Вкладка в трудовую книжку – это официальный документ, подтверждающий факт трудоустройства, изменения условий работы, начисления зарплаты и т.д. В России оформляется по установленному шаблону, который подлежит соблюдению как работодателем, так и работником. В этой статье мы разберём:
- Кому и зачем нужны вкладыши в трудовую книжку.
- Какой код КОСГУ (Код Операций Системы Государственного Учёта) применяют.
- Где можно получить бланки и как их заполнить.
- Как учесть расходы на бланки в бухгалтерском учёте.
- Пошаговая инструкция по оформлению вкладыша.
Что такое вкладыш в трудовую книжку?
Вкладыш – это отдельный лист, который вставляется в трудовую книжку работодателя. Он содержит сведения о:
- дате начала работы;
- дате окончания работы (если применимо);
- должности и должностных обязанностях;
- зарплате и её начислениях;
- причинах увольнения и т.п.
Вкладыш оформляется в соответствии с Порядком 117н, утверждённым Приказом Минфина РФ от 117н. В соответствии с этим порядком бланки трудовой книжки и вкладыши изготавливаются Объединением государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков (ГОЗНАК Минфина).
Коды КОСГУ и КВР для учета расходов
С 2019 года расходы на приобретение и изготовление бланков трудовой книжки и вкладышей отражаются по новым кодам КОСГУ. Ключевые коды:
- Код КОСГУ 346 – приобретение обычных бланков трудовой книжки и вкладышей.
- КВР 244 – «Прочая закупка товаров, работ и услуг» – используется для отражения расходов на бланки в бухгалтерском учёте.
Пример бухгалтерского проводка:
Дебет 244 – 0001 (Расходы на бланки) Кредит 60 – 0001 (Расчёты с поставщиками)
Где можно получить бланки?
Бланки трудовой книжки и вкладышей можно приобрести в следующих местах:
- Официальный сайт Минфина РФ – там публикуются актуальные образцы.
- Портал «Бланки Онлайн» – https://blanks.online – позволяет быстро найти и скачать шаблоны в форматах Word и PDF.
- Покупка у официальных поставщиков, например, в администрации Ленинского района г. Могилева (УНП 700836574).
Если в вашей трудовой книжке отсутствует свободное поле для записи, вы можете приобрести отдельный вкладыш.
Как заполнить вкладыш?
Ниже приведён пошаговый пример заполнения вкладыша. Для удобства можно использовать готовый шаблон в Word, который можно скачать с портала «Моё дело» (редакция 1 от ).
- Верхняя часть – указывается дата выдачи вкладыша и номер страницы в трудовой книжке.
- Основная часть – заполняются поля:
- ФИО работника
- Место работы (наименование организации)
- Должность
- Дата начала работы
- Дата окончания работы (если применимо)
- Уровень зарплаты и её начисления
- Причина увольнения (если применимо)
- Подпись руководителя – подтверждает правильность данных.
- Подпись работника – подтверждает согласие с данными.
После заполнения вкладыш вставляется в свободное место в трудовой книжке. Важно, чтобы все данные были точными и соответствовали действительности.
Как учесть расходы на бланки в бухгалтерском учёте?
Приобретение бланков и вкладышей считается расходом на «Прочие материалы» и отражается в бухгалтерском учёте по КВР 244. Пример проводки:
Дебет 244 – 0001 (Расходы на бланки) Кредит 60 – 0001 (Расчёты с поставщиками)
Если бланки приобретены в виде заказа, то в учётной системе необходимо отразить их как «Капитальные затраты» по коду КОСГУ 346, а затем списать в расходы по КВР 244.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли использовать собственный шаблон? – Нет, по закону бланки должны соответствовать официальному образцу, утверждённому Минфином.
- Что делать, если бланк повреждён? – Подаётся заявление о выдаче дубликата, а затем оформляется новый вкладыш.
- Можно ли использовать электронную версию? – В настоящее время только бумажные бланки считаются официальными. Электронные версии могут использоваться для внутреннего учёта, но не заменяют бумажные.
Бланки вкладышей в трудовую книжку – это важный элемент официального документооборота. Соблюдение требований Порядка 117н, правильный выбор кода КОСГУ и корректное отражение расходов в бухгалтерском учёте обеспечат законность и прозрачность работы вашей организации. Не забывайте регулярно обновлять шаблоны и следить за изменениями в законодательстве.
Если вам нужны готовые шаблоны, скачайте их с портала «Бланки Онлайн» или «Моё дело» и следуйте приведённой инструкции. Удачной работы!