Трудовая книжка, это основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника. В случае, когда все страницы трудовой книжки заполнены, законодательство предусматривает выдачу вкладыша в трудовую книжку, дополнительного бланка, который пришивается к основному документу и продолжает регистрацию сведений о трудовой деятельности. В бюджетных учреждениях (казенных, автономных, государственных) вопросы оформления, учета и хранения трудовых книжек и вкладышей регулируются строгими нормами, как в кадровом, так и в бухгалтерском учете.
Кто должен покупать вкладыш в трудовую книжку: работник или работодатель?
Согласно Приказу Минтруда России от № 320н (с изменениями на 2026 год), вкладыш в трудовую книжку выдается работнику за счет средств работодателя. Это означает, что:
- Работник не обязан самостоятельно приобретать вкладыш.
- Работодатель (в т.ч. бюджетное учреждение) обязан обеспечить работников бланками трудовых книжек и вкладышей.
- Стоимость вкладыша оплачивается из средств учреждения, а не удерживается из заработной платы работника;
Несмотря на то, что в некоторых старых практиках встречалась информация о возмещении стоимости вкладыша работником — это незаконно. Такие действия нарушают статью 22 Трудового кодекса РФ, которая гарантирует работнику условия труда, включая предоставление необходимых документов за счет работодателя.
Когда требуется вкладыш в трудовую книжку?
Вкладыш оформляется в следующих случаях:
- Все графы в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки заполнены.
- Заполнены все страницы раздела «Сведения о награждениях и поощрениях».
- В трудовой книжке закончилось место для новых записей, включая сведения об увольнении, переводе, наградах.
Важно: вкладыш не заменяет трудовую книжку, а является её неотъемлемой частью. Он пришивается к основному документу и хранится вместе с ним.
Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку?
Оформление вкладыша регламентируется пунктом 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от № 225.
Этапы оформления:
- Получение бланка — работодатель закупает вкладыши у уполномоченного поставщика (например, через Госзакупки или по договору с типографией).
- Заполнение вкладыша — в верхней части вкладыша указываются:
- ФИО работника;
- дата рождения;
- номер трудовой книжки;
- наименование организации-работодателя.
- Пришивание — вкладыш пришивается к трудовой книжке с помощью прочной нитки (обычно 4–5 проколов). Хотя закон не обязывает пришивать, на практике это обязательное требование для сохранения документа в целостности.
- Заверение — на последней странице вкладыша ставится печать организации, подпись ответственного лица (кадровика или руководителя) и дата.
Записи в вкладыш вносятся в том же порядке, что и в трудовую книжку: по дате поступления на работу, перевода, увольнения и т.д.
Учет вкладышей в бюджетном учреждении: бухгалтерский и кадровый аспекты
В бюджетных учреждениях (казенных, автономных) учет вкладышей в трудовые книжки ведется в соответствии с Федеральным законом № 83-ФЗ и Методическими указаниями по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях (утв. Минфином РФ).
Учет на балансе
Бланки трудовых книжек и вкладышей относятся к материальным запасам. В бухгалтерском учете они отражаются на счете:
- 10.07 «Материалы» — как расходные материалы, используемые для ведения кадрового учета.
Приобретение вкладышей отражается проводкой:
- Дт 10.07, Кт 302.26, приобретение вкладышей (счет 302.26 — «Прочие услуги»).
- Дт 10.07, Кт 302.26 — при поступлении от поставщика (если оплата была вперед).
При выдаче вкладыша работнику:
- Дт 401;20.272 — Кт 10.07 — списание стоимости вкладыша как расхода на ведение кадрового учета.
Важно: стоимость вкладыша не включается в расходы на заработную плату. Это отдельная статья расходов, связанная с обеспечением кадрового документооборота.
Кадровый учет
В кадровом отделе ведется Журнал учета выданных вкладышей (форма не утверждена законом, но рекомендуется использовать унифицированную форму по аналогии с журналом учета трудовых книжек).
В журнал вносятся:
- Дата выдачи вкладыша;
- ФИО работника;
- Номер трудовой книжки;
- Номер вкладыша (серия и номер бланка);
- Подпись работника о получении.
Этот журнал является важным документом для проверок трудовой инспекции и ревизий;
Хранение трудовых книжек и вкладышей
Согласно Постановлению Правительства РФ № 225:
- Трудовые книжки с вкладышами хранятся в архиве учреждения в течение 75 лет после увольнения работника.
- Документы должны храниться в огнеупорных шкафах, в условиях, исключающих порчу (влажность, пыль, прямые солнечные лучи).
- Ответственность за хранение возлагается на кадровую службу, а при увольнении сотрудника — на архив.
При увольнении работника вкладыш остается в трудовой книжке и выдается ему вместе с основным документом.
Ответственность за нарушения
Нарушения в учете и выдаче вкладышей влечет за собой административную ответственность:
- Статья 5.27 КоАП РФ — нарушение трудового законодательства: штраф до 50 000 рублей для организации, до 5 000 рублей для должностного лица.
- Если работник был вынужден покупать вкладыш сам — это нарушение его прав, и он может обратиться в трудовую инспекцию или суд.
- Потеря или порча трудовой книжки с вкладышем — основание для возмещения ущерба работнику (включая компенсацию за упущенную выгоду при оформлении пенсии).
Практические рекомендации для бюджетных учреждений
- Закупайте вкладыши заранее — не дожидайтесь, пока закончится место в трудовых книжках. Закупка по госзакупкам (44-ФЗ) позволяет получить бланки по выгодным ценам.
- Ведите журнал учета — даже если нет утвержденной формы, создайте внутренний документ с обязательными реквизитами.
- Не удерживайте стоимость вкладыша из зарплаты — это незаконно и может привести к жалобам и штрафам.
- Проводите инструктажи для кадровиков, ошибки при заполнении вкладышей могут привести к отказу в начислении пенсии.
- Сверяйте остатки на складе — ежеквартально проводите инвентаризацию запасов трудовых книжек и вкладышей.
Вкладыш в трудовую книжку — это не просто дополнительный лист бумаги, а важный элемент документооборота, обеспечивающий правовую защиту трудового стажа работника. В бюджетном учреждении его учет требует строгого соблюдения как кадровых, так и бухгалтерских норм. Работодатель несет полную ответственность за обеспечение работников бланками, их правильное оформление и хранение. Любые попытки переложить эту обязанность на сотрудника — нарушение закона.
Соблюдение всех требований не только избавит учреждение от штрафов, но и повысит доверие сотрудников к руководству, демонстрируя уважение к их правам и трудовому стажу.
Важно помнить: трудовая книжка с вкладышем — это не просто документ, это история жизни человека. И хранить её нужно с такой же ответственностью, как и саму жизнь.