Трудовая книжка, это главный документ работника, подтверждающий его стаж и трудовую деятельность. Однако в практике кадрового делопроизводства нередки ситуации, когда свободное место в разделе «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях» заканчивается. В этом случае оформление новой трудовой книжки не допускается. Вместо этого в документ вшивается специальный дополнительный лист, вкладыш.
Что такое вкладыш в трудовую книжку?
Вкладыш трудовой книжки — это строгий учетный бланк установленного государством образца. Он применяется исключительно в том случае, если в самой трудовой книжке (или в ранее выданном вкладыше) не осталось свободных строк для внесения новых записей.
Ключевое правило: вкладыш имеет юридическую силу только в том случае, если он вшит в трудовую книжку. Отдельно от нее он недействителен. Кроме того, оформление дубликата трудовой книжки вместо вкладыша является грубым нарушением трудового законодательства.
Как выглядит бланк вкладыша: образец и структура
Бланк вкладыша утвержден Постановлением Правительства РФ и имеет строгую форму, аналогичную самой трудовой книжке. Он содержит следующие разделы:
- Титульный лист — содержит сведения о работнике (ФИО, дата рождения, образование, профессия) и дату заполнения.
- Раздел «Сведения о работе» — состоит из граф (№ записи, дата, сведения о приеме/переводе/увольнении, основание).
- Раздел «Сведения о награждениях» — для внесения информации о поощрениях сотрудника.
Важно отметить, что вкладыш не имеет обложки и раздела «Сведения о поощрениях», так как он является прямым продолжением самой трудовой книжки.
Где скачать чистый бланк и образец заполнения?
В сети Интернет существует множество порталов (например, порталы вроде «Банки Онлайн» или справочные системы), где можно скачать бланк в формате MS Word или MS Excel для ознакомления или подготовки к заполнению. Однако важно понимать разницу:
- Электронный бланк (образец) — можно скачать бесплатно в форматах Word/Excel для просмотра структуры и тренировки заполнения.
- Официальный бланк, чистый бланк вкладыша является документом строгой отчетности. Он имеет специальную защитную серию и номер. Приобрести его можно только в организациях, имеющих лицензию на распространение защищенной полиграфической продукции (например, в типографиях или специализированных киосках).
Использование самостоятельно распечатанного на принтере бланка вкладыша категорически запрещено и делает документ недействительным!
Правила оформления и заполнения вкладыша
Заполнение вкладыша имеет ряд важных нюансов, которые кадровик должен обязательно соблюдать:
Оформление титульного листа
Титульный лист вкладыша заполняется так же, как и в трудовой книжке. На нем указываются актуальные данные сотрудника на момент заведения вкладыша:
- Фамилия, Имя, Отчество (полностью, без сокращений);
- Дата рождения;
- Образование и профессия (на основании документов об образовании);
- Дата заполнения вкладыша.
Внизу титульного листа ставится подпись работника и подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек, а также печать работодателя (при наличии).
Нумерация записей
Частая ошибка — начинать нумерацию во вкладыше с единицы. Нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию трудовой книжки! Если последняя запись в трудовой книжке была под номером 25, то первая запись во вкладыше будет иметь номер 26.
Вшивание вкладыша
Вкладыш вшивается между последней страницей трудовой книжки и задней обложкой. Оптимальное место для вшивания, между обложкой и последним разворотом. Для надежности документ прошивается суровыми нитками в 3-4 прокола.
Отметка о выдаче вкладыша
Это самое главное правило! На титульном листе самой трудовой книжки (в правом верхнем углу) обязательно ставится штамп размером 10х25 мм с текстом: «Выдан вкладыш». Рядом с оттиском штампа указывается серия и номер выданного вкладыша.
Если штамп отсутствует, допускается внесение записи от руки: «Выдан вкладыш серии Т-IV № 123456».
Частые ошибки и их предотвращение
Работа с бланками строгой отчетности требует внимательности. Наиболее распространенными ошибками являются:
- Выдача новой трудовой книжки вместо вкладыша — это нарушение закона, влекущее за собой путаницу в стаже и штрафы для работодателя.
- Приклеивание вкладыша, вкладыш нельзя приклеивать скотчем или клеем, он должен быть именно вшит.
- Использование нелицензионных бланков, как уже упоминалось, скачанные и распечатанные бланки не имеют юридической силы.
- Отсутствие штампа «Выдан вкладыш» — без этой отметки невозможно подтвердить, что вкладыш принадлежит именно этой трудовой книжке.
Учет вкладышей в организации
Поскольку вкладыш — это документ строгой отчетности, работодатель обязан вести их учет. Для этого используются:
- Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, в ней отражается движение бланков (покупка, списание, выдача сотруднику).
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них — в ней регистрируется факт выдачи вкладыша работнику под его подпись.
Правильное оформление бланка вкладыша трудовой книжки, это залог корректного подсчета трудового стажа и отсутствия проблем у работника при выходе на пенсию или трудоустройстве на новое место. Электронные образцы бланков могут помочь кадровому специалисту заранее изучить структуру документа и потренироваться в заполнении, но для реального использования необходимо приобретать исключительно официальные защищенные бланки. Соблюдение установленных правил вшивания, нумерации и постановки штампа «Выдан вкладыш» сделает кадровое делопроизводство безупречным.