |
|---|---|---|
| Запись в уже заполненный раздел | Штраф работодателя (до 5 000 руб․) и признание записи недействительной․ | Перед записью проверять, есть ли свободные страницы в нужном разделе․ |
| Использование ручки с нечетким шрифтом | Запись может быть признана недействительной при проверке․ | Писать черной/синей чернильной ручкой, крупным разборчивым шрифтом․ |
| Штамп, перекрывающий предыдущие записи | Сложность чтения, возможные претензии со стороны инспекции․ | Размещать штамп в правом нижнем углу, оставляя свободное место для будущих записей․ |
| Неправильное вшивание (лист выступает наружу) | Повреждение книги, потеря листа․ | Вшивать аккуратно, используя клячку или клей, проверять ровность листа․ |
FAQ – часто задаваемые вопросы
Вопрос 1: Можно ли использовать любой лист вместо официального вкладыша?
Нет․ По закону допускается только официально утверждённый бланк (ГОЗНАК)․ Использование произвольного листа может привести к отказу в признании записей․
Вопрос 2: Кто имеет право заполнять вкладыш?
Только работодатель (или уполномоченный представитель) в присутствии работника․ Запись должна быть подписана обеими сторонами․
Вопрос 3: Что делать, если вкладыш потерялся?
Необходимо оформить новую трудовую книжку (или заменить бланк) через отдел кадров, оформить приход‑расходную книгу и получить новый вкладыш в соответствии с приказом Минтруда․
Вопрос 4: Можно ли купить вкладыш в обычных канцелярских магазинах?
Да, но рекомендуется приобретать у проверенных поставщиков (ГОЗНАК, «Читай‑город», «Канцмир») во избежание подделок․
Вкладыш в трудовую книжку – важный документ, который позволяет продолжать вести запись трудового стажа без нарушения нормативов․ При правильном оформлении (штамп, вшивание, запись) он полностью соответствует требованиям Трудового кодекса․ Сеть магазинов «Читай‑город» предлагает официальные вкладыши по доступным ценам, а также все необходимые аксессуары для их надёжного закрепления․
Помните, что чёткое и безошибочное оформление – залог того, что ваш трудовой стаж будет признан в любой инспекции и при расчёте пенсий․
Статья составлена на основе актуальной информации на 22 мая 2026 года․