Сегодня – актуальная дата для проверки нормативных актов и образцов бланков; В статье собраны все необходимые сведения о том, когда и как оформлять вкладыш в трудовую книжку, какие разделы заполнять, где взять бланк и как правильно его подшить.

Когда требуется оформлять вкладыш?

Согласно приказу Минтруда России № 320н (приложение 1) и действующему порядку ведения трудовых книжек, вкладыш оформляется в следующих случаях:

• Все страницы раздела «Сведения о работе» (или раздела «Сведения о награждении») в основной трудовой книжке заполнены;
• Необходимо внести новую запись о приёме, переводе, увольнении, награждении или ином событии, а свободных строк в соответствующем разделе больше нет;
• При выдаче дубликата трудовой книжки, если оригинал утрачен или пришёл в негодность.

Если свободные строки есть – вкладыш не нужен, запись делается непосредственно в основной документ.

Структура вкладыша (образец 2026 г.)

Вкладыш состоит из двух основных частей:

1. ьный лист – содержит реквизиты документа (серия, номер, дата выдачи, ФИО владельца, должность, подразделение).
2. Рабочие листы – разделы, идентичные основной трудовой книжке:
   • Раздел 1 – «Сведения о работе» (в новом вкладыше – 12 разворотов, т.е. 24 страницы);
   • Раздел 2 – «Сведения о награждении» (в новом вкладыше – 5 разворотов, т.е. 10 страниц).

Эти нормы закреплены в приложении 1 к приказу Минтруда 320н от 2024 г. (действует в 2026 г.).

Где получить бланк вкладыша?

Бланк можно:

• Скачать бесплатно с официальных порталов (например, trud.gov.ru или moedelo.ru);
• Приобрести в канцелярских магазинах, специализирующихся на бухгалтерской и кадровой продукции;
• Запросить у отдела кадров своей организации – часто они ведут запас бланков.

При скачивании обращайте внимание на редакцию: на вышла редакция 1, которая актуальна на текущий момент.

Как правильно заполнить ьный лист вкладыша?

Заполнение ьного листа производится до подшивания вкладыша в основную трудовую книжку. Это исключает необходимость исправлять уже внесённые данные.

1. В поле «Серия и номер» укажите серию и номер бланка (они печатаются на самом бланке).
2. В поле «ФИО» – полностью фамилия, имя, отчество сотрудника (как в паспорте).
3. В поле «Дата рождения» – день, месяц, год рождения.
4. В поле «Документ, удостоверяющий личность» – серия и номер паспорта (или другого документа).
5. В поле «Дата выдачи вкладыша» – текущая дата (например, ).
6. В поле «Должность» и «Подразделение» – актуальные на момент выдачи.
7. После заполнения все поля проверяются на отсутствие ошибок и опечаток.

На ьном листе ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш». В штампе указываются серия и номер вкладыша, а также дата выдачи.

Как заполнить рабочие листы (разделы «Сведения о работе» и «Сведения о награждении»)?

Структура рабочих листов полностью совпадает со структурой основной трудовой книжки. Поэтому заполняем их по тем же правилам, что и обычные записи.

Раздел «Сведения о работе»

• Колонка 1 – порядковый номер записи (продолжаем нумерацию с последней записи в основной книжке).
• Колонка 2 – дата приёма на работу (или дата перевода, увольнения и т.д.).
• Колонка 3 – наименование организации, её структурное подразделение.
• Колонка 4 – должность, профессия, специальность.
• Колонка 5 – вид трудового договора (срочный, бессрочный).
• Колонка 6 – основание записи (приказ, распоряжение и т.д.).
• Колонка 7 – подпись ответственного лица и расшифровка;
• Колонка 8 – дата внесения записи.

Раздел «Сведения о награждении»

• Колонка 1 – порядковый номер записи.
• Колонка 2 – дата награждения.
• Колонка 3 – наименование награды (orden, медаль, благодарность и т.д.).
• Колонка 4 – основание награждения (приказ, постановление).
• Колонка 5 – подпись и расшифровка лица, выдавшего награду.
• Колонка 6 – дата внесения записи.

Важно: каждая запись делается разборчивым почерком (или печатным текстом при использовании принтера). Исправления не допускаются – при ошибке следует зачеркнуть строку одной линией, указать «исправлено» и поставить подпись.

Как подшить (вшить) вкладыш в трудовую книжку?

После полного заполнения всех листов вкладыша производится его подшивание:

1. Откройте трудовую книжку в месте, где заканчиваются страницы нужного раздела (обычно после последней использованной страницы).
2. Вставьте вкладыш так, чтобы его корешок совпал с корешком основной книжки.
3. С помощью специального швейного станка или вручную прошейте корешок ниткой (обычно используют прочную капроновая нить).
4. Убедитесь, что строчка проходит через все листы вкладыша и через корешок трудовой книжки, не повреждая текст.
5. Завершите процедуру, завязав узел и обрезав лишнюю нить.

После подшивки вкладыш становится неотъемлемой частью трудовой книжки и имеет такую же юридическую силу.

Отметка о выдаче вкладыша при увольнении

Согласно пункту 6.2 инструкции по ведению трудовых книжек, при увольнении сотрудника в графе 12 трудовой книжки ставится отметка о выдаче вкладыша:

• В графе 12 указывается дата выдачи вкладыша и его серия/номер.
• Ставится подпись ответственного отдела кадров и печать организации.

Если вкладыш не выдавался (например, при переводе внутри организации), отметка не ставится.

Хранение и учёт вкладышей

Для организаций важно вести учёт выданных вкладышей:

• Создать журнал учёта вкладышей (можно в электронном виде).
• В журнале фиксировать: ФИО сотрудника, серия и номер вкладыша, дата выдачи, основание (приём, перевод, увольнение).
• Хранить бланки вкладышей в сухом, защищённом от света месте, preferably в металлическом шкафу или сейфе.
• При утрате бланка составить акт и известить соответствующий орган (ФСС, трудинспекцию) в соответствии с внутренними регламентами.

Полезные ссылки и ресурсы (актуальны на 05/2026)

• Официальный бланк вкладыша в трудовую книжку (PDF)
• Пример заполнения вкладыша (Моё дело)
• КонсультантПлюс: Инструкция по заполнению вкладыша
• nalog-nalog.ru: Образец заполнения вкладыша

Заполнение вкладыша в трудовую книжку – процедура, регламентированная нормативными актами Минтруда. Основные шаги:

1. Определить необходимость вкладыша (заполнены все страницы раздела).
2. Получить актуальный бланк (редакция 1 от ).
3. Заполнить ьный лист и поставить штамп «Выдан вкладыш».
4. Заполнить рабочие листы, соблюдая порядок нумерации и правила внесения записей.
5. Подшить вкладыш в трудовую книжку.
6. При увольнении сделать отметку в графе 12 о выдаче вкладыша.
7. Вести учёт выданных вкладышей и обеспечивать их надлежащее хранение.

Следуя данной инструкции, вы избежите ошибок, обеспечите законность оформления трудовых отношений и сохраните целостность трудовой книжки сотрудника.