Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. В ней фиксируются все изменения: прием на работу, переводы, увольнения, а также сведения о награждении и повышении квалификации. Важную роль в этом процессе играет вкладыш (или «вкладка»), который содержит подробную информацию о каждом событии в трудовой истории работника.
Что такое вкладыш в трудовую книжку?
Вкладыш – это отдельный лист, прикрепляемый к трудовой книжке, в котором записываются сведения о:
- приёме на работу и увольнении;
- переводах по месту работы;
- награждениях и премиях;
- повышениях квалификации и обучении;
- смерти работника (если это необходимо).
Вкладыш оформляется в соответствии с требованиями Федерального закона «О трудовых книжках» и Порядка ведения и хранения трудовых книжек.
Юридические основания
Ключевые нормативные акты:
- Федеральный закон от № 81-ФЗ «О трудовых книжках»;
- Порядок ведения и хранения трудовых книжек (Приказ Минтруда РФ № 1 от );
- Пункт 25 Порядка, где перечислены сведения о награждении за трудовые заслуги, которые подлежат внесению в трудовую книжку.
Согласно пункту 25, в трудовую книжку вносится ряд сведений о награждении за трудовые заслуги, включая почетные грамоты, медали и т.д.
Как правильно оформить вкладыш
Оформление вкладыша должно соответствовать следующим требованиям:
- Использовать официальный шаблон, предоставляемый работодателем или государственным органом;
- Заполнять только в присутствии сотрудника (если это требуеться);
- Указывать точную дату и место события;
- Включать сведения о должности, подразделении, а также о причинах изменения статуса;
- Подписывать и печатать работодателя (или уполномоченного лица) и, при необходимости, сотрудника.
Пример записи о награждении:
– Вкладка № 12 – Награждение сотрудника Ивановым И.И. почетной грамотой «За выдающиеся трудовые достижения» (номер грамоты 15-2024). Дата вручения – . Подпись руководителя: ___________________.
Хранение вкладыша
Вкладыш должен храниться в трудовой книжке в течение всего срока её действия и не менее 30 лет после увольнения сотрудника. При этом:
- Копии вкладышей не допускаются – только оригинал в трудовой книжке;
- Трудовая книжка и вкладыш защищаются от повреждений: хранить в сухом, защищённом от прямого солнечного света месте;
- При передаче трудовой книжки другому работодателю – вкладыш не удаляется, а только добавляется новый.
Частые ошибки и как их избежать
- Неправильный формат даты: использовать формат ДД.ММ.ГГГГ.
- Отсутствие подписи руководителя: без подписи запись не считается официальной.
- Сокращение сведений о награждении: обязательно указывать название награды и её номер.
- Неправильный порядок внесения: вкладыш должен быть внесён в момент фактического события, а не после.
Что делать при ошибке?
Если в трудовой книжке обнаружена ошибка в вкладыше, необходимо:
- Составить заявление о внесении исправления;
- Подписать заявление сотрудником и руководителем;
- Внести исправление в отдельный вкладыш (или в тот же, если это допускается);
- Сохранить копию заявления для внутреннего учета.
Практический пример: запись о награждении
Допустим, сотрудник получил почетную грамоту за 10 лет работы. Запись будет выглядеть так:
– Вкладка № 9 – Награждение сотрудника Петрова П.П. почетной грамотой № 42-2023 «За 10 лет преданности работе» (дата вручения – ). Подпись руководителя: ___________________.
Ведение и хранение вкладыша в трудовой книжке – это не просто формальность, а важный юридический акт, подтверждающий трудовую историю сотрудника. Соблюдение всех требований законодательства, правильное оформление и надёжное хранение обеспечивают защиту прав работника и работодателя.
При возникновении вопросов по оформлению вкладыша всегда можно обратиться к специалисту по кадрам или в инспекцию труда.