Трудовая книжка — это официальный документ‚ подтверждающий трудовой стаж работника. Согласно законодательству РФ‚ при заполнении трудовой книжки необходимо строго соблюдать Правила ведения и хранения трудовых книжек‚ утвержденные Постановлением Правительства РФ от № 225. Одной из распространённых ситуаций‚ требующих внимания кадрового работника‚ является необходимость вшивания вкладыша в трудовую книжку. Это происходит‚ когда все свободные строки на страницах основной книжки исчерпаны.

В этой статье вы найдете подробную‚ пошаговую инструкцию‚ как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку‚ какие документы и инструменты нужны‚ как оформить запись о вшивании и какие ошибки следует избегать.

Когда необходимо вшивать вкладыш в трудовую книжку?

Вкладыш в трудовую книжку вшивается в следующих случаях:

• Исчерпаны все свободные строки на последних страницах основной трудовой книжки (включая страницы для записи о наградах‚ поощрениях‚ увольнении и т.д.).
• Не осталось места для внесения новых записей, например‚ при смене фамилии‚ переводе на другую должность или новом трудоустройстве.
• Основная книжка повреждена‚ но при этом все записи в ней действительны — в этом случае вшивают вкладыш‚ а не изготавливают дубликат (если только не требуется замена всей книжки).

Важно! Вкладыш, это не отдельный документ‚ а неотъемлемая часть трудовой книжки. Он не может существовать без основной книжки и не имеет юридической силы сам по себе (п. 39 Правил № 225).

Какие документы и инструменты нужны для вшивания?

Для правильного вшивания вкладыша кадровому работнику потребуется:

• Оригинал трудовой книжки с исчерпанной страницей;
• Оригинал вкладыша (выданного в установленном порядке‚ с серийным номером и печатью);
• Плотная нить (черного или белого цвета — по выбору организации);
• Острая игла (для прошивки);
• Ножницы;
• Шило (опционально‚ для облегчения прокола бумаги);
• Печать организации (если требуется);
• Ручка с чернилами черного цвета.

Важно! Вкладыш должен быть выдан в строгом соответствии с формой‚ утвержденной Правилами № 225. Не допускается использование самодельных или неофициальных бланков.

Пошаговая инструкция: как вшить вкладыш в трудовую книжку

Шаг 1: Проверка готовности вкладыша

Убедитесь‚ что вкладыш:

• Имеет уникальный серийный номер;
• Содержит печать организации‚ выдавшей его (если вкладыш выдан по инициативе работодателя);
• Не имеет исправлений‚ зачеркиваний или помарок;
• Соответствует форме‚ утвержденной Правилами № 225.

Шаг 2: Подготовка трудовой книжки

Откройте трудовую книжку на последней странице с записями. Убедитесь‚ что на ней нет незаполненных строк, иначе можно использовать их для новых записей‚ не вшивая вкладыш.

Шаг 3: Подготовка вкладыша

Разверните вкладыш посередине. Он состоит из двух частей: титульного листа и внутренних страниц. Убедитесь‚ что титульный лист вкладыша пуст — на нем не должно быть никаких записей‚ кроме данных‚ которые будут заполнены в процессе вшивания.

Шаг 4: Вшивание вкладыша

Вставьте вкладыш в трудовую книжку между последней страницей основной книжки и задней обложкой. Вкладыш должен быть расположен так‚ чтобы его титульный лист был обращен к внутренней части книжки.

Затем прошейте вместе:

• Последнюю страницу трудовой книжки;
• Титульный лист вкладыша;
• Заднюю обложку трудовой книжки.

Прошивка должна быть выполнена плотной нитью в три-четыре точки (по краям и в центре)‚ чтобы вкладыш не мог быть легко извлечен. Нить не должна быть слишком тонкой — она должна выдерживать ежедневное обращение с документом.

Шаг 5: Заполнение титульного листа вкладыша

На титульном листе вкладыша необходимо заполнить следующие поля:

1. Серия и номер трудовой книжки — указываются те же‚ что и в основной книжке;
2. Фамилия‚ имя‚ отчество работника — полностью‚ как в основной книжке;
3. Дата выдачи вкладыша, число‚ месяц‚ год;
4. Наименование организации — полное наименование работодателя;
5. Подпись ответственного лица (кадровика или руководителя);
6. Печать организации — ставится в правом нижнем углу.

