Вкладыш в трудовую книжку – это документ установленного образца, который используеться в случае, когда основной бланк трудовой книжки заполнен полностью или требуется добавить новые записи без уничтожения уже существующих страниц. Правильное оформление вкладыша и его регистрация в книге учёта движения трудовых книжек гарантируют законность записей о трудовой деятельности работника.

Правовая основа

Оформление и использование вкладышей регулируются следующими нормативными актами:

• Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках» (утверждён единый образец трудовой книжки и вкладыша к ней).
• Трудовой кодекс РФ (ст. 62, 63) – порядок ведения трудовой книжки.
• Приказ Минтруда России от №  — о переходе к электронному учёту и о том, что с 1 сентября 2021 г. вшивание вкладыша в трудовую книжку не является обязательным.

Когда нужен вкладыш?

1. Заполнены все листы раздела «Сведения о работе» основной трудовой книжки.
2. Требуется оформить запись о новой работе, но в книжке нет свободных страниц.
3. Необходимо добавить сведения о переоформлении, переводе, восстановлении и т.п., когда прежний бланк уже полностью использован.

Кто выдаёт вкладыш?

Вкладыш выдаёт и оформляет тот работодатель, у которого закончилась текущая трудовая книжка (или её последний заполненный лист). Работодатель обязан:

• Проверить соответствие вкладыша утверждённой форме (образец из Постановления № 225).
• Заполнить все реквизиты работника (ФИО, дата рождения, паспортные данные, ИНН и т.д.).
• Подписать и поставить печать организации.

Как правильно заполнить вкладыш

Заполнение вкладыша полностью аналогично заполнению основной трудовой книжки. Ниже – пошаговый алгоритм.

Шаг 1. Подготовка документа

1. Убедитесь, что вкладыш имеет официальную форму (проверка по образцу Постановления № 225).
2. Проверьте, что на вкладыше нет повреждений, пятен, исправлений.

Шаг 2. Заполнение ьного листа вкладыша

• Серия и номер вкладыша – указываются в строке «Серия, № вкладыша», как указано в реестре.
• Дата выдачи – ставится дата фактического заполнения (не дата создания трудовой книжки).
• Наименование организации‑работодателя, её ИНН, ОКПО и реквизиты.
• ФИО работника, дата рождения, паспортные данные.

Шаг 3. Оформление записей о работе

Каждая запись вносится в отдельную строку в следующем порядке (по ТК РФ):

1. Дата начала работы (дд.мм.гггг).
2. Наименование организации, её ОКПО, ИНН.
3. Должность, разряд, тарифная ставка.
4. Условия труда (если есть особые условия).
5. Дата увольнения (если запись завершена).
6. Подпись работодателя и печать.

Шаг 4. Подпись и печать

Заполненный вкладыш подписывается уполномоченным представителем организации (директор, главный бухгалтер) и заверяется печатью. Если у организации нет штампа «Выдан вкладыш», запись о выдаче делается вручную: «Выдан вкладыш. Серия ___, № ___».

Как зарегистрировать выдачу вкладыша в книге учёта движения трудовых книжек

В каждом предприятии ведётся книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей. Запись о выдаче вкладыша делается в той же строке, где зарегистрирована основная трудовая книжка, либо в отдельной строке, если в книге предусмотрено отдельное поле.

1. Указать дату выдачи вкладыша.
2. Записать серию и номер вкладыша.
3. Отметить ФИО работника и номер основной трудовой книжки.
4. Подписать запись ответственным лицом (кадровик) и поставить печать организации.

Как «вшить» (пришить) вкладыш к трудовой книжке

С 2021 г. вшивание вкладыша в трудовую книжку не является обязательным, однако многие организации продолжают делать это для удобства.

• Если вшивание производится, используется специальный металлический или пластиковый скрепляющий элемент (клей‑скрепка), который фиксирует вкладыш в задней части книги.
• При отсутствии такого элемента запись о вкладыше вносится в книгу учёта, а сам вкладыш хранится в отдельном папке, прилагаемой к трудовой книжке.

Частые ошибки и как их избежать

FAQ (Часто задаваемые вопросы)

Вопрос: Можно ли использовать один вкладыш несколько раз?

Нет. Каждый вкладыш имеет уникальную серию и номер, которые фиксируются в книге учёта. После заполнения всех страниц вкладыша выдается новый.

Вопрос: Что делать, если у работника нет основной трудовой книжки?

Вкладыш считается действительным только в сочетании с основной трудовой книжкой. Если книжки нет, выдаётся новая трудовая книжка, а вкладыш к ней не прилагается.

Вопрос: Нужно ли вшивать вкладыш, если работник работает удалённо?

Вшивание не является обязательным. Достаточно оформить запись в электронном виде (если организация использует электронную трудовую книжку) и хранить бумажный вкладыш в отдельном архиве.

Вопрос: Как оформить запись о втором (и последующем) вкладыше?

На ьном листе основной трудовой книжки делается отдельная запись: «Выдан второй вкладыш. Серия ___, № ___, дата ___». Затем заполняется новый вкладыш по тем же правилам.

Правильное оформление вкладыша в трудовую книжку – это сочетание строгого соблюдения нормативных требований и внимательной работы кадровика. Ключевые моменты:

• Использовать только утверждённый образец.
• Заполнять все реквизиты точно и без ошибок.
• Ставить реальную дату заполнения.
• Обязательно заверять подписью и печатью работодателя.
• Внести запись о выдаче вкладыша в книгу учёта движения трудовых книжек.
• При необходимости вшивать вкладыш, но помнить, что с 2021 г. это необязательно.

Соблюдая эти правила, вы гарантируете законность трудовых записей и избежите проблем при проверках государственных органов.

Дата последнего обновления статьи: