Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность сотрудника. Однако нередко случается так, что в процессе длительной карьеры один из разделов трудовой книжки (например, «Сведения о работе») заканчивается. В этом случае не стоит заводить новый бланк трудовой книжки. Согласно действующему законодательству, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который имеет такую же юридическую силу и ведется по идентичным правилам.

В этой статье мы подробно разберем, как выглядит актуальный образец вкладыша, как его правильно оформить, заполнить и вшить, а также какие записи необходимо сделать в самой трудовой книжке.

Нормативная база: каким документом утвержден вкладыш?

Форма трудовой книжки и вкладыша в нее была утверждена приложением 1 к приказу Минтруда от 19 мая 2021 г. Именно этот нормативный акт регулирует внешний вид бланка и базовые правила его ведения на сегодняшний день. Если в вашей организации закончилось место для записей, оформление вкладыша — это не право, а обязанность работодателя.

Когда необходимо оформлять вкладыш?

Основанием для оформления вкладыша является ситуация, когда заполнены все страницы одного из разделов трудовой книжки. Чаще всего это раздел «Сведения о работе» или «Сведения о награждении». Вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и сама трудовая книжка.

Как правильно заполнить ьный лист вкладыша

Оформление ьного листа вкладыша имеет одну важнейшую особенность, о которой часто забывают неопытные кадровики:

• Дата заполнения. На ьном листе вкладыша ставится фактическая дата его заполнения, а не дата заведения самой трудовой книжки!
• Актуальные данные сотрудника. Во вкладыш вносятся те данные работника, которые действительны на настоящий момент времени. С момента заведения трудовой книжки у трудящегося могли измениться уровень образования, профессия, фамилия, возможно имя или отчество. Указывать нужно актуальную информацию.

Если кадровик использует в качестве альтернативы штампу запись сведений о вкладыше вручную, то все свои действия он должен производить ручкой, причем одного цвета (как правило, синего, фиолетового или черного), разборчивым почерком, без сокращений.

Как отметить выдачу вкладыша в трудовой книжке?

Факт выдачи вкладыша обязательно должен быть зафиксирован в самой трудовой книжке. Для этого на ьном листе книжки ставится специальный штамп с текстом: «Выдан вкладыш», где указываются серия и номер выданного вкладыша.

Важное правило 2026 года

Обращаем ваше внимание: когда выдан вкладыш в трудовую книжку, запись, образец которой можно обнаружить на старых документах (в виде отдельной строки в разделе «Сведения о работе»), больше не делается! Закон требует, чтобы отметка о выдаче проставлялась исключительно на ьном листе трудовой книжки с помощью штампа.

Если у работодателя нет штампа, допускается вписать слова «Выдан вкладыш» от руки. Образец записи от руки выглядит так: «Выдан вкладыш серия АА № 1234567». Эта запись также делается на ьном листе трудовой книжки.

Инструкция по вшиванию вкладыша

О том, как именно оформить вкладыш физически, законодатель во многом умалчивает, однако кадровая практика выработала четкий стандарт. Главное правило: вкладыш вшивают между последней страницей трудовой книжки и обложкой.

Пошаговый алгоритм вшивания:

1. Заполнение. Сначала полностью заполните ьный лист вкладыша и внесите все необходимые записи в разделы. Вшивать пустой бланк категорически нельзя — если вы ошибетесь, испорченный вкладыш придется утилизировать, а из трудовой книжки вырывать страницы крайне проблематично.
2. Проставление отметки. Поставьте штамп или сделайте запись от руки о выдаче вкладыша на ьном листе трудовой книжки.
3. Вшивание. Откройте трудовую книжку на последнем развороте. Приложите вкладыш обложкой к задней обложке трудовой книжки. Прошейте документы суровой нитью (обычно делается 3-4 прокола) на свободном от текста поле у корешка.
4. Нумерация. Помните, что нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию трудовой книжки. Если последняя запись в трудовой книжке была под номером 45, то первая запись во вкладыше будет под номером 46.

Краткая памятка кадровику

• Вкладыш недействителен без трудовой книжки (он не является самостоятельным документом).
• На одного работника может быть оформлено несколько вкладышей, если в этом есть необходимость.
• Вкладыши учитываются в бухгалтерии как бланки строгой отчетности.
• Использование старых серий вкладышей недопустимо — всегда проверяйте актуальность бланков по справочнику серий трудовых книжек.

Правильное оформление вкладыша в трудовую книжку — это залог отсутствия проблем у сотрудника при оформлении пенсии или на новом месте работы. Строго соблюдайте хронологию нумерации записей, указывайте актуальные данные на ьном листе и не забывайте ставить штамп о выдаче на ьном листе самой книжки. Образец оформленного вкладыша в трудовую книжку, актуальный на 2026 год, всегда можно бесплатно посмотреть и скачать в справочно-правовых системах, оформив пробный доступ, чтобы сверить свои действия с эталоном.