Трудовая книжка – это официальный документ, в котором фиксируются все периоды работы сотрудника. Когда в ней заканчиваеться свободное место, вшивается вкладыш – отдельный лист той же формы, который позволяет продолжить вести учет. Ниже приведена подробная пошаговая инструкция, основанная на актуальных нормативных актах (Приказ Минтруда 320Н от , новая форма трудовой книжки с 1 января 2023 г.) и практических рекомендаций экспертов ГИТ и Роструда.
Что такое вкладыш и когда он нужен?
Вкладыш – это дополнительный лист, который вставляется в трудовую книжку, когда в ней больше нет свободных строк. Он имеет ту же структуру, что и обычная страница книги, и служит для записи новых периодов работы.
- При окончании последней строки в книге.
- При необходимости внести данные о смене работодателя, должности, стаже и т.д.
- При оформлении дополнительных записей (например, вахтовый метод работы, совместительство).
Важно помнить, что вкладыш нельзя просто выдать как отдельный документ – он должен быть вшит в книгу работодателя.
Что нужно проверить перед заполнением?
- Убедитесь, что полученный вкладыш соответствует утвержденной форме (проверьте наличие всех обязательных полей).
- Проверьте данные работника: ФИО, дата рождения, паспортные данные, место работы.
- Убедитесь, что в книге нет свободных строк; если есть, используйте обычную страницу.
Как заполнить ьный лист вкладыша?
ьный лист – первая страница вкладыша, на которой фиксируются основные сведения о работнике и о самом вкладыше.
- Заполните поля «ФИО», «Дата рождения», «Паспортные данные».
- Укажите «Должность» и «Образование».
- Запишите дату заведения вкладыша (дата, когда он был заполнен).
- Надпись «Выдан вкладыш» должна быть оформлена штампом с указанием серии и номера трудовой книжки.
Пример ьного листа:
ФИО: Иванов Иван Иванович Дата рождения: Паспорт: 1234 567890, выдан Должность: Инженер Образование: Высшее Дата заведения вкладыша: Штамп: Выдан вкладыш № 123456
Как заполнить основной лист вкладыша?
Основной лист содержит таблицу с записью о работе. При заполнении важно соблюдать порядок нумерации записей.
- Номер записи – продолжайте последовательность из основной книги (если последняя запись была № 12, следующая будет № 13).
- Укажите «Дата начала работы» и «Дата окончания работы» (если сотрудник уволен).
- Запишите «Должность», «Образование», «Стаж работы».
- При необходимости добавьте сведения о «Вахтовом методе работы» или «Совместительстве» в соответствующие колонки.
- Укажите «Период работы» (например, – ).
- В колонке «Сведения о документе» (столбец 6) укажите «Вкладка».
После заполнения основной страницы обязательно поставьте штамп «Выдан вкладыш» на той же странице, где указана серия и номер трудовой книжки.
Как вставить вкладыш в трудовую книжку?
- Откройте книгу и найдите последнюю заполненную строку.
- Вставьте вкладыш между последней строкой и следующей пустой страницей (если таковая есть).
- Убедитесь, что вкладыш расположен в правильном месте – вшивание должно быть ровным и не нарушать структуру книги.
- После вставки закрепите вкладыш, чтобы он не смещался.
После вшивания вкладыша в книгу необходимо внести запись о «Оформлении вкладыша» в отдельной строке (дата заполнения вкладыша).
Как вести учет вкладыша в системе?
- В бухгалтерском учете внесите запись о «Выданном вкладыше» в журнал кадровых операций.
- В системе кадрового учёта (например, «КонсультантПлюс») отметьте «Вкладка» в поле «Сведения о документе».
- Проверьте, чтобы все даты и номера совпадали с тем, что записано в книге.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли выдать новый лист вместо вкладыша? Нет. Согласно законодательству, при заполненной книге необходимо вшивать вкладыш.
- Что делать, если в книге остались свободные строки? В таком случае используйте обычную страницу, а не вкладыш.
- Нужно ли ставить штамп на ьном листе? Да, штамп «Выдан вкладыш» должен быть на ьном листе и на странице с серией и номером книги.
- Какой формат вкладыша использовать? С 1 января 2023 г. применяются новые формы, утверждённые Минтрудом. Их можно скачать в формате Word или PDF с официальных сайтов (например, «Моё дело»).
Заполнение вкладыша к трудовой книжке – важный этап, который обеспечивает законность и корректность кадрового учёта. Следуя приведённой инструкции, вы сможете быстро и без ошибок оформить вкладыш, соблюдая все требования законодательства и практики работодателей.