Вкладыш в трудовую книжку – это официальный документ, который дополняет оригинальную трудовую книжку сотрудника, когда в ней закончились свободные строки в каком‑либо разделе. Он имеет равную юридическую силу с основной книжкой и обязателен при каждом новом трудовом договоре, если в разделе «Сведения о работе» нет свободных строк.
Кому и зачем нужен вкладыш?
- Работодатель, у которого закончилась предыдущая запись, оформляет вкладыш.
- Вкладыш позволяет занести сведения о новой работе, не создавая новую трудовую книжку.
- Он содержит те же разделы, что и основная книжка: «Сведения о работе», «Сведения об образовании» и т.д.
Основные требования к оформлению вкладыша
- ьный лист – первый лист вкладыша. На нём указываются:
- Дата заполнения (не дата первоначального заведения книжки).
- ФИО сотрудника.
- Дата рождения.
- Образование.
- Профессия (ключевой пункт для данной рубрики).
- Вкладка должна быть оформлена на официальном бланке с печатью работодателя.
- После заполнения ьного листа вшивают вкладыш в конец трудовой книжки при помощи иголки и плотной нитки.
- На ьном листе ставится штамп «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера вкладыша.
- Вкладка подписывается работником и ответственным сотрудником отдела кадров (или руководителем).
Как выглядит типичный вкладка – образец 2025/2026
Вкладка состоит из 9 строк, каждая из которых соответствует определённому полю. Ниже приведён пример заполнения:
| № строки | Поле | Пример заполнения |
|---|---|---|
| 1 | ФИО | Иванов Иван Иванович |
| 2 | Дата начала работы | |
| 3 | Дата окончания работы | |
| 4 | Организация | ООО «РосТех» |
| 5 | Должность | Инженер-строитель |
| 6 | Профессия | Строительный инженер |
| 7 | Образование | Бакалавр, Технический университет |
| 8 | Ставка | 30 000 руб. |
| 9 | Номер договора | № 123/2026 |
Пошаговое руководство по оформлению вкладыша
- Подготовка бланка – получите официальный бланк вкладыша от работодателя.
- Заполнение ьного листа – укажите дату заполнения, ФИО, дату рождения, образование и профессию.
- Заполнение разделов – заполните все 9 строк согласно образцу.
- Подписи – подпишите работник и ответственный сотрудник отдела кадров.
- Печать – примените печать работодателя.
- Штамп «Выдан вкладыш» – разместите штамп на ьном листе с указанием серии и номера вкладыша.
- Вшивание – аккуратно вшите вкладыш в конец трудовой книжки при помощи иголки и плотной нитки.
- Проверка – убедитесь, что все записи корректны и нет ошибок.
Часто задаваемые вопросы
- Нужно ли вшивать вкладыш? – Да, вшивание сохраняет целостность документа и подтверждает его юридическую силу.
- Кто оформляет вкладыш? – Работодатель, у которого закончилась предыдущая запись.
- Какой срок действия вкладыша? – Вкладка сохраняет силу до тех пор, пока не будет заменена новой.
- Можно ли использовать электронный формат? – На данный момент официально допускается только бумажный формат.
Ссылки на официальные источники
- КонсультантПлюс – правила оформления вкладыша
- Онлайн инспекция – разъяснения Роструда
- Profiz.ru – образцы и рекомендации
Следуя приведённым рекомендациям, вы сможете правильно оформить вкладыш в трудовую книжку, учитывая поле «профессия» и соблюдая все юридические требования.