Вопрос о том, кто обязан приобретать и предоставлять вкладыш к трудовой книжке, часто возникает у работодателей и соискателей․ В статье мы разберём:
- Что представляет собой вкладыш в трудовую книжку;
- Какие нормативные акты регулируют его оформление;
- Кто по закону обязан покупать и вшивать вкладыш;
- Можно ли, чтобы сотрудник принёс свой вкладыш;
- Как правильно оформить и учесть вкладыш в бухгалтерском и кадровом учёте;
- Какие последствия ждут нарушителей․
Что такое вкладыш в трудовую книжку?
Трудовая книжка – официальный документ, фиксирующий трудовую историю работника․ При заполнении всех страниц одного из разделов (например, раздел «Трудовая деятельность») требуется дополнить её вкладышем․ Вкладыш считается неотъемлемой частью трудовой книжки и оформляется в том же порядке, что и основная часть․
Нормативно‑правовая база
Основные документы, регулирующие порядок выдачи и учёта трудовых книжек и вкладышей:
- Постановление Правительства РФ от № 225 (с изменениями) – определяет порядок выдачи, заполнения и учёта трудовых книжек и вкладышей․
- Приказ Минтруда России № 55н от – «Об утверждении Порядка учёта и выдачи бланков трудовых книжек и вкладышей к ним»․
- Трудовой кодекс РФ (ст․ 66, 67) – устанавливает обязанности работодателя по ведению трудовых книжек․
Кто обязан приобретать вкладыш?
Согласно вышеуказанным нормативным актам, обязанность приобретать бланки трудовых книжек и их вкладыши возлагается на работодателя․ Это правило действует независимо от того, впервые ли сотрудник получает трудовую книжку или уже имеет заполненную книгу․
Ключевые положения:
- Работодатель обязан иметь в наличии достаточное количество бланков (трудовые книжки и вкладыши) для всех работников․
- Бланки могут закупаться только у официальных поставщиков, указанных в Порядке (пункт 6 Приказа 55н)․
- Приём на работу без наличия свободного вкладыша считается нарушением требований законодательства․
Может ли сотрудник принести свой вкладыш?
Теоретически работник может приобрести собственный бланк, однако заполнять трудовую книжку в таком бланке запрещено․ Ниже – основные аргументы:
- Легитимность бланка․ По закону бланки трудовых книжек и их вкладышей официально выпускаются только для работодателей․ Бланк, купленный физическим лицом, считается недействительным․
- Ответственность работодателя․ Работодатель несёт ответственность за правильность и законность оформления записей в трудовой книжке․ Использование «незарегистрированного» вкладыша может привести к признанию записей недействительными․
- Учёт в приходно‑расходной книге․ Вкладки, приобретённые работодателем, фиксируются в книге учёта бланков (серия, номер, дата поступления)․ Бланк, привезённый работником, в эту книгу вносить нельзя․
- Практика судов․ Судебные решения (см․ примеры из КонсультантаПлюс, 2014‑10‑07) подтверждают, что работодатель не вправе заполнять бланк, приобретённый самим работником․
Исключения могут быть лишь в случае, если работодатель официально приобрёл бланк у поставщика, а работник лишь «передал» его в качестве вкладыша․ В таком случае бланк считается приобретённым работодателем, а не работником․
Как оформить и учесть вкладыш?
5․1 Оформление вкладыша
- Работодатель получает бланк вкладыша от поставщика (обычно в виде пачки 100‑200 штук)․
- Бланк вносится в приходно‑расходную книгу учета бланков трудовых книжек и вкладышей (указывается серия, номер, дата поступления, количество)․
- При необходимости вшивается в трудовую книжку сотрудника в течение семи календарных дней со дня приёма на работу (п․ 3 ст․ 66 ТК РФ)․
- Запись в вкладыше делается в том же порядке, что и в основной части книги (дата, название организации, должность, основания увольнения и т․д․)․
5․2 Учёт в бухгалтерии и кадровом отделе
Для корректного бухгалтерского и кадрового учёта рекомендуется вести два документа:
- Книга учёта бланков․ В ней фиксируются все поступления и выдачи бланков (включая вкладыши)․ Пример записи:
– Приход – Вкладыш, серия 45, № 001‑100, количество 50 шт․ – Выдача – Иванов И․И․, серия 45, № 001‑001
- Книга движения трудовых книжек; В ней отражаются все операции с конкретными книгами и вкладышами (выдача, возврат, утеря, уничтожение)․
5․3 Платёж за вкладыш
Работодатель может взимать с работника только возмещение расходов за приобретение вкладыша (по фактической стоимости)․ При этом в договоре или приказе должно быть чётко указано основание и размер возмещения, иначе это будет рассматриваться как незаконное удержание из заработной платы․
Последствия нарушения требований
Если работодатель использует вкладыш, приобретённый работником, или не оформил вкладыш в установленный срок, возможны следующие санкции:
- Штраф для работодателя․ По статье 5․27 КоАП РФ – нарушение порядка ведения трудовых книжек может привести к штрафу от 5 000 до 10 000 рублей․
- Недействительность записей․ Записи, сделанные в «незарегистрированном» вкладыше, могут быть признаны недействительными, что усложнит подтверждение трудового стажа․
- Трудовые споры․ При проверке инспекцией труда могут возникнуть споры о праве работника на получение пенсии, соц․ льгот и т․п․
Практические рекомендации для работодателей
- Заранее планировать потребность в вкладышах, учитывая количество сотрудников и их стаж․
- Закупать бланки только у официальных поставщиков, указанных в Приказе Минтруда № 55н․
- Вести строгий учёт в приходно‑расходной книге и в книге движения трудовых книжек․
- Приём на работу проводить в течение 7 дней, а при необходимости – сразу вшивать вкладыш․
- Если работник предлагает свой вкладыш, вежливо отказать и объяснить, что только официально приобретённый бланк может использоваться․
- При необходимости возмещения расходов оформлять соответствующее соглашение (дополнительное соглашение к трудовому договору)․
Сотрудник не имеет права самостоятельно приносить и использовать свой вкладыш в трудовую книжку․ По законодательству РФ бланки трудовых книжек и их вкладыши должны приобретаться работодателем, учитываться в специальной книге и вшиваться в книгу в установленный срок․ Нарушение этих требований влечёт штрафные санкции и может привести к признанию записей недействительными․
Для обеспечения законности и избежания конфликтов рекомендуется строго соблюдать порядок, установленный Постановлением Правительства РФ № 225 и Приказом Минтруда № 55н, а также вести тщательный учёт всех бланков․
Дата публикации: