С 2021 года при приёме на работу специалисты по кадрам обязаны вести только электронные трудовые книжки. Тем не менее‚ в ряде ситуаций (например‚ при переводе сотрудника в другой отдел‚ при увольнении или при оформлении справок) требуется вести вкладку в бумажную форму трудовой книжки. Ниже изложены основные правила её оформления и хранения.
Что такое вкладыш в трудовую книжку?
Вкладка – это отдельный документ‚ который фиксирует сведения о трудовой деятельности сотрудника‚ не входящие в основной текст трудовой книжки. Вкладка может содержать:
- подробные сведения о местах работы;
- даты начала и окончания каждого трудового отношения;
- основания прекращения трудового договора;
- сведения о профсоюзных и иных организационных отношениях.
Форма и содержание вкладыша
Вкладка оформляется в соответствии с Формой № Т-2 (или её актуальной редакцией). В ней указываются:
- ФИО сотрудника;
- Табельный номер;
- Дата рождения;
- Сведения о предыдущих местах работы и должностях;
- Дата и основание вступления в новые трудовые отношения;
- Сведения о продолжительности работы в каждом месте;
- Подпись руководителя и печать организации.
Важно: в каждом пункте указываются только проверенные сведения. Ошибки и неточности могут привести к нарушению трудовых прав сотрудника.
Порядок заполнения вкладыша
Подготовка документа – вкладыш печатается на отдельном листе А4‚ оформленном по образцу формы Т-2.
Ввод данных – вводятся сведения из трудового договора‚ приказов о приёме‚ переводе и увольнении.
Проверка – руководитель отдела кадров сверяет данные с оригинальными документами (трудовым договором‚ приказом‚ паспортом сотрудника).
Подпись и печать – после проверки документ подписывается руководителем и ставиться печать организации.
Внесение в трудовую книжку – готовый вкладыш помещается в соответствующее место трудовой книжки (обычно в конец‚ после основной страницы).
Хранение вкладыша
Хранение вкладыша регулируется внутренними нормативными актами организации и ТК РФ.
- Физическое хранение – вкладыш помещается в специальный конверт или папку‚ которая хранится в отделе кадров.
- Срок службы – вкладыш сохраняется до окончания всего трудового стажа сотрудника‚ а после увольнения – в течение 5 лет (по требованию трудовой инспекции).
- Доступ к документу – доступ к вкладышу имеют только уполномоченные сотрудники кадрового отдела и руководители подразделения.
- Электронный архив – в случае переходе на электронную форму трудовой книжки‚ вкладыш может быть сканирован и сохранён в электронном архиве с отметкой «оригинал хранится в бумажном виде».
Частые ошибки и как их избежать
- Неправильное оформление формы – использование устаревшей версии формы Т-2. Решение: всегда проверяйте актуальную форму‚ опубликованную на официальном сайте Министерства труда.
- Омиссивные сведения – пропуск даты начала работы в новом месте. Решение: создайте чек‑лист контрольных пунктов перед подписью документа.
- Отсутствие подписи руководителя – вкладыш считается недействительным. Решение: обязательный контроль подписи перед архивированием.
- Неправильное хранение – вкладыш оставляют в открытом доступе. Решение: храните документ в закрытом конверте с ограниченным доступом.
Вкладка в трудовую книжку – важный документ‚ фиксирующий все этапы трудовой деятельности сотрудника. Правильное её оформление и хранение позволяют:
- Обеспечить юридическую защиту компании в случае проверок;
- Сохранить полную информацию о стаже сотрудника для расчётов с соц. фондом и пенсионным фондом;
- Упростить процесс оформления справок‚ рекомендаций и трудовой памяти.
Соблюдая указанные правила‚ вы гарантируете корректность документооборота и минимизируете риск ошибок в кадровой работе.