Вкладыш в трудовую книжку – это дополнительный бланк‚ который используется‚ когда основные страницы трудовой книжки заполнены и места для новых записей больше нет. Ниже подробно описано‚ как правильно оформить вкладыш‚ какие документы нужны и как внести запись о его выдаче.

Что такое вкладыш в трудовую книжку?

Вкладыш – это отдельный лист формата А4 (или А5‚ в зависимости от формы трудовой книжки)‚ на котором продолжают вестись сведения о работе сотрудника. Он имеет те же requisites‚ что и основная трудовая книжка: наименование организации‚ должность‚ период работы‚ основание для записи (приказ‚ трудовой договор и т.д.) и подписи ответственных лиц.

Когда необходим вкладыш?

• Когда в трудовой книжке закончились чистые страницы для записи о приёме‚ переводе‚ увольнении или иных трудовых действиях;
• При необходимости внесения сведений о совмещении‚ внешнем совмещении или работе по совместительству‚ если основная книжка уже заполнена;
• При оформлении трудовой книжки для работника‚ у которого ранее была утеряна или испорчена основная книжка.

Нормативная база

Оформление вкладыша регулируется следующими нормативными актами:

1. Приказ Минтруда России от № 320н – «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения» (раздел VI‚ Приложение 2 содержит инструкцию по оформлению вкладыша);
2. Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66 – ведение трудовой книжки);
3. Постановление Правительства РФ от № 225 – «Об утверждении Положения о ведении трудовых книжек»;
4. Внутренние локальные нормативные акты организации (положение о кадровом делопроизводстве‚ инструкция по ведению трудовых книжек).

Порядок оформления вкладыша

Подготовка документов

• Заявление работника о выдаче вкладыша (на имя директора предприятия);
• Приказ руководителя о выдаче вкладыша работнику;
• Сам бланк вкладыша (можно скачать шаблон в формате Word/Excel с сайта Минтруда или кадровых порталов);
• Трудовая книжка сотрудника.

Шаги оформления

1. Сотрудник пишет заявление о выдаче вкладыша и подаёт его в отдел кадров.
2. Секретарь (или уполномоченное лицо) заверяет заявление подписью руководителя.
3. На основании заверенного заявления руководитель издаёт приказ о выдаче вкладыша (форма приказа произвольная‚ но должна содержать реквизиты: номер‚ дата‚ ФИО сотрудника‚ основание – заявление).
4. Кадровик заполняет бланк вкладыша:
• В шапке указываются реквизиты организации (наименование‚ ИНН‚ ОГРН);
• В графе «Дата выдачи» ставится дата приказа;
• В разделе «Сведения о работе» начинается первая запись (как в обычной трудовой книжке).
5. После заполнения вкладыш подшивается в обложку трудовой книжки в самом конце (после последней записи основной книжки).
6. В трудовой книжке делается запись о выдаче вкладыша (см. пункт 5).

Как сделать запись о выдаче вкладыша в трудовую книжку

Запись о выдаче вкладыша вносится в основную трудовую книжку на странице‚ следующей за последней записью о работе. Формат записи:

Дата – № приказа – Основание – Запись

Пример записи:

 – Приказ № 45/к от – Выдан вкладыш к трудовой книжке № 123456789.

Запись заверяется подписью уполномоченного лица (кадровик‚ руководитель отдела кадров) и печатью организации (если печать используется).
Образец заполнения вкладыша
Ниже представлен типовой шаблон заполнения вкладыша (выделены обязательные поля жирным шрифтом):


ВКЛАДЫШ К ТРУДОВОЙ КНИЖКЕ


Наименование организации:
ООО «Пример»


ИНН:
7701234567


ОГРН:
1197746001234


Дата выдачи вкладыша:


Основание:
Приказ № 45/к от 


Сведения о работе:




 – Принят на должность инженера-конструктора по приказу № 56/к от .
 – Переведён на должность старшего инженера-конструктора по приказу № 112/к от .




Подпись работника:
_____________________


Подпись уполномоченного лица:
_____________________


М.П. (печать организации):
[ печать ]


Требования к оформлению

Все записи делаются черной или синей пастой‚ разборчивым почерком;
Исправления не допускаются; при ошибке необходимо зачеркнуть неправильную запись одной линией‚ написать верную сверху и заверить подписью и датой;
Вкладыш должен быть выполнен на бумаге плотностью не менее 80 г/м²‚ формата А4 (или А5‚ если трудовая книжка такого формата);
Подшивка вкладыша производится металлической скобой или ниткой в левом углу обложки трудовой книжки;
После подшивки вкладыша в трудовой книжке делается запись о его выдаче (см. пункт 5).

Хранение и использование
Трудовая книжка с вкладышами хранится в личном деле сотрудника в отделе кадров. При выдаче трудовой книжки на руки сотруднику (например‚ при увольнении) вкладыш остаётся прикреплённым к основной книжке и передаётся вместе с ней.
Часто задаваемые вопросы

Можно ли использовать несколько вкладышей?
Да‚ трудовая книжка может иметь любое количество вкладышей‚ пока есть место для их подшивки.
Нужно ли заверять вкладыш печатью организации?
Печать ставится по внутренним локальным актам; если организация использует печать‚ то она ставится внизу вкладыша рядом с подписью уполномоченного лица.
Можно ли оформить вкладыш в электронном виде?
Нет. Трудовая книжка и вкладыш являются документами на бумажном носителе; электронные варианты не имеют юридической силы.
Что делать‚ если вкладыш потерялся?
Необходимо написать заявление о выдаче дубликата вкладыша‚ оформить новый бланк‚ внести в него все сведения из утраченного вкладыша (на основании копий приказов и трудовых договоров) и сделать запись о выдаче дубликата в трудовой книжке.