В процессе трудовой деятельности любого работника рано или поздно может наступить момент, когда свободное место в разделах «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях» заканчивается. Если трудовая книжка кончилась, это не означает, что документ пришел в негодность и его нужно менять. В таком случае оформляется вкладыш в трудовую книжку. В этой статье мы подробно разберем все нюансы его оформления, вшивания и заполнения по актуальным правилам 2026 года.
Что делать, если закончилась трудовая книжка?
Первое и самое главное правило: категорически запрещается продолжать вести записи в разделе «Сведения о награждениях», если закончился раздел «Сведения о работе», или наоборот. Также недопустимо оформлять новую трудовую книжку взамен закончившейся. Единственный законный выход, оформить и подшить вкладыш.
Вкладыш — это полноценное продолжение трудовой книжки. Однако важно помнить: сам по себе, отдельно от трудовой книжки, вкладыш недействителен.
Кто и когда оформляет вкладыш?
Оформлением вкладыша занимается тот работодатель, у которого в момент окончания свободного места трудилась книжка. Именно его печатью будет заверяться новый бланк на ьном листе.
Вкладыш оформляется в тот момент, когда в трудовой книжке не осталось свободных строк для внесения очередной записи. Делать это заранее «на всякий случай» не нужно.
Пошаговая инструкция по оформлению вкладыша
Шаг 1. Внесение отметки о выдаче вкладыша
Как только вы подготовили новый бланк, необходимо сделать специальную отметку на ьном листе основной трудовой книжки (стр. 1). Для этого используется штамп с надписью «Выдан вкладыш», где указывается серия и номер выданного документа.
Что делать, если на ьном листе книжки нет места для штампа? В таком случае запись о выдаче последующего вкладыша следует сделать на ьном листе первого вкладыша. Если выдаете второй или третий вкладыш — запись о них также вносится на ьный лист основной трудовой книжки.
Шаг 2. Заполнение ьного листа вкладыша
Заполнение ьного листа у вкладыша и трудовой книжки практически не отличается. Однако есть один критически важный нюанс: дату на ьном листе вкладыша необходимо ставить по факту его заполнения, а не по дате первоначального заведения самой трудовой книжки!
Рекомендуется сначала полностью заполнить ьную страницу вкладыша, а только потом его подшивать. В противном случае, если вы сначала прошьете документ, а потом обнаружите ошибку при заполнении, данные в трудовой придется исправлять, а испорченный вкладыш аннулировать.
Шаг 3. Вшивание вкладыша
Работодатель может (но не обязан) вшивать вкладыши, чтобы исключить риск их утери. На практике вшивание является общепринятым стандартом.
Куда и как вшивать вкладыш?
- Вкладыш вшивают между последней страницей трудовой книжки и обложкой (в конец трудовой книжки).
- Рекомендуется использовать иголку и плотную нитку, чтобы обеспечить надежное крепление.
Шаг 4. Дальнейшее ведение записей
После того как вкладыш оформлен и подшит, все последующие записи о работе или награждениях совершаются и оформляются в том же порядке, что и в самой трудовой книжке. Нумерация записей во вкладыше продолжается (не начинается с 1, а следует за последним номером в трудовой книжке).
Частые ошибки и вопросы
Можно ли оформить вкладыш во вкладыш?
Да, если закончился и первый вкладыш, можно оформить второй. Вкладыш оформляется только к трудовой книжке (а не к предыдущему вкладышу). Запись о втором и последующем вкладыше нужно внести на ьный лист основной трудовой книжки.
Что делать, если при заполнении вкладыша допущена ошибка?
Если ошибка обнаружена на ьном листе, испорченный бланк уничтожается, заводится новый вкладыш, а в журнал учета движения трудовых книжек вносятся соответствующие изменения. Если ошибка в сведениях о работе — она зачеркивается и исправляется по общим правилам ведения трудовых книжек.
Какие штрафы возможны за неправильное ведение?
Если кадровик решит схитрить и продолжит вносить сведения о работе в раздел «Сведения о награждениях» вместо оформления вкладыша, это является нарушением трудового законодательства. За неправильное ведение и учет трудовых книжек предусмотрены административные штрафы по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
Краткий чек-лист кадровика
- Убедиться, что в трудовой книжке закончилось свободное место.
- Приобрести чистый бланк вкладыша.
- Заполнить ьный лист вкладыша (ставить текущую дату!).
- Поставить штамп «Выдан вкладыш» на ьном листе трудовой книжки с указанием серии и номера.
- Вшить вкладыш между обложкой и последней страницей трудовой плотной ниткой.
- Продолжить нумерацию записей во вкладыше.
Соблюдение этих простых правил позволит избежать ошибок в кадровом делопроизводстве и защитит работодателя от возможных штрафов, а работника, от проблем при оформлении пенсии.