Важно! Согласно разъяснениям Роструда‚ штамп и подпись должны быть проставлены именно на титульном листе вкладыша‚ а не на странице основной книжки.

Шаг 6: Оформление записи о вшивании вкладыша

В основной трудовой книжке‚ на последней свободной строке (или на последней странице‚ если она не заполнена)‚ необходимо внести запись:

«Вкладыш в трудовую книжку № [номер вкладыша] серии [серия] вшит [дата]»

Запись оформляется в соответствии с правилами ведения трудовых книжек:

• Черными чернилами;
• Без сокращений;
• С указанием полного номера и серии вкладыша;
• С датой вшивания;
• С подписью ответственного лица и печатью организации.

Шаг 7: Учет и хранение

Ведется учет вкладышей в журнале учета трудовых книжек и вкладышей к ним. В журнал вносятся:

• Дата выдачи вкладыша;
• Серия и номер вкладыша;
• ФИО работника;
• Дата вшивания;
• Подпись лица‚ ответственного за вшивание.

Трудовая книжка с вшитым вкладышем хранится в архиве организации в течение 75 лет после увольнения работника (в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов).

Частые ошибки при вшивании вкладыша

• Использование скрепок‚ степлера или клея — это недопустимо. Вкладыш должен быть только прошит.
• Заполнение вкладыша до вшивания — все записи в вкладыше делаются только после его вшивания в книжку.
• Отсутствие записи о вшивании в основной книжке — без этой записи вкладыш считается неоформленным‚ а трудовая книжка — неполной.
• Вшивание вкладыша не в конец книжки — это нарушает последовательность документов и может привести к признанию книжки недействительной.
• Использование неофициальных бланков, вкладыш должен быть выдан в строгом соответствии с формой‚ утвержденной Правилами № 225.

Что делать‚ если вкладыш испорчен?

Если вкладыш был неправильно заполнен или поврежден до вшивания — его следует заменить новым‚ а старый уничтожить.

Если вкладыш уже вшит и содержит ошибки — его нельзя изъять или заменить. В этом случае необходимо:

• Внести исправление в основную трудовую книжку (если есть место);
• Если места нет — оформить дубликат трудовой книжки (с указанием причины замены — «вследствие ошибки при вшивании вкладыша»);
• Сохранить испорченный вкладыш как приложение к дубликату.

Важно! Самостоятельное изъятие вкладыша из трудовой книжки — это нарушение. Вкладыш‚ вшитый в книжку‚ не может быть изъят и использован отдельно.

Электронная трудовая книжка: что изменяется в 2026 году?

С 2020 года в России активно внедряеться электронная трудовая книжка (ЭТК). С 2026 года большинство работодателей обязаны вести только электронные версии трудовых книжек. Однако:

• Работники‚ которые до 2020 года имели бумажные книжки‚ могут продолжать их использовать — в них по-прежнему можно вшивать вкладыши при необходимости.
• Если работник выбрал ЭТК‚ бумажная книжка остается у него на руках‚ но новые записи вносятся только в электронный формат.
• Вкладыши в бумажную книжку в 2026 году вшиваются только в случае‚ если работник не перешел на ЭТК и продолжает работать с бумажным документом.

Проверить наличие ЭТК можно на портале Госуслуг или в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда РФ.

Вшивание вкладыша в трудовую книжку — это не формальность‚ а важный юридический акт‚ который обеспечивает сохранность трудового стажа работника. Несоблюдение правил может привести к:

• Признанию трудовой книжки недействительной;
• Отказу в назначении пенсии;
• Штрафам для работодателя (до 50 000 рублей по ст. 5.27 КоАП РФ).

Самое главное помнить: вкладыш — это не отдельный документ‚ а продолжение трудовой книжки. Он должен быть вшит только в конец книжки‚ только плотной нитью‚ только после заполнения титульного листа и только с записью в основной книжке.

Соблюдая эти правила‚ вы обеспечиваете законность‚ прозрачность и надежность трудового стажа вашего сотрудника — на десятилетия вперед.

Информация актуальна на 22 мая 2026 года. Рекомендуется регулярно проверять изменения в Правилах ведения трудовых книжек на официальном сайте Минтруда РФ и Роструда.