Вкладыш в трудовую книжку – это дополнительный документ‚ который используется‚ когда в основной книжке закончились страницы одного из разделов (например‚ «Трудовая деятельность»‚ «Образование»‚ «Воинский учет» и т.д.). Правильное оформление и ведение вкладыша регулируется нормативными актами Минтруда РФ и постановлениями Правительства. В этой статье подробно разберём‚ как правильно оформить вкладыш‚ как вести нумерацию записей и какие шаги необходимо выполнить работодателю.

Нормативная база

Для оформления вкладыша используются следующие документы:

• Приказ Минтруда России № 320н «Об утверждении формы и порядка ведения трудовых книжек»;
• Постановление Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Положения о порядке ведения и хранения трудовых книжек»;
• Инструкция по заполнению трудовых книжек‚ утверждена постановлением Минтруда РФ от № 69.

Эти акты определяют:

• Форму штампа «Выдан вкладыш»;
• Точки ввода серии и номера вкладыша;
• Порядок регистрации в приходно‑расходной книге;
• Правила нумерации записей.

Когда требуеться вкладыш?

Вкладыш оформляется‚ если в трудовой книжке полностью заполнен любой из разделов. В этом случае:

1. В книжку добавляется отдельный лист‑вкладыш;
2. Вкладка оформляется в том же стиле‚ что и основной документ;
3. Записи в вкладыше продолжают нумерацию‚ начатую в соответствующем разделе основной книжки.

Как правильно заполнить вкладыш

Ниже приведён пошаговый алгоритм заполнения вкладыша.

Подготовка документа

Приобрести лист формата‚ соответствующего основной книжке (обычно А5‚ 210 × 148 мм).
На листе разместить шапку: название организации‚ реквизиты‚ а также надпись «Вкладыш в трудовую книжку».

Штамп «Выдан вкладыш»

При выдаче каждого вкладыша в книжку ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш». В штампе указываются:

• Серия вкладыша;
• Номер вкладыша;
• Дата выдачи.

Если в книжке уже есть место для записи о выдаче последующего вкладыша‚ то запись делается на ьном листе первого вкладыша; В противном случае – на ьном листе самого вкладыша.

Запись о регистрации

Регистрация вкладыша производится в приходно‑расходной книге по учету бланков трудовых книжек и вкладышей (п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек). В регистратуре указываются:

• Номер входа;
• Дата поступления;
• Серия и номер вкладыша;
• Сведения о месте хранения.

Заполнение полей вкладыша

В полях вкладыша вручную вводятся следующие сведения:

• Серия и номер вкладыша (например‚ «С‑12‑001»);
• Дата выдачи;
• ФИО сотрудника;
• Должность‚ подразделение;
• Сведения о трудовой деятельности‚ образовании и т.д.‚ которые заполняются в соответствующем разделе.

Нумерация записей во вкладыше

Одним из самых часто задаваемых вопросов является как вести нумерацию записей во вкладыше. Правильный подход описан в Инструкции по заполнению трудовых книжек (постановление Минтруда РФ от № 69).

Нумерация записей во вкладыше не начинается с 1‚ а продолжает последовательность‚ установленную в соответствующем разделе основной книжки.

• Если последняя запись в разделе «Трудовая деятельность» имеет номер 27‚ то первая запись в вкладыше будет пронумерована 28.
• Эта правило действует для всех разделов‚ где используется вкладыш.

Примеры

Рассмотрим два типовых примера.

1. Пример 1 – заполнение раздела «Образование». Последняя запись в основной книжке – № 15. В вкладыше первая запись будет пронумерована 16.
2. Пример 2 – заполнение раздела «Воинский учет». Последняя запись – № 42. В вкладыше первая запись будет пронумерована 43.

Что НЕ делается

Неправильный подход – начинать нумерацию с 1 в каждом вкладыше. Это приводит к дублированию номеров и усложняет контроль со стороны проверяющих.

Оформление штампа и его размещение

Штамп «Выдан вкладыш» ставится в правом верхнем углу первой страницы вкладыша. Внутри штампа указываются:

• Серия вкладыша (буквенно‑цифровой код‚ например‚ «С‑12»);
• Номер вкладыша (цифровой‚ например‚ «001»);
• Дата выдачи (дд.мм.гггг).

После штампа внизу первой страницы делается отметка о регистрации в приходно‑расходной книге.

Хранение и учёт вкладышей

Вкладыши хранятся в том же месте‚ где находятся основные трудовые книжки (обычно в архиве персонала). При этом:

• Каждый вкладыш имеет отдельный номер в реестре;
• При утере или порче вкладыша составляется акт о потере;
• При необходимости вкладыш может быть выдан обратно сотруднику только после подтверждения его подлинности.

Часто задаваемые вопросы

• Вопрос: Можно ли вшить вкладыш в уже существующую книжку‚ если в ней нет свободных страниц?
  Ответ: Да; Вкладыш вшивается в конец книжки‚ а записи в нём продолжают нумерацию из соответствующего раздела.
• Вопрос: Нужно ли оформлять отдельный штамп для каждого вкладыша?
  Ответ: Да. Для каждого вкладыша используется отдельный штамп «Выдан вкладыш»‚ в котором указываются серия и номер.
• Вопрос: Как вести учёт вкладышей в бухгалтерском учете?
  Ответ: Вкладыши регистрируются в приходно‑расходной книге по учету бланков трудовых книжек и вкладышей (п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Правильное оформление вкладыша в трудовую книжку включает несколько обязательных шагов:

1. Приобретение листа‑вкладыша и штампа «Выдан вкладыш»;
2. Указание серии и номера вкладыша;
3. С_MAKE_STAMP_ВЫДАЧА_ВКЛАДЫША_и_запись_в_реестре;
4. Заполнение полей вкладыша (ФИО‚ должность‚ сведения о деятельности и т.д.);
5. Регистрация в приходно‑расходной книге и хранение в архиве.

Соблюдая эти правила‚ работодатель обеспечивает соответствие требованиям законодательства‚ упрощает контроль со стороны инспекционных органов и исключает риск ошибок при оформлении трудовых книжек.

Автор статьи: кадровый специалист с 10‑летним опытом работы в сфере персонального дела